Return of the Obra Dinn 奧伯拉丁的回歸,中文版推理遊戲評論

這是一款可以真正享受推理的遊戲,因為他不是那種要到處跑迷宮、找道具、試運氣,或只是簡單對話選擇題的推理遊戲。

這是一款讓人沉浸的解謎遊戲,因為他沒有會卡住進度繞半天的謎題,沒有不合常理的天馬行空線索,他的解謎與故事完美融合,一氣呵成。

你可以在十多個小時的遊戲時間裡,讓「Return of the Obra Dinn 奧伯拉丁的回歸」帶給你一次難得且經典的推理遊戲體驗,解開這艘「奧伯拉丁號」貨船上 60 名船員的命運之謎。

台灣玩家的特別驚喜:

而且這款遊戲可能對台灣玩家來說還有個特別驚喜。

不只因為這款解謎遊戲有還不錯的繁體中文化,讓語言不構成阻礙。(「Return of the Obra Dinn 奧伯拉丁的回歸」遊戲在 2018 年年底推出,在 2019 年四月初推出繁體中文版)

而且遊戲中來自福爾摩沙的貴族,搭上這艘命運離奇的貨船,他們操著一口台語,只有少數船員可以跟他們溝通,但他們所攜帶的一件寶物卻成為大家覬覦的對象,也引發了一連串悲慘的案件。

這是遊戲中許多段故事的其中一段,也是這款遊戲對台灣玩家來說的驚喜之處,尤其在解謎過程,聽到設計者真的在故事處加入的台語配音,彷彿更適合台灣玩家來解開這個充滿謎團的無人船回歸事件。

推理的硬派與新手玩家:

聽到是推理遊戲,或許讓人有點卻步。

但無論是硬派推理愛好者或推理新手都不用擔心,這款遊戲確實是一個親切又硬派的推理遊戲。

硬派之處是他的謎題貨真價實,不會有那種你不小心踢到某個物品就是可以開門的鑰匙這種謎題,每個謎題一定是要動腦才能解開,你必須注意與觀察每個細節。

但是親切之處在於,開發者的巧妙設計又讓這些謎題絕對解得開,一定有充足線索,或是一定可以合理推斷,絕對沒有那種想像不到的獵奇謎題。

不簡單之處就在於,這是要花開發者多大的心力,才能架構出這樣 60 個人命運環環相扣的推理事件,並且讓玩家動腦卻不燒壞腦袋的沉浸到遊戲中呢?這就是最值得一玩與朝聖之處。

純動腦的遊戲性:

「Return of the Obra Dinn 奧伯拉丁的回歸」有著很特別的「純動腦」遊戲方式,但這個方式卻也帶來了近年來難得的推理遊戲體驗。

整個遊戲過程都在一艘無人貨船上進行,玩家扮演一個偵探,但其實只是一個「旁觀者」,能夠做的事情只有拿著一個可以倒轉出回憶畫面的「特殊懷錶」,在船艙、甲板上調查,透過一個一個靜態回憶畫面中的片段對話、場景,去推理各種人物關係、事件因果。

玩家手上唯二的道具是一本特別的「書」,書中有一張 60 名消失船員的職務名單,還有兩張所有船員的團體畫像,可是畫像臉譜與船員名稱一開始沒有連結,另外還有一幅航海地圖,然後接著就是空白的日記頁面,等著玩家填上每一個船員是誰?把臉譜與人名連結起來,並填上具體的死因或消失原因為何?

但接著就是這款遊戲最特別的遊戲過程:沒有其他遊戲介面、道具或功能了!剩下的遊戲過程將會都只在玩家的大腦中進行!

為什麼這樣說呢?

例如有些推理解謎遊戲,雖然是解謎,但其實還是在找道具,我們可以用滑鼠去亂點場景中的各種物品,碰到會發亮的,我們就知道這是一個線索。

雖然是推理,但其實都是一些對話選項,所以即使腦袋沒想法也可以在遊戲引導下發展故事。所以只要拚命找道具、做選擇題,最後也可以碰運氣的把謎題解開。

但「Return of the Obra Dinn 奧伯拉丁的回歸」沒有這樣的設計,或者說刻意避免了這樣的設計。玩家不用(不能)收集任何道具或線索,關鍵的線索沒有發亮或觸發的顯示,玩家必須自己發現、思考、記在腦袋中(或者你可以筆記下來,我說的是現實世界的筆記)。

像是有幾個回憶場景中,除了事件發生的主要畫面外,看似只是背景圖的船員吊床,其實隱藏了很多船員身分的線索,像是擺放在吊床旁的某個船員物品。這些線索如果可以去跟船員職務名單、其他回憶畫面、船員畫像做連結,就能推理出船員的身分。

但遊戲不會跟你說這裡有個線索,沒辦法用滑鼠去點他,這些線索就好像真的背景一樣,你只能真的自己在畫面中去看、去思考。

甚至有時候你的推理要依靠的不是遊戲中的線索,而是你真實世界中的常識與判斷。例如同國籍的水手有可能是好朋友,好朋友有可能常在一起,那麼船員畫像中哪些人總是聚在一起呢?一個人的服裝、動作可能和他的職務、國籍有關,遊戲沒有這些選項,只有資訊,我能不能依靠自己的大腦去推理呢?

而這樣的設計,讓這款推理遊戲真正帶來了動腦的樂趣,不是滑鼠點選的找道具或猜猜看,而是要仔細觀察、仔細思考、推理出其中的連結。

不是說故事,而是由你詮釋故事:

「Return of the Obra Dinn 奧伯拉丁的回歸」的大膽遊戲設計不只出現在推理過程中,也出現在故事敘事中。

其實「Return of the Obra Dinn 奧伯拉丁的回歸」的故事本身很簡單,雖然是 60 個船員的船上命運,但整體來說就是一個常常在各種一般電影、小說會看到的奇幻海上故事。

而遊戲中使用了「倒敘法」,讓玩家一開始做為一名調查員,登上的是已經空無一人的貨船,接著從最後一個事件,最後一個死亡船員開始,不斷往前回推,直到把所有船員的命運調查完畢。

「倒敘法」本身也不是什麼特別的故事詮釋方式,但特別的是,「Return of the Obra Dinn 奧伯拉丁的回歸」中並沒有真正說故事的人,沒有故事旁白,沒有什麼故事過場動畫,事實上仔細想想,這款遊戲根本沒有做任何推動故事情節的遊戲設計。

就像前面所說,遊戲唯一的「功能」就是在你的那本空白的書上,把每一個船員是誰?死因為何?寫上去而已。還不是寫上故事喔!而只是寫上每個船員的名稱與死因。

但神奇的是,當你完成整個遊戲後,卻會感覺看了一個非常完整的故事,對每一段意外、事件的情境記憶深刻,還感覺到裡面許多峰迴路轉的劇情,但這些劇情其實都沒有出現在遊戲本體的設計中,而是玩家自己在「腦袋裡」運作出來的!

這就是「Return of the Obra Dinn 奧伯拉丁的回歸」最厲害的敘事設計之處。

因為玩家扮演的調查員,必須推理出每個船員的身分,但要推理出船員的身分,依靠的是了解每個船員的職務、習性,並且推理每個船員在一個一個不同事件中扮演了什麼角色?做了什麼事情?在事件時處在什麼位置?

目的只是要推理船員的身分,但玩家必須在腦袋裡去運作「一個故事」,這樣船員身分才能推理出來。

於是,一個精彩的故事、裡面的各種前因後果,發生了哪些衝突與情感,都是在玩家的腦袋裡面進行深刻的想像。「Return of the Obra Dinn 奧伯拉丁的回歸」把故事的詮釋與敘事,交回給玩家去推理,而創造了一種特別卻深刻的故事敘事方式。

你會發現,一般單純說故事給你聽的遊戲,玩過一遍,可能裡面很多支線與細節已經淡忘。但「Return of the Obra Dinn 奧伯拉丁的回歸」剛好相反,完成遊戲後,你還能清楚記得裡面大多數船員發生了什麼事,因為你不是在聽故事,而是自己創造了一個故事。

視覺與聽覺上的加分:

在「Return of the Obra Dinn 奧伯拉丁的回歸」剛剛推出時,最有話題性的就是它號稱 1 bit 的遊戲畫面,這款遊戲特別的視覺設計選擇,確實很有話題,但在強大的推理與故事遊戲性面前,也就是加分的點綴。

其實,這款遊戲也有讓人很有記憶點的配樂,帶著氣勢與懸疑感,在慘案發生時也有揪住人心的憂愁感,非常符合這個故事的推理氛圍。

小結:

在孩子誕生後,目前我一年的時間空檔,大概只剩個位數的遊戲量,在這有限的額度中,能夠遇到「Return of the Obra Dinn 奧伯拉丁的回歸」這款遊戲,可以說非常幸運。

他的遊戲時間不會過長,但卻是一次經典而沉浸的體驗,有創新的玩法,有充滿挑戰的遊戲性,而且遊戲背後是設計者大膽而獨特的想法。

這是一次非常值得相遇的遊戲體驗。

喜歡類似遊戲評論的朋友,還可參考:「Celeste 是登山也是人生,用三本書另類評論這款滿分遊戲」、「Frostpunk 冰封龐克:扮演末日科幻電影裡的政府,而非英雄」、「文明帝國 6 遊戲心得:純粹的算計,如何讓你深陷精神時光屋?」等文章。或是看看我的遊戲推薦清單:「 Steam 遊戲推薦清單」。


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工作愈忙愈要花時間做好知識管理,幫自己擺脫忙碌循環

說到時間管理方法,很多時候我們第一時間想到的就是列待辦清單、排行事曆、改快把事情
完成。但是如果想要建立一個更優質的時間管理循環,或許更要在趕著做事情的當下,慢下來一點點做好「工作的知識管理」。

什麼是我認為「更優質的時間管理循環」呢?就是趕著把事情做完不是真正的目的,而是在這一次做事情的過程中:

  • 我能不能建立一個 SOP 最佳工作流程
  • 整理好下次可以直接套用的資料或範本
  • 掌握之後避免犯錯的關鍵環節
  • 設定好幫助自己回憶上次怎麼做,並瞬間記起這次應該這麼做的筆記

這四個步驟,對我來說就是工作的「知識管理」,而這樣的工作知識管理,即使很忙,我也一定會要求自己多花幾分鐘去做到,因為這將可以真正幫助我逐步擺脫忙碌的循環:

  • 建立最佳工作流程,表示下次我可以花更少時間去完成這件事。
  • 建立直接套用的資料與範本,表示下次我可以省下整理與翻找的時間。
  • 掌握避免犯錯的關鍵環節,下次就能省下彌補錯誤的時間。
  • 設定好幫助自己回憶的筆記,就可以省下重新學習摸索的時間。
這一次很忙,但如果工作的知識管理建立好,同樣一件事情下次就可以相對不忙的完成。
如果每次都只是趕著把事情做完,做完就劃掉,那麼有可能很多工作依然重複犯錯,依然維持很低的效率,每次要做時都還是重新在學習、整理中消耗大量時間,這樣就不斷地陷入再次忙碌的循環了。
有一位電腦玩物的讀者 Para ,曾經跟我分享過:「我今天工作時,剛好碰到一個很久以前碰過的,查了大概三年前寫過的筆記。一分鐘內就查到開出來,也確實幫助了工作。說得浪漫點:過去的時光匯入眼前的時光了。我做過的演講,很多在 OneNote 裡,如果偶爾有人要我講一樣的演講,至少在準備資料方面,可省下大量時間。」
這位讀者是用 Onenote ,我是用 Evernote ,無論哪個工具,我們都體驗過(並且對我來說常常體驗到)工作知識管理帶來的效果。
我也曾經分享過在 Evernote 上我如何建立這樣的流程:「開始練習讓一次經驗有10倍效力」。
而今天這篇文章,我想更深入探討的是,我是如何在「實際工作步驟」中,把「工作知識管理」融入到我的日常工作行為裡面,這樣我就不用花太多時間額外去做工作知識管理。

在工作過程中直接做好下面的事:

「工作過程要即時註記自己做了什麼步驟」:執行任務前,我會拆解出一份行動清單。不過在真正執行時,會發現還有一些更細緻的步驟。這時候,我覺得最好的待辦清單不是完成劃掉,而是一邊工作一邊發展這個任務最細緻的 SOP 清單。我會一邊執行任務,一邊把發現的新步驟註記到任務筆記。那麼下次這個任務就有一份現成的、清晰的最佳行動清單套用了。
「工作過程要隨時把資料連結到這份流程中」:最好的檔案、文件、資料的整理,對我來說是跟著使用流程來整理,而非任何的單純資料分類。所以我會一邊執行一個任務,一邊把每個步驟需要的資料,連結、插入到這個步驟中(利用 Evernote 的插入檔案或記事連結)。這樣下次我就不用整理與找資料,只要照著步驟做,就能直接取用步驟後插入或連結的資料。
「工作過程隨時把想法記在流程中」:一個有效的工作知識管理,也不能只有行動步驟清單、資料使用清單,因為一份「純清單」,就有點像是只有軀體沒有靈魂的機器,可能看到步驟了,但忘了這樣做的邏輯、背後的原因、經驗的反思,那有可能光看清單也不知道怎麼做(就像你看工具的說明書,常常只有步驟,反而有看沒有懂,還要想個老半天)。所以對於某些關鍵步驟、問題轉折點,我會把當下想法也寫入清單中,這樣的註記幫助自己下次看到 SOP 、資料時會真正知道如何使用他們。
「工作過程隨時把發生的重點事件記在這份流程中」:這次執行任務時發生了什麼事?背景是什麼?這些也是下一次執行類似任務時很重要的參考,有可能背景改變,我也要在下一次做出相應的改變,或是有沒有可能避免發生同樣的意外事件。這些也都可以幫助自己下次更快上手這個任務。
上面這些工作知識註記,其實都只是一些「工作當下的快速筆記」,在工作當下即時做,可能花不到三分鐘。如果有時間可以寫得深入一點,但如果時間真的不夠,只是簡單幾句的註解,也可以非常有效的幫助下一次的工作。

工作完成後做好下面的事:

「爬梳一遍最佳行動流程」:而每次專案、任務完成後,我不會很開心地離開這個任務(可參考:待辦清單不要完成就劃掉,日記不要只寫昨日反省),反而要多花一點時間,把這次任務的流程重新梳理一遍,趁著記憶猶新,趕快把「下次如果這樣更好」的流程重新調整,讓下次不僅可以快速複製行動清單,還可以進入更好的工作流程。
「確認一下最佳資料版本」:而完成的文件、檔案,除了像前面提到,讓這些資料跟行動流程連結在一起外,我也會確認一遍自己的任務筆記中連結的是最佳、最後的資料版本,甚至為一些重要文件建立範本。這樣可以確保下次在完全不需整理甚至修改的情況下,直接安心使用。
「思考下次改進的可能行動」:就像我在「KPT 日記法,不問優缺點但有效改進的工作反省日誌」中所說,最後我一定會問自己一個問題:下次要試試看哪個行動,讓問題有可能被解決?或是讓成果有可能更好?這樣可以幫助自己下次有機會創造成長,或是進行跌代。
工作完成後利用空檔做,通常一個大的專案可能也不需要花超過30分鐘,但以後同樣可以節省數倍的時間。
這就是我自己已經養成習慣,會在執行任務流程中確實去實踐的「工作知識管理」,而這樣的方法,可能每個任務第一次會多花一點時間,卻可以為之後產生大量節省時間的效果,有效擺脫重複忙碌的惡性循環。
有興趣的朋友還可參考我的工作愈忙系列文章:

歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:工作愈忙愈要花時間做好知識管理,幫自己擺脫忙碌循環

如何設計 Evernote 與 Trello 的標籤提醒?幫你上手的邏輯解析

在我的 Evernote 子彈筆記術新書與課程中(歡迎追蹤與報名我的最新課程),最多朋友感到驚艷,但也總會進一步詢問問題的地方,就是:

如何利用「標籤」來幫助自己專注有價值任務的技巧。

最近也收到好幾封新書心得回饋裡,都提到了希望我進一步說明一下標籤設計的邏輯,於是這篇文章就誕生了。

在這篇文章裡,我嘗試從另外一個角度來切入怎麼設計標籤?為什麼要設計標籤?

並且這套方法,Evernote Trello 等擁有標籤分類的工具上都能適用。

標籤的設計邏輯:

讓我這樣解釋標籤的利用:

把標籤看做一種對於有價值任務的「提醒」,提醒我什麼時候、什麼情況下應該做什麼事情。

而這樣的提醒,可以解決「單純時間提醒」所面臨的問題:有些事情不是哪個時間做的問題、大多事情無法準確定義要做的時間。

這時候只是設定一個時間提醒,就會變成無效的提醒。所以時間管理系統不能只有時間提醒。

一個有效的時間管理系統,還需要下面兩種提醒:

  • 進度提醒
    • 這類專案有哪幾個進度?某個任務在哪個進度上?我現在應該執行哪個進度?
  • 情境提醒
    • 這類任務適合(需要)在我的哪種空檔做?現在我處於哪個空檔?該做哪件事?
    • 這類任務適合(需要)在哪種情境下做?現在我處理哪種情境?做哪件事最好?

但先不要憑空設計標籤,而是從自己要做什麼專案、任務出發,然後問自己上面關於「進度提醒」、「情境提醒」的問題,從自己的回答裡找出標籤設計的邏輯。

這個方法,在 Evernote 與 Trello 皆可運用,下面我會具體舉例示範。

這個任務處在什麼專案「進度」?我目前應該處理哪個「進度」?

有時候專案的時程可能一直有變動,或是還無法確認時程,於是任務需要的不只是日期的提醒,還要一種「進度」提醒。

既然我們不能確知幾月幾號會推進到什麼進度,那就反過來做:只要知道到了某個進度要做什麼任務就好了!

例如購物進度:

我和老婆會需要、想要買很多東西,可能是關於家電、料理、布置、娛樂、小孩等各種物品。

而這時候我要解決的問題就是:「在需要買東西獎勵自己或提升生活時,我要執行哪個購物任務?」這時候就需要一種進度提醒,我在 Evernote 的購物任務筆記上設計了下面三種標籤。(可參考我的心法:面對購物旺季與瘋狂折扣的四個斷捨離心法

  • $想要:
    • 還在構思中,只是單純心癢癢,但還沒確認自己、家人、孩子真的需要。
    • 第一時間先把所有想買的東西放入這個「進度」,幫助自己克制衝動,先好好想清楚,或者放一段時間慢慢想清楚,是否值得進入下一個進度。
  • $需要
    • 已經確認了自己真正需要,並且安排好使用計畫的東西。
    • 當需要獎勵自己、家人(可能有之前規劃想送給老婆的禮物)、孩子(可能有決定要獎勵孩子的玩具)時,直接打開這個進度的提醒,直接去完成這些最有價值的任務。
  • $滿足
    • 已經買下來,要執行使用計畫,在這個進度提醒自己好好利用這些已經購買的東西,並且可以寫下使用的心得與技巧。

如果沒有上面三個標籤提醒,那麼購物清單可能只是一堆中性的分類,卻沒辦法變成一個真正有效推動專案,達成有品質購買的流程。

例如工作進度:

我把工作、生活上的重要目標,都當做一個一個專案來處理,工作上可能是一本新書專案,生活中可能是計畫如何陪孩子玩的專案。

書中我也不斷提到,每一個專案都有一則專案目錄管理筆記,做為這個大專案下各種資料的總管理。

而這些專案管理筆記,我會加上下列的進度標籤提醒。

  • !01重要
    • 緊鑼密鼓,或持之以恆在執行中的專案。例如兩個後月要完結的新書專案,或是我最近一直練習的園藝專案。
    • 這個進度標籤會提醒我,每天在無數的任務中,優先專注有加上「!01重要」標籤的事情,那麼就能夠產生好的結果。這是不是一種更有效地提醒呢?
  • !02計畫
    • 準備階段、討論企畫中的專案,例如明年要出的一本書,或是明年想規劃的一次大型自助旅行。
    • 這個進度標籤會提醒我,每個禮拜、每個月有空檔的時候,可以關注一下這裡的專案,他們雖然不是正在做,但偶爾做一點準備,未來有可能變成重要的專案。
  • !03追蹤
    • 剛完成、暫停中的任務,雖然完成但過一段時間要追蹤一下。雖然暫停但過一段時間可以再關注一下。但那個時間並不確知,所以利用「追蹤」的標籤來完成提醒。

上面是我在 Evernote 設計的幾種「進度」標籤提醒,但如果換到 Trello 上,也可以有類似的設計。

假設我用 Trello 規劃了一個新書專案,其中有各式各樣的任務卡片,其中哪些任務是現階段應該優先完成的呢?哪些任務可以先放在準備進度?哪些又是完成後要追蹤一下成果呢?

也可以利用標籤,來設計一個和列表工作分類相輔相成的「提醒」,幫助自己掌握最佳進度流程。( Trello 標籤操作可參考:如何讓 Trello 列表與卡片不再落落長?專案管理的5個關鍵技巧

我們會有哪些有時間的「空檔」?並且這「情境」我們要做什麼?

很多時候我們設計好幾點幾分要做什麼事情,但是往往事與願違,很多的意外導致我們時間的排程亂掉。

這時候我們需要的或許不是「時間點提醒」,而是「情境提醒」。

我們不能知道自己什麼時候有時間,那就反過來做:只要知道我們遇到某種時間的時候適合做什麼就好了!

你可以用下面這個關鍵問句來拆解可以設計的情境提醒:

我有某一類重要任務,我覺得某情境適合執行他。

生活情境:個人空閑

我想玩很經典的遊戲,我有幾本想看的書,我想去某個地方跑步。這些任務,我覺得很適合在我「有一個人空檔」的時候來做。

我不知道自己一個人的空檔什麼時候會出現,但我知道他其實每天總會有出現的時刻,於是我設計「!個人空閑」這個標籤提醒。

等到一個人的空檔出現,就打開這個標籤,執行當下適合的任務:

  • 一個人的空檔在捷運上?那麼適合看電子書
  • 一個人的空檔出現在晚上的家裡?可以玩一款遊戲
  • 一個人的空檔出現在假日早晨?可以去跑步

生活情境:兩人時間

我有很多想和老婆一起看的電影、劇集,或是我們想一起做的某道料理。

我知道我們常常會有兩人時間出現,只是不固定在哪些時間,於是我設計「!兩人時間」這個標籤提醒。

等到兩個人可以一起掌控的時間出現,就打開這個標籤,執行當下適合的任務:

  • 晚上孩子睡了,兩個人還有點精神?那麼可看個一集的劇集
  • 周末早上兩個人想要做點什麼?那麼可以一起研究料理
  • 周末下午孩子去睡午覺了?那麼可以一起來看一部電影

生活情境:處理家事

有些旅行計畫希望跟家人一起討論,有些接下來的生活計畫需要告知家人。

我知道總會有家人聚會時間,但不確定是什麼時間。於是設計了「處理家事」這個標籤提醒。

等到家族聚會時,打開這個標籤,看看有沒有什麼事情漏掉:

  • 發現要記得跟家人討論明年的家族旅行計畫。
  • 想起要跟家人討論接下來的房屋裝修計畫。

生活情境:想和孩子一起做

有些買了的玩具,有些很棒的童書,有些想跟孩子一起練習的事情。

我知道一定有陪伴孩子的時間,但不一定每天都固定,於是我設計了「想和孩子一起做」這個標籤提醒。

每天要陪孩子前,打開這個標籤,幫助我專注投入在某一個想要試試看的玩具、閱讀、練習任務中。

而這讓陪伴孩子的過程中每天都有新鮮事。

生活情境:採購

有時候家裡缺了什麼東西,老婆跟我說下次要買。有時候想要做什麼料理,心裡想說下次採購要記得買某個食材。

我知道我們一定會去超市採購,但不一定是什麼時候,於是我設計了「採購」這個標籤。

那些想到下次要買的東西、下次要做的食譜,把他們的任務筆記加上「採購」這個標籤。

下次遇到要去採購前,先把開這個標籤看一下,就不會漏掉要買的東西了。

我們也可以試試看在同樣邏輯下,為 Trello 的專案任務設定情境的提醒標籤。

例如一個專案中有些任務卡片遇到問題,需要在下一次的專案會議,或是可以討論問題的時機提出討論。

這時候可以把這些任務加上「開會討論」這樣的標籤。

那麼下一次這樣的討論時機出現時,過濾出「開會討論」標籤,就不會漏掉需要討論的任務了。

小結:

時間管理系統只有時間提醒與排程是不夠的,還需要進度提醒、情境提醒。

而擁有「標籤」的工具,例如 Evernote、Trello等等,可以幫助我們設計出自己更有效的提醒。

把標籤當作一種提醒。

你也可以從這樣的邏輯出發,打造一個對自己更有效的系統。

對這樣的時間管理技巧有興趣,推薦可以繼續延伸閱讀:[用情境而非時間排任務,我的情境排程技巧分享]、[練習規劃新一年的專注簡化數位生活,我的思考心智圖分享]、[Evernote 整理3部曲-1:建立多層樹狀分類的知識結構]。


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如何整理分類 Google 相簿超過 10 萬張照片?13個整理技巧

最近我上傳到 Google 相簿的照片量已經超過了 11 萬張。雖然儲存了這麼龐大的照片量,但是在平常的使用管理上,還是讓我覺得是一個輕鬆有效的照片整理系統。

我平常利用照片的需求如下:

  • 和家人、朋友一起看一些重要回憶相片。
  • 常常關注孩子成長的每個階段紀錄。
  • 調閱工作上需要的活動照片。
  • 搜尋簡報或文章需要的素材照片。
  • 幫家人找出需要的某個地點、某個人的照片(因為他們發現我找照片就是比較快)。
以前是大量的旅遊照片,這幾年則是以飛快速度增加的小孩照片。但一路走來,我還是最習慣 Google 相簿所帶來的整理方法。
但也有些朋友跟我提過,不知道 Google 相簿應該怎麼整理?(其實,或許不整理,讓 Google 自動整理才是最佳做法),這篇文章,我就來分享一下自己平常在整理分類 Google 相簿上會用到的 13 個技巧。
你可以針對你的需要,參考你需要的方法。

1. 相簿分類手動與自動:

基本的照片整理,應該就是照片分類。其實 Google 相簿最核心的邏輯是不一定需要分類,但如果有特殊需要時,我們一樣可以進行分類整理。

Google 相簿的分類特性是,一張照片可以分類到多個相簿中,更加有彈性。

Google 相簿會自動根據我的行程,推薦我某次旅行、某個活動的相簿分類,這時候 Google 還會自動挑選出這次行程的精選照片(例如拍了1000張,挑出300張),我只要允許這個建議,一個行程相簿分類就自動產生了。
當然如果要手動建立相簿分類也沒問題。

想深入了解這部分技巧的朋友,推薦參考後面這篇文章,從上傳設定、自動整理到手動整理都有介紹:「不用再整理春節出遊家庭照片:開啟 Google 相簿「自動」整理」。

2. 用相簿寫旅行遊記:

另外把照片分類到相簿後,可以:

  • 自由調整照片順序
  • 插入文字筆記
  • 插入地圖

利用上述功能,可以把一個旅遊相簿整理成一篇以照片為主軸的遊記。

針對特殊的旅行回憶,我就會這樣整理。相關教學可參考:「相簿變真正旅遊日記! Google 相簿推出寫遊記功能 」。

3. 共用相簿合作上傳:

分類相簿後,還能利用共享相簿的功能,開啟協同合作,就能讓合作者在這個相簿裡一起上傳照片。

有些家人好友一起去的旅行,想收集與互通彼此拍的旅遊照片,我就會利用這個整理技巧。

而且除了一起上傳照片外,還可以彼此在照片下留言聊天。進一步教學可參考:「Google 相簿真正多人共用相簿推出!殺手級功能教學」。

4. 自動化的人物相簿:

Google相簿還有一個自動化的人物相簿整理功能,指定某個人或寵物的臉孔,所有這個人或寵物的照片都會自動加入這個相簿,省去我手動分類的時間。

我利用這個整理技巧,建立小孩的成長相簿,拍到小孩的照片就會自動加入相簿中。我就算要手動整理(例如加上文字說明或地圖),也節省很多時間。

並且共享相簿的家人也會即時看到小孩的最新照片。進一步教學可參考:「Google 即時相簿自動新增共享孩子與家人照片,功能需知教學」。

如果想參考我如何建立孩子的成長相簿,則可以參考:「替代時光小屋,如何用 Google 相簿建立孩子的成長日記教學」。

5. 和家人自動互通照片有無:

我和老婆有一個很明確的互通照片需求,我們出去玩時會幫對方拍照片,也會各自拍孩子的照片,我們想要互通這樣的照片。

這時 Google 相簿有一個整理技巧,可以指定一個對象(通常是家人),然後把自己拍到的指定人物照片直接傳送到對象的 Google 相簿裡面。

這樣一來,老婆拍到我的照片、孩子的照片,都會自動傳入我的 Google 相簿,這又節省了很多整理互傳的時間。

這個整理技巧的設定,可以參考:「Google 相簿智慧型共享相片庫推出!自動分享孩子照片給老婆」

6. 讓單眼相機照片自動加上地點:

對我來說最好的整理,應該是以後搜尋想要的照片,都能快速找到。

而常常使用的搜尋關鍵字,就是拍照地點,這是義大利的照片?這是烏來的照片?這是金閣寺的照片?

這時候,可以利用 Google 相簿的兩個自動化功能,幫沒有地點定位的單眼相機、數位相機照片加上地點。

  • 一個是照片中拍到世界知名景物,被辨識出來,於是 Google 自動把照片定位到該地點。
  • 一個是開啟 Google 地圖的定位紀錄,讓 Google 相簿可以透過拍攝時間來幫照片加上拍攝地點。

兩個功能都是自動化,只要開啟,以後整理與找到照片會節省很多時間。

這個加上地點的自動化功能,可以參考:「把相機照片加上 GPS 定位座標:懶人專用的自動化教學」。

7. 批量修改照片的錯誤地點:

如果發現照片的地點資訊有誤,或是因為某些原因,照片沒有被加上地點定位。這時候, Google 相簿也可以一次把大量照片加上某次旅行的特定地點定位(例如東京市)。

這個整理技巧,就如同前面所說,幫助我以後利用地點來找到相關照片。操作方式可參考:「Google 相簿現在可手動插入照片地點!整理旅行照片更簡單」。

8. 批量修改照片的錯誤時間:

我們會依據時間軸來瀏覽照片,也可能透過搜尋時間來找到相關照片。這時候如果照片時間有誤就很麻煩。

但是像出國旅行拍照時有可能時區沒設定好,像是 LINE 同步過來的照片時間會被修改,或是自己轉拍老照片後時間也不正確。

這時候,都可以利用「出國相機忘記調時區? Google 一鍵修正所有照片時間」來一次完成大量照片的時間修改。

對整理老照片有興趣的朋友則可以參考:「用 Google 相簿整理老照片教學:翻拍、時間地點、人臉辨識」。

9. 自動備份 LINE 等 App 的照片:

Google 相簿不只可以自動備份電腦、手機內拍的照片,如果是從 LINE 等 App 傳過來的照片,也可以自動備份。

這部分的設定教學可以參考:「用 Google 相簿備份手機其他 App 照片:LINE Instagram 通用」。

10. 如何封存文件類照片:

有時候我們拍了一些紙張、資料照片,以後要查找,但又不想和其他風景人物照片混在一起,這時候可以放入封存。

一方面不用干擾相簿,另一方面也算是一個特殊資料夾可以快速找。

把 Google 相簿中的照片放入封存的技巧可參考:「Google 相簿新增「相片封存」,讓相片牆更整齊、私密、好看」。

11. 如何釋出手機空間:

除了整理 Google 相簿裡的照片外,其實 Google 相簿也是最好的手機照片整理工具。

因為只要照片已經上傳 Google 相簿,就可以把手機內的照片刪除,空出手機空間。

不過,要記得用正確的方式刪除喔!以免誤刪 Google 雲端的照片,刪除方法可看:「空間有限,生活無限: Google 相簿一鍵釋出手機空間」。

12. 如何空出雲端硬碟空間:

Google 相簿在高畫質上傳時,提供用戶免費無限的雲端空間。

但有時候有些照片用原始尺寸上傳,就會占用到 Google 雲端空間容量。這時候,你想要繼續使用免費空間的話,可以把原本用原始尺寸的照片自動轉成高畫質,一鍵就可以完成。

如果你確定要這麼做的話,可參考這篇教學:「最期待功能!Google 相簿一鍵釋放你的雲端硬碟空間」。

13. 如何下載照片備份到硬碟:

Google 相簿照片都儲存在雲端,這時候反過來,有時候你希望照片在自己的單機硬碟留一份備份。

那麼這時候你可以到 Google 帳號的資料下載功能處,把相片打包備份:「應該這樣備份更快! Google Takeout 最佳下載方法教學」。

以上就是我平常整理 Google 相簿時,會用到的幾個整理技巧與功能,提供大家參考。

有興趣的朋友還可延伸閱讀:[善用科技並不寂寞,除了 LINE 還能與家人共用的數位溫情應用]、[Google 相簿在我真實生活最常被利用的 13 個高效率案例教學]、[建立 Google 家庭群組:和家人一起規劃旅行、共享相簿與採買清單],以及[全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表]等文章。

歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:如何整理分類 Google 相簿超過 10 萬張照片?13個整理技巧

Google 文件電腦端離線編輯功能新版登場,可以指定離線文件

Google 文件、簡報、試算表雖然是線上文書工具,但多年前開始就已經推出「可離線編輯」的功能。

好幾年前開始,在手機 App 上可指定文件離線編輯,在電腦端的網頁中結合 Google Chrome 也可以讓最近文件離線暫存:

這個離線編輯功能,我自己還真的常常會用到。最常出現的情境是搭高鐵、飛機時,即使一時之間沒有網路,都還可以繼續修改等等要用的 Google 簡報,或是用 Google 文件撰寫新書文稿。
而最近, Google 雲端硬碟網頁端針對這個行之有年的離線編輯功能,推出了一些小更新,其中有個關鍵功能:「可以指定文件離線存取」。這讓用筆電移動工作的朋友,可以確保最重要的文件隨時可在離線處理的狀態。
在 Google Drive 網頁端新版的離線功能中,可以在 Google 文件、簡報、試算表等雲端文書檔案上,直接點擊右鍵,選擇[可離線存取]。

這樣一來在電腦端,就可以像之前手機 App 一樣,指定某份重要文件,預先在 Google Chrome 瀏覽器中離線存取。

到時候即使沒有網路,都可以繼續打開這份文件瀏覽、編輯、註解。

新版離線功能還會在網頁右上方出現一個[離線預覽]按鈕,可以讓你查看目前有哪些檔案已經有離線暫存。

如果沒有看到這個更新,那麼你可能需要「重新啟動一次」離線設定。

用 Google Chrome 打開 Google 雲端硬碟網頁版,勾選[離線設定](如果之前已經勾選,就重新關閉再開啟一次),應該就可以看到更新。

開啟這個離線設定後,除了前面說的手動指定離線外, Google Drive 也會自動判斷最近我開啟、使用過的文件,自動將其離線暫存。

而要啟動這個功能,也會引導你去安裝一個擴充套件「 Google 文件離線版」。

如果你使用 Google 雲端硬碟,並且會使用線上 Google 文件、簡報、試算表,那麼值得利用這個離線功能,來管理那些需要隨時使用的重要文件。

  • 開啟後,讓 Google Drive 自動離線暫存最近使用過的文件。
  • 手動指定重要文件、簡報、試算表可以離線存取。

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工作愈忙愈需要清單工作法,把塊狀任務變成分點行動

我這裡說的清單工作方法,不是單純把任務列在清單上,那是塊狀工作。而是先把任務分點拆解,讓任務不需要一次做好,而可以逐步分點完成。(可延伸參考:兩步驟改寫待辦清單,提升時間利用量、任務達成數

什麼是塊狀工作?想要一口氣完成任務,需要一次有兩三個小時以上空檔。

什麼是分點行動?把塊狀工作切塊、分點,變成可以一步一步完成,每一個可能是30分鐘以內的時間(當然,沒有很嚴格的時間定義)。舉例像是寫一篇文章這個塊狀任務,可能變成下面的分點行動:

  • 確定標題
  • 寫出使用者問題
  • 開場案例
  • 參考精實管理新書
  • 定義塊狀工作
  • 設定方法大綱
  • 方法一草稿
  • 方法二草稿
  • 方法三草稿
  • 寫出結論
  • 完成全文

不是塊狀的工作比較不好,但能夠塊狀工作是福氣,可以分點工作是技術。

能夠獲得塊狀時間,當然值得充分利用。但更應該擁有可以分點工作的技術,讓目標逐步的推進,更加充分利用時間。(可參考:如何在忙碌職場深度工作?反思對深度工作力的 4 個實踐技巧

塊狀工作是很直覺的工作方法,我們都覺得集中、專注工作比較好,也在某些時候確實很有效率。

例如很多行政瑣事,可以集中一次打開系統作業,節省切換時間,避免混亂遺漏,讓自己保持最高專注來提升效率與品質。

但上述做法其實也是一種分點工作。

把每個任務中各自幾個跟行政流程有關的點,集中在某一次完成。先有分點工作,才能知道其中哪些點可以在哪些最佳時間最有效率的一次完成。

我們覺得塊狀工作比較不會混亂,往往是我們沒有建立足以應付分點工作的拆解清單。

所以做到一半的事情感覺下次要花很多時間再準備,或是沒辦法中途交付給下一個進度負責人先開始工作。

因為一半是很模糊的概念,到底45%和55%的差別是什麼呢?但如果是分點工作,我們就會說現在完成10個行動中的5個行動,還有哪5個行動沒做。

這樣無論自己中途暫停、接續工作,還是交接工作,也不會那麼混亂。(可參考:為什麼例行工作還是常犯錯?不是依靠認真、反省、細心就好

我們可能覺得塊狀工作比較不用一直切換,切換很花時間,那是因為我們沒有真正有效率整理資料,導致資料散落在很多不同地方。所以每次工作要花很多時間在工具、資料的切換上。

我們覺得要一直在不同地方找資料,但如果資料本來就在同一個地方呢?

我們覺得要一直切換工具,但如果本來就只有一個工具呢?或是工具之間本來就可以連動呢?

如果像我一樣本來一個任務的資料都統整在 Evernote 一則任務筆記,那麼就帶給自己就算分點工作也不會浪費切換時間的優勢。

而且現實中難以獲得塊狀時間,分點時間更有彈性且能應付意外。

如果我的塊狀任務是需要三個小時,其中半個小時是需要進入大任務狀況的時間。那很容易這樣的任務就會被拖延。因為我常常找不到三個小時的塊狀空檔,或是進入狀況後時間差不多就快用完了。

如果我可以切割成五個分點行動,代表我可以利用五個零散的半個小時推進任務。並省下那個進入狀況的時間。

因為我之所以無法快速進入狀況,往往是接下來的任務太大,愈大愈模糊的任務,就需要更多進入狀況的時間。反而因為分點工作,每一點都是簡單、具體的行動,不需要花費額外的進入或找回狀況時間。

或者可以縮點進入狀況需要的時間,例如上述寫文章任務最一個點的行動,需要收尾寫完全文,這時候確實需要多一點的專注,但因為前面的準備行動已經一一完成,最後也可以在40分鐘完成,只需要10分鐘進入狀況。

於是我就獲得兩個好處:

  • 可以利用零散分段時間提前完成,相對不拖延。
  • 需要的進入狀態時間更少,總體時間也可能更少。

另外我們規劃的塊狀時間,會不會中間其實有很多浪費?

提早 30 分鐘完成時間表上某一個任務,很容易就浪費剩下的時間。因為覺得剩下一點時間不知道能做什麼,每個任務都還需要另外的塊狀時間,於是乾脆把時間打發掉。

前一個任務超過時間,下一個塊狀任務無法完成,因為不夠三個小時,結果甚至直接放棄去做。

塊狀時間本身也有浪費的可能。例如規劃一個小時前往辦事情,其實真正花在辦事情的只有10分鐘,其他是來回車程。但這一個小時真的只能辦那件事情嗎?還是可以利用車程完成兩個20分鐘可以解決的分點行動?

塊狀工作還容易讓事情卡關。

針對工作上的行政、事務流程,如果都要等 A 全部做完,才交給 B 來做,這時候:

  • B 很容易要等待 A 拖延的時間,於是卡住進度的時間愈拖愈長。
  • A 做完、B 做完,交給 C 時,才發現跟設想不一樣,但這時候拖延的時間已經花費,又要再多出更多時間才能完成修補。
  • 分點行動,可以讓 A、B、C 之間有更多可以同步進行,穿插分點進行的可能,也讓進度與成果更好確認。

再次強調,不是說塊狀任務或塊狀時間的安排方式一定不好,如果能擁有這樣的專注時間當然很棒。

但回歸現實,若是這樣的塊狀時間是自己不可控的,那麼空檔時間則是我們可控的部分,如果有分點工作的技術,那麼就可以在現實情況下,也讓重要專案與任務逐步推進。

最近我在製作江守智老師的新書《豐田精實管理的翻轉獲利秘密:不浪費就是提升生產力》,裡面關於「一個流」的作業流程,以及避免「批量工作」的反思,印證在我自己的工作流程、時間管理方法中,確實發現這是可以利用同樣時間完成更多事情的有效方法。


有興趣的朋友還可參考我的工作愈忙系列文章:

歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:工作愈忙愈需要清單工作法,把塊狀任務變成分點行動

Chrome 74 內建深色暗黑模式在 Windows 強制開啟教學

近年系統與軟體的趨勢,是喜歡加入「暗黑模式」的功能。例如 Evernote 有了深色版:Evernote 推出了深色模式筆記介面,手機 App 上可立即切換。 YouTube 多年前也推出了黑色劇院模式。

而網頁瀏覽器上,更有像是後面這樣的外掛,把網站都改成黑底深色介面:「Dark Reader 所有網頁轉成深黑夜讀模式,效果極佳」。

近期 Google 也常常被提到其 Google Chrome 瀏覽器在測試「深色(暗黑)模式」。而今天更新的 Google Chrome 74 版本瀏覽器,讓這個深色模式可以在 Windows 系統上開啟了。

雖然說暗黑模式已經內建,但目前 Google Chrome 本身尚未具備直接切換深色、淺色模式的選項,也還無法利用 Winodows 10 的淺色、深色佈景主題做切換。

所以目前的開啟方法如下,設定一次,之後就能每次都強制開啟 Google Chrome 的暗黑模式。

如果你有將 Google Chrome 的啟動捷徑釘選在 Windows 工作列,在捷徑上點右鍵,然後繼續在選單中的「 Google Chrome 」捷徑上點一次右鍵,於第二層選單選擇[內容]。

打開內容編輯視窗,在[目標]欄位原本內容的最後:

  • 空一格後輸入
  • –force-dark-mode

如下圖所示。

最後按下儲存。

接著下次從 Windows 工作列上直接點擊 Google Chrome 捷徑啟動,瀏覽器就會開啟深色暗黑模式囉!

一個小技巧,想讓自己的 Chrome 換個顏色的朋友,可以試試看。

或是延伸參考 Chrome 相關技巧:[Google Chrome 2016 你還需要知道的 10 條隱藏技巧]、[Chrome 開始內建自動記憶體管理!你最想打開的功能]、[15 款生產力擴充套件改造 Google Chrome 變成辦公室工作平台]。


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需要意志力來實踐 Evernote 子彈時間管理系統嗎?剛好相反

不是依靠意志力讓我們去實踐一種管理系統,而應該是系統幫助我們更有意志力。

在新書《大腦減壓的子彈筆記術:用 Evernote 打造快狠準任務整理系統》推出後,因為我舉辦了「回寄心得與提問,抽出與 Esor 免費一對一顧問對談」的活動(到 4/28 禮拜天截止),目前為止累積了許多提問郵件。

加上至今每個月都持續開設的實體課程:「 Evernote 子彈筆記術」(目前有 5、 6 月場次可以報名),課程中也累積了許多提問。後續我也準備一一撰寫成文章跟大家分享。

其中有一個問題常常出現:「要為自己打造一個快狠準的 Evernote 子彈筆記系統,是不是要很刻意的強迫自己去執行,要依靠很強大的意志力?」 

剛好前幾天一封讀者的新書回饋與提問中,這位讀者很完整的提出了上述的類似問題,在寫信回答給他之後,我也決定將我的回答分享在文章中,給其他想要實踐 Evernote 子彈時間管理系統,或是任何時間管理系統的朋友參考。

一,讀者提問:「我認為 Evernote 的系統需要靠人的意志力去「主動」使用才會真正發揮效用,舉例來說,我必須在每個有空檔的時間,都要去按下建立的情境標籤篩選器開始執行任務。」

任何時間管理系統,或是任何工作流程,都需要意志力。不過,意志力是行動之後產生的累積成果,而非一開始就要依靠意志力啟動。
可不可以讓系統的設定是符合人性的呢?對我來說這個時間管理系統的用意應該是「輔助」我們更有意志力。所以我的起心動念,並非是強制自己:「在每個有空檔的時間,都要去按下建立的篩選器開始執行任務。」
反而我是這樣的想法:原本許多的空檔時間,我可能很容易就浪費掉,例如工作壓力大時的空檔跑去看看新聞打發時間,生活中的空檔看看電視就浪費掉了(為何休息後更焦慮更沒動力?可能我只是在打發時間)。但這時候,在 Evernote 子彈時間管理系統中,我會針對這些「有問題」的空檔,設計出一些符合自己個性的情境標籤提醒,例如「思考想解決的問題」、「測試感興趣的工具」、「研究園藝」、「研究沖泡咖啡」、「想和老婆一起看的電視電影」、「 想要玩的遊戲」。
現在有了這些情境標籤(用情境而非時間排任務,我的情境排程技巧分享),我可以在遇到空檔時,知道自己有一個系統可以支援我做出選擇。於是剛剛開始的時候,我偶爾記得就會點開適合的情境標籤來看一下,慢慢去了解在這些空檔情境有更好的行動選擇,例如在和老婆的兩人時間中與其各自玩手機,不如好好一起看一部想看的電影。
有了一個這樣預先設定好的選擇系統,就增加去做出這些選擇的可能機率。能夠提升這樣的機率,就會進入一個正向循環,以後就更想要在空檔體驗這樣完成有價值任務的感覺。

所以其實流程是「反過來」。

不是一開始要用意志力去強迫自己「都要去按下某個情境,並徹底執行任務」。而是反過來,一開始只是一個支援系統,讓這個選擇系統先在那邊,於是偶爾我就會啟動他,漸漸的更想去啟動,最後成為習慣。
養成習慣就是一個人的自動化系統,不再單靠意志力去做。前提就是逐漸習慣,讓系統只是支援,才不會一開始就進入拒絕與反抗的狀態。

二,讀者提問:「然而人是感性的動物,如果當自己心情不好的時候,對於這些「主動的習慣」應該如何調適自己,讓自己能夠順暢去執行任務?」

或者試著反過來思考,何不設計一個心情不好可以提醒自己去做的情境與時間管理系統?
我的 Evernote 子彈時間管理系統有一個核心的方法論,就是「先做出選擇,才能做出更好的選擇」。
人是感性的動物,一定會有心情不好的時候,那麼有沒有可能我們在心情好的時候,先把系統建立起來,先把心情不好時可以輔助提醒的選擇設定好,這樣當心情起伏之際,我們依然可以依靠系統的幫忙,走在相對正確的道路上呢?
而這正是擁有一個支援系統的好處。
同樣的,不是逼自己去做完全不想做的事情。問題在於心情不好時,大腦處在一片混亂的狀態,這時候或許不是無法做事情,而是無法做出判斷。
所以如果能夠有一套預先選擇好的流程,例如每週子彈行動清單、各種情境的任務選擇(或許也能包含心情不好的情境)。那麼即使大腦一片空白、心情很混亂時,這個系統會像是一個幫助者一樣,提醒我們這時候還可以做出哪些選擇:或許是工作上簡單的一小步行動慢慢推進,或許去寫一篇自己很想寫的文章,或許讀讀最近很有啟發的一本書。
不是在心情不好時還要逼自己去做那些最困難的任務。
而是讓心情不好時,有個支援提醒,讓大腦不知道應該幹什麼時,支援系統知道自己還有哪些其實可以做到,做到後會帶來成就感的選擇。
這樣的時間管理系統,反而是恢復心情的一個有效的系統(可參考:快樂並投入當下的理性作法:我們會需要的做得到技巧)。

三,讀者提問:「Esor是如何讓自己持續維持「吸收新資訊→測試→撰寫文章」的流程?因為現實生活中我們會「同時得知」許多新工具的資訊,所以我們是要每天「刻意」改變自己的工作習慣來嘗試這些新工具嗎?」

很多時候我們看到一套好方法,就會覺得要逼自己去做。雖然說「刻意練習」是近年大家朗朗上口的關鍵字,但不是這種逼自己的刻意。(可參考:「擁有熱情」不一定是尋找喜歡、興趣與好奇,而是刻意練習
早期我維持寫文章的流程是如讀者所說這樣沒錯:「吸收新資訊→測試→撰寫文章」,但是後來我發現這樣很累,而且容易讓自己迷失。
近幾年我的流程反過來做:

  • 「先發現生活、工作中要解決的問題」
  • →「開始撰寫文章草稿」
  • →「尋找需要測試的方法或工具」
  • →「剛好遇到需要的新資訊」
但是當我這樣反過來做之後,我就發現撰寫文章這件事情不是刻意為之,要依靠意志力的成分也減少很多。找新資訊也不是刻意為之,於是要花在找新資訊的時間也變得經濟節省很多。
因為我的生活與工作中一定有很多值得解決的問題,我開始思考就能開始撰寫文章。我利用解決自己切身問題作為動力去做工具的測試,這就和我原本的工作流程完整的結合在一起。
最後只要我能抱持著上面的問題意識,看到各種資訊,都會變成是有可能解決我的問題的資訊。而不再是刻意去找新資訊。

四,小結:我們需要建立的其實是一個支援系統,而非一個逼自己照著做的管理系統

所以讀過《大腦減壓的子彈筆記術:用 Evernote 打造快狠準任務整理系統》一書的朋友會發現,我最不重視列好像一定要做的待辦清單,反而先去天馬行空的拆解一個任務可能可以做的各種行動:這是在支援自己更容易去做,而不是逼自己一定要做。
上過我的「 Evernote 子彈筆記術課程」的朋友一定聽過我講這一段:我的專案管理筆記,一開始一定都是空白筆記,不是一次做好完整筆記,而只是每一次有想到新行動、有遇到新資料、有分配新任務時,就補充上去。支援系統的意思是,以後大腦忘記沒關係,到這個任務筆記看就好,那就是這個當下最好的可行計畫。而不是一開始就要逼大腦去作出一個超完美計畫。

以上,就是我針對「需要意志力來實踐 Evernote 子彈時間管理系統嗎?」這個問題的回答,而我的回答是:剛好相反。

當然,我不是說這樣一套系統是輕鬆可以做到的,事實上回饋愈大的事情,愈難輕鬆做到。但我的意思是,也不是要靠意志力來逼自己實踐系統,而是反過來,利用系統建立自己的自信、熱情與意志力。

歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:需要意志力來實踐 Evernote 子彈時間管理系統嗎?剛好相反

TeamGantt 雲端甘特圖工具教學,一般用戶簡單上手專案管理

我在電腦玩物上介紹過幾款甘特圖軟體,有付費服務,有免費單機軟體,還有直接用 Google 試算表建立的甘特圖:

今天再來介紹一款也是行之有年的線上甘特圖工具:「 TeamGantt 」,這款雲端甘特圖軟體有幾個特色:

  • 簡單操作的任務排程、時間計算與進度追蹤
  • 清楚易懂的人力資源分配
  • 雲端進行討論與文件溝通
  • 內建甘特圖、待辦清單、行事曆三大檢視模式

TeamGantt 」免費註冊一個帳號後,可以建立「一個專案( Project )」(例如你下半年最重要最複雜的某個大型專案),並且能夠最多同時三個人一起協同合作編輯。

雖然免費帳號有限制,但作為個人工作上重要目標的專案管理入門,說不定對大多數用戶來說也足夠。

所以,接下來就讓我來一步步拆解「 TeamGantt 」的專案甘特圖功能教學。

  • 建立一個新專案

透過[ Create a New Project ],在「 TeamGantt 」開始建立第一個專案。

除了設定專案名稱之外,這個步驟最重要的就是設定[ Days in week ],每週的「工作日」。

例如我勾選禮拜一到禮拜五是工作日,那麼接下來排甘特圖與專案時間進度時,會自動幫我們跳過禮拜六與禮拜日。

  • 建立階段性進度、任務、里程碑

接著進入「 TeamGantt 」的甘特圖設定畫面,在最左方的清單,先把專案的階段性進度、必須完成的任務、重要的里程碑,一一拆解並條列出來。

利用[ Group of Tasks ]建立階段性進度,例如撰寫新書書稿。

在[ Group of Tasks ]分類下,把要達到進度必須完成的任務( Task ),一一列出,例如撰寫第一章、第二章等等。

並且可以為這個階段性進度設定具體的里程碑( Milestone),例如把最初版草稿全部完成,代表如何判斷某個階段性成果的達成。

  • 安排每個任務需要花費的時間

每個任務(Task)都是需要花費時間資源去完成的,接下來就可以直接在右方「時間軸」上,為每個任務排入需要花費的時間。

在某項任務右方,點選時間軸,可以建立時間區塊,可以調整需要花費的時間長度,按住拖曳後可以改變任務的發生與結束日期。

另外,可以為不同類型、不同分類的任務,挑選不同的時間進度顏色。

  • 建立任務與任務之間的依存關係:

有些任務是:必須先完成 A 任務,才能開始 B 任務。例如必須先完成新書封面設計,才能開始製作新書廣告 Banner 。

在「 TeamGantt 」中,每個任務、里程碑的時間區塊前後都可以看到「小圓點」,這些小圓點按住後可以直接拉線到另外一個任務時間區塊上,這樣就可以建立流程上的[依存關係]。

這樣建立的連接線,不只是看出任務的處理流程而已,接下來需要更進一步排程或調整時,「 TeamGantt 」會主動提示使用者有沒有哪些任務的排程出錯,例如 A 任務在某個時間尚未完成,就會建議你不要把 B 任務排到更前面的日程。

  • 設定每個任務的完成進度百分比:

每個任務除了可以設定需要多少時間的區塊外,還可以設定目前完成的百分比進度

讓你在管理時多一個可以調整時程的依據。例如是不是某些任務進度超前了,可以縮短原本的排程,而保留時間給其他需要的任務。

  • 對比上一次的時間排程規劃:

「 TeamGantt 」還有一個功能是可以「對比調整前後的不同時間進度規劃」。

例如我第一次安排好這個專案的完整進度後,可以打開左上方的[ Menu ]選擇[ Baselines ]功能,建立這一次排程的儲存備份。

接下來我可能因為專案的變動,而調整了一些新的任務與時程規劃。但需要對比、參考、還原一下原始專案的時程表。這時候,我就可以點開[ Baselines ]功能,點開上次儲存的時程表備份。

這樣一來,右方時間軸可以看到最新進度,以及之前預排進度(灰色顯示),兩者間的對比。

  • 分配專案人力資源:

一個專案的排程不只是時間資源的分配,也有人力資源的分配。

在「 TeamGantt 」上方切換到[ People ]清單,這裡可以建立專案中可以使用的人力資源,有兩種建立方式。

「 People 」,在這裡可以邀請其他管理者一起加入「 TeamGantt 」專案甘特圖,一起協同合作。需要輸入對方的郵件來邀請他加入。(但免費版最多只能邀請三個人)

「 Other Resources 」,在這裡也可以建立人力資源,但不需要對方郵件,只要建立人力資源的名稱即可,可以用在不需要協同合作者,或是類似部門、公司外部的人力資源等。

先建立好這個專案可用的人力資源,接著回到[ Gantt ]甘特圖頁面,可以在[ People Assigned ]中直接安排每個任務要由哪一個、哪幾個人力來處理。

  • 在任務中進行討論與資料交換:

作為雲端工具,「 TeamGantt 」有很完整的協同合作功能,除了可以多人編輯同一份甘特圖外,每個任務也內建了討論區,可以上傳文件、圖檔。

就像是 Trello 的任務卡片,可以在這裡進行任務的溝通。

  • 調整排程:移動整個階段性進度

當需要調整任務時間,除了拖曳單一任務的時間區塊外,也可以一次拖曳調整「整個階段性進度」的排程。

例如要一次改變「整個封面設計進度」的時間表,只要在右方時間軸按住這個進度上方的「總時間灰色進度條」,就能一次移動多個任務的時間安排。

  • 調整排程:提醒有問題、會卡關的時程安排

如果前面有建立好任務與任務之間的依存關係,那麼當重新調整進度時,如果不小心把任務提前到還不可能開始的時間(因為他的相關前一個任務尚未完成)。

那麼這時候「 TeamGantt 」會主動顯示出紅色的提醒線條,提醒這樣的任務順序可能會造成卡關。

  • 調整排程:提醒某個人過多的工作量

當我們也建立好人力資源,並且把任務都分配給不同的人力後。

「 TeamGantt 」會在下方幫我們很直接的統計每一個工作日,每一個人負擔了多少件任務。

如果你發現某個人在一段時間中,每天都要負擔數個任務,那麼有可能需要重新調整工作分配或時程安排。

  • 甘特圖、待辦清單、行事曆的檢視模式:

「 TeamGantt 」除了甘特圖的進度排程外,還提供了數種不同的專案整理模式。

切換到[ List ],可以用待辦清單的方式,快速管理每個任務的工作分配、進度、截止時間等等資料。

切換到[ Calendar ],則可以在行事曆上,看到每個月、每一週有哪些專案的任務進度。

以上就是「 TeamGantt 」的幾個主要功能,提供需要的朋友參考。

對這類專案管理工具有興趣的朋友,還可參考:[免費畫流程圖、心智圖、甘特圖軟體推薦:用圖表理清工作難題]、[免費專案管理軟體推薦!困難計畫簡單管理 13 種工具]、[KanbanFlow 番茄鐘專案看板, Trello 沒有的5個時間管理功能]。


TeamGantt 」網站

歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:TeamGantt 雲端甘特圖工具教學,一般用戶簡單上手專案管理

工作愈忙愈要練習適可而止,如何幫工作、玩樂設計停止點?

在我的時間管理課程中,幾乎每一次都會有朋友詢問這個問題:「 Esor ,有時候我會不小心就投入一件事情到忘了時間:可能是某個工作,結果耽誤了與家人的生活安排。或是某個玩樂或休閒,結果反過來耽誤了應該用來工作的時間。」

這時候,有什麼辦法可以讓自己「適可而止」呢?

不知道大家會不會有類似的問題?但我確實在每一次的時間管理課程中都會接收到這樣的提問。也有可能因為我在談論「123每日行動清單」的法則時,提到每天要為自己起碼找到一件做完會很有價值感的行動,於是大家不免有疑惑,難道不會最後所有時間都變成只做那件自己想做的事情嗎?

無論是工作任務、玩樂任務,確實都應該為自己先設計好「停止點」。

尤其在愈忙的工作環境中,懂得適可而止的切換,才能達到更好的時間利用。因為高壓的工作更需要好好休息,而每個重要的專案都需要適當的時間分配。

工作雖然很忙碌,但如果因為工作壓力而忙到忘記自己的時間與休息,最後可能犧牲更多寶貴的自己與家人的人生。

好不容易有空檔,想要放鬆一下,結果打開臉書就沒辦法輕易停止下來,而浪費了更多工作時間後,也接著就會接連犧牲到自己生活與家庭時間。

找到一件自己非常有興趣、有成就感的休閒活動,或許是玩遊戲,或許是閱讀,或許是練習某種技藝,但常常玩到忘我,這樣到底是好?還是不好?

當然你可以設定一個鬧鐘,但下面方法或許會比總是被按掉的鬧鐘更有效。

今天這篇文章,我想從自己真實的經驗來分享一些可行技巧。

一,不知道怎麼樣的成果是滿足?設定好階段性成果

有時候我們做一件事情一直不知道要不要停下來,或是不想停下來,可能是因為我們「不知道達到怎樣的成果算是滿足」。而這或許可以透過「預先設定好我想達到的階段性成果」來解決問題。

我很愛玩遊戲,我如何避免自己今天無止盡的玩下去,而犧牲掉原本應該平衡花到工作、家庭上的時間呢?我會在每天要開始玩遊戲前,設定好今天要玩到的成果,例如要破第一關,或是要打贏兩場戰鬥,或是要推進到地圖的某個地點。

不是設定要玩多久的時間,而是設定要達到的具體成果。

因為玩兩個小時這樣的目標不一定有滿足感。但是到達地圖上的某個新城鎮(可能只花一個半小時),但這個具體成果的滿足感是比較高的。

這時候,就相對容易在這個達成階段性成果的時刻停下來,並帶著滿足的心情轉換到下一個工作或家庭任務。

透過設定好這個任務在今天的階段性成果,讓自己在完成時帶著最大滿足感適可而止。

說不定下面方法對你也適用:

  • 今天看臉書的階段性成果是要收集一篇對工作或生活有啟發的文章到 Evernote。
  • 今天撰寫部落格文章的階段性成果是要分析好 A 問題的解決大綱。

二,不知道在這裡停止好不好?建立長期目標規劃

有時候我們做一件事情不敢停下來,是因為我們「不知道在這裡停下來好嗎?」會不會之後來不及?會不會接下來沒時間完成?而這或許可以透過「建立長期目標規劃」來解決問題。

我在進行一個很擔心的工作,一直做下去,不敢停下來,因為我不知道今天應該做到什麼進度,之後的工作進度才沒問題。但是如果我要知道今天要達到什麼階段性成果就可以,我就要先推演出一個長期的規劃,知道每一天要達到的階段性成果。

例如一個禮拜後要完成的工報告,我預排好接下來每一天要完成的階段性成果,那麼我就知道今天只要先查好案例,就可以先停下來去處理其他也很重要的事情。

不一定拚命做一件事就是最好,因為職場、人生中一定同時有很多重要的任務,我們應該同步並進,讓每個重要任務在每一天都推進適當的進度。

所以為這些目標做好長期的進度規劃,這樣我就知道在今天這個階段,我可以先停在哪個進度上,然後空出時間去處理其他臨時的、也重要的事情,讓人生更平衡。

說不定下面方法對你也適用:

  • 連續假期想和老婆一起追劇,先設定好每天看兩集,剛好假期結束後看完全劇。這樣就不會某一天瘋狂追劇(而且看完還想再看其他的)而犧牲可能其他重要的家人時間。
  • 要在三個月後寫完一本書,設定好每個禮拜寫完三篇文章,三個月後就是全書需要的將近40篇文章數量。於是每個禮拜都還能時間安心的去完成其他工作與生活任務。

三,沒有可替代的目標?設計更多可獲得滿足感的目標

有時候我們做一件事情,就是完全不想離開,或是完全沒想到要離開,因為我們「缺乏其他同樣有吸引力、更有吸引力的目標」。沒有其他可以替換的同等力量,甚至更高的力量,於是我們陷入某一個可能心裡也知道不是最好選擇的事情中,卻又不可自拔。

一遇到自己的空檔時間,就忍不住看臉書、上網逛新聞、打開電視亂看,一看下去往往就不知道要停止,犧牲掉休息、家庭、工作各種時間。

這時候,與其說是臉書、新聞、電視影響了我,還是有可能我沒有為自己設計好足以滿足空檔時間的替代目標呢?

例如我會預排好很想寫的一篇文章主題,或是在電子書閱讀器準備好一本感興趣的書,還是乾脆先選擇好一部想看的電影。當空檔時間出現,有時我也會忍不住上網逛逛,但這時候那些「我還有可以替代的目標選擇」也同時在吸引我去完成他們,我就有更大的機率適可而止。

或者,我還會先為自己設計好承諾,例如答應老婆孩子周末一旦好天氣立刻出去踏青,答應老婆一有兩人空檔時間就來看一部好電影。當空檔時間出現,人與人之間的承諾也能夠幫助我在前面的打發時間中適可而止,並切換到已經做好承諾的選擇。

人生同時有多個重要目標折衝平衡,而這時候我們也更知道如何在某些誘惑上適可而止。

說不定下面方法對你也適用:

  • 一個工作卡關但還是想一直做下去,不如選擇其他對自己也很重要的目標,切換任務,轉換心情,也同時推進不同的價值。
  • 工作遇到挫折卻一直鑽牛角尖,不如切換到其他重要目標,讓自己在其他地方找回成就感。 

四,但是有時候充分享受也不錯

有時候意外發現了一件很有樂趣的事情,並且心裡也知道這不是壞事,這件事對我來說也很有意義,那麼,就算偶爾無法適可而止,但是在高專注、高效率的情況下全心投入,或許也不一定不好。

例如某個假日讀到一本好書,決定捨棄今天原本排好要寫的文章、要加班的工作,讓自己一口氣把這本書讀完,其實這也是一個不錯的選擇,說不定今天就是你能夠把這本書讀通的最佳時機。

只要前面有做好階段性進度、長期規劃,知道自己其他目標還不會因為今天的選擇而耽誤。那麼,也應該會自己保留一份這樣對有意義的事情的彈性。

小結:

工作愈忙,表示我們在人生中同時要兼顧許多重要的專案,這時候適可而止確實是一個必須練習的技術:

  • 為今天的任務設定好階段性成果。
  • 做好長期的進度規劃,知道今天完成到哪個進度就好。
  • 為自己準備可以替換的好的選擇。
或許你就可以稍稍不用擔心,太過投入某件事情的自己,可能傷害到自己或他人的人生。
不過,這篇文章還沒解決的是,如果不只是忘記時間,而是某些可能有害的事情已經「成癮」,那麼這篇文章的四個方法,可能還無法解決這樣更有強度的問題。這就要讓我們在之後的文章再來解答。


或是參考工作愈忙系列文章:

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