臨時工作加不停,重要專案都卡關,我能怎麼辦的七個步驟

這是我很常被詢問的問題:「 Esor ,雖然我知道時間管理就是自我管理,就是專注自己的重要事情。但問題我的工作上就是無法專注,因為每天都有老闆、客戶臨時加入的大量工作,而且每件意外工作都說是緊急又重要,導致就算我想專注重要工作,最後重要專案還是都卡關。」

這時候,應該怎麼辦呢?

雖然我目前也依然是上班族,有正職工作,部落格只是副業。我的職場上也會遇到類似上述的情況,我的工作流程也有需要接受他人管理的時刻,也有必須因為意外而改變的時候。頻率雖不低,但我想我的職場,應該沒有像是上面情形所描述的那麼極端與誇張。

所以,雖然我無法以親身經驗,來探索上面最嚴重情況的解答。但從多年來的職場經驗,我也想跟大家分享一下我的做法,也趁此機會,我對自己工作流程做一個反思。

工作流程上,還是要以完成重要有價值的專案為優先。

不過職場上,重要專案不一定是我個人專案,也可能是團隊的目標、重要的產品,是從整個公司角度判斷的重要專案,要以這樣的專案為優先。

這時候,如果面臨有許多臨時工作插入,導致這樣的重要專案卡關,那麼我會嘗試下面七種方法,看看哪種方法可以解決這個問題。

1. 判斷

時間管理不是排程,而是一種選擇(參考:主觀選擇,打破「我需要」的人生工作整理困局),而選擇前需要有所判斷。

我會判斷這件被插入的工作,是不是跟目前專案有關,如果是,應該排在專案的哪個流程做更好。無論對方說得有多麼緊急,我還是必須有自己專案流程的判斷,這樣就算要跟主管討價還價(或是請求給我一點時間時),才有準確的談判選擇。

雖然我也不喜歡工作不照我安排,不喜歡有臨時意外的事情,但我也會判斷這件被插入的工作,會不會真的是目前重要專案中的緊急意外呢?被加入的臨時事件,也可能從整個專案的角度來看很重要,因為專案有可能有意外,不可能完全不變動。

那麼如果判斷後,發現這件臨時工作真的不重要,真的跟目前重要專案無關,真的是瑣事,那要怎麼辦呢?

2. 集中

我其實也很討厭做行政庶務,也討厭跟重要專案無關的雜事,但職場上不得不有些時候要幫忙。

這時候,我會適當的「集中」處理這些次要的雜事。

先判斷對方說的緊急有多緊急,例如是不是今天給他就可以?或是明天給他就可以?如果是,那麼我還是可以先處理重要專案的進度,只要在上班的下午選擇一個時間,集中把早上以來陸陸續續出現的臨時工作,一次處理完成就好。這樣也是今天就給他,事實上,對方還不一定今天就確認。

或是對方真的很緊急,希望愈快給他愈好,那我也可以晚個一兩個小時吧?先把預排好的今日專案進度,用兩個小時全力完成,兩個小時後,把前面出現的一些瑣事集中處理完成,這樣通常也不一定是太大的延誤,甚至不是延誤。

而一旦能「集中」,那麼我就能優先專注在全力衝刺重要專案,先讓真正有價值的進度產出,並且節省下切換的干擾時間。

3. 精熟

如果連集中也沒辦法,對方真的就說:請立刻給我。

那麼我會嘗試用「效率的提升」來解決這種困擾。什麼是效率的提升呢?

例如對方說:立刻給我一個檔案。但我有準備好雲端儲存與搜尋系統,只要一個關鍵字搜尋,不用去翻找資料夾,就能立刻傳送檔案,甚至是紙本檔案也都已經這樣數位化處理,可搜尋、可直接轉傳分享,這樣就節省了好幾分鐘找資料、轉資料的時間。

例如對方說:立刻申請一個行政流程。但我有準備好這個偶爾會做到的工作流程的筆記,筆記中有詳細的步驟清單,每個步驟需要什麼資料與操作,都有經驗筆記,這樣一來,我就能用更快的速度完成這個流程。

利用練習,利用工具,利用方法,讓執行的速度變得更快,這就是精熟。(可參考:開始練習讓一次經驗有10倍效力

而一旦精熟,那麼就算有很多臨時工作,其中可能很多都能順手快速解決,那麼就不至於造成那麼大的干擾與時間浪費了。

4. 預防

除了讓自己面對這些臨時瑣事,可以愈做愈快,我還會思考,有沒有可能預防這些臨時瑣事呢?

雖然看起來臨時工作好像是別人臨時給我的,但我不會只是這樣想,我也會回頭思考,有沒有可能是我的工作流程規劃有問題,導致我做的事情會出現很多意外,於是別人只好一直插入需要快速解決的臨時需求呢?

那麼,有沒有可能我的工作流程可以更謹慎、更少犯錯、更完整,於是減少別人臨時要回應給我的工作呢?

我在這篇文章:「為什麼例行工作還是常犯錯?不是依靠認真、反省、細心就好」,有仔細討論過這個可能性與預防方法。

5. 多工

雖然現在很多研究都說應該要專注,多工是不好的。不過,這也要看我們這裡所說的多工事什麼意思。

如果說,我每天都有重要專案要推進,但每天也會有大量臨時工作加入,這時候,說不定下面的多工流程會是有效的。

例如,可不可以把一件重要的工作拆解成多個行動,原本寫一篇文章要兩個小時,但分解成寫大綱、寫案例、寫方法、寫結論,每個只要三十分鐘。這樣一來,是不是就能在處理臨時工作之間,也能分段完成重要的進度呢?

例如,反過來想,把那些臨時瑣事變成不用動腦的行動清單,只要照著一步一步做就好。這樣我還是可以專注在重要專案的處理上,但是需要喘口氣時,就去做一兩步瑣事的待辦清單,做為緩衝,但不用動腦,也降低干擾。於是重要專案與臨時工作也能同時進行。

不要忽視拆解出行動清單的力量,無論是重要的事,或是瑣事,都能幫助我們大幅度的提升效率:「準備好瑣事清單,幫你不費力進入決定性工作狀態」。

6. 拒絕

有沒有其他足夠重要的事情,可以讓我有足夠的勇氣,在工作上拒絕他人的某些臨時而又不重要的要求呢?

拒絕,當然也會是一個選擇,當然職場上我們也很難拒絕,甚至絕大多數都無法拒絕。

不過,當真的已經來當極端情況時,如果我確認了真正整個團隊最重要的專案,並且我也真的無力負荷,那麼從這樣的角度,提出拒絕,也是一個必須考慮的辦法。

7. 正視

當然,拒絕也不一定有效。

這時候,如果真的瑣事已經嚴重干擾原本計畫工作流程,那麼我會正視這個情況。

正視的意思是,如果瑣事就是每天需要佔用我大量工作時間,那麼在我可以安排的專案進度、工作時間上,就要把這個時間考慮進去,不能理想化的安排專案進度,必須知道我每天只會有兩三個小時(或更少?或許可以精算一下?)能推動專案,那麼我應該如何預估更準確的專案流程與時間呢?

小結:

以上,是我的經驗與方法。

問我類似問題的朋友很多,或許我的經驗還無法完美解答您的問題,但提出我的想法,提供大家一個參考與討論的起點。

有興趣的朋友,還可參考:[如何處理工作常常被打斷問題?五種解決方法]、[連假後雜事大爆炸,試試 GTD 四個最簡單上手的無壓工作技術]、[如何記住今天要做的瑣事?給健忘朋友的三個好建議]。


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Google 相機夜視模式實測:解決禁用閃光燈餐廳展覽拍照難題

今天 Google 相機的「夜視模式( Night Sight )」開始向 Google Pixel 一代到三代的手機推送,或許也有可能陸續更新到其他 Android 系統手機的 Google 相機 App 上。

我目前使用的 Google Pixel 3  XL 手機,也獲得「夜視模式( Night Sight )」更新,實際測試後,跟大家分享一些心得。

既然叫做「夜視模式( Night Sight )」,就是可以在「光線很昏暗」的地方,透過 Google 的演算,清晰的呈現出想要拍攝的人物,甚至是清楚的遠近背景,常常可以看起來像是在白天或是明亮之處拍的一樣。

而且更重要的訴求是, Google 相機的「夜視模式( Night Sight )」:

不需要使用閃光燈,不一定需要使用腳架。在昏暗之處,用「手持」也能拍出不模糊、少噪點、顏色亮麗,看起來「好像」光線明亮充足的照片。

非常適合用來解決下面幾種拍照情境的問題:

  • 在燈光昏黃的餐廳,想要拍出清楚的菜色、人物。
  • 在只有微弱光線的展覽房間,禁用閃光燈,想要拍出更多細節的照片。
  • 在昏暗的車上、飛機上,也想來張不需用到閃光燈的清楚自拍。
  • 在昏暗的戶外,想要拍攝清晰的風景、合照。

並且「夜視模式( Night Sight )」是:

完全傻瓜式的全自動功能。

當偵測到適合「夜視」的環境時,就會提示我們啟動。而啟動夜視功能後,會自動偵測環境光線、手震程度、物體移動等等元素,自動調整出最適合的夜視拍法。

例如「夜視模式( Night Sight )」偵測到我把手機擺在可支撐的架子上,幾乎沒有手震,然後眼前景物光線又特別不充足時,他就會自動拉長曝光時間,組合出像是用專業攝影機加上腳架拍出的夜景。

而當「夜視模式( Night Sight )」偵測到我是手持相機,有手震,眼前景物還有些微移動時,就會自動加快快門,不求最美的光影,而是能更清晰拍出眼前景物為原則。

簡單的說,就是我完全不需設定,就讓「夜視模式( Night Sight )」全自動的來解決各種低光源下的拍攝問題。

下面,說說我測試的幾種拍攝情境。

首先是拍攝城市的夜景,在沒有使用腳架的情況底下,其實 Google Pixel 3 相機原本的 HDR+ 功能,就已經能拍出非常漂亮的城市夜景,如下圖。

加入「夜視模式( Night Sight )」,會讓夜空顯得更亮,城市建築燈光效果有改進,但也沒有太驚人的躍進, 如下圖。

這有兩個原因,第一個原因是現代城市即使到了夜晚,其實也常常是燈火通明,只要有一兩盞明亮的燈光,其實 Google 相機的 HDR+ 就能自動演算出很清晰的夜景,不需要動用到「夜視模式( Night Sight )」。「夜視模式( Night Sight )」是更適合在真的昏暗的環境中使用。

第二個原因是,如果要讓「夜視模式( Night Sight )」拍出最絕美的夜景,還是必須使用腳架(或是可以固定手機的裝置),讓手機偵測到在完全不會手震的情況,這時候「夜視模式( Night Sight )」會自動開啟最長的曝光時間,於是就能拍出更類似於專業相機長時間曝光後的夜景照片效果。

所以或許對一般使用者來說,「夜視模式( Night Sight )」更常使用的情境不是拍城市夜景:

而是為了清晰的拍出昏暗環境中的某些人與物。

例如我去看一個室內展覽、在餐廳中吃飯、在昏暗的車上,想要清楚拍出眼前人與物,但是不能使用閃光燈,也不適合用腳架來長曝光,這時候, Google 相機開啟「夜視模式( Night Sight )」就非常有幫助。

下面是我拍攝一張昏暗房間中的海報,房間的光線很暗,正常拍攝下(有啟動 Google 相機的 HDR+),看起來很多細節都不清楚,如下圖。

這時和「夜視模式( Night Sight )」拍攝之間,就有非常巨大的差別,昏暗房間裡的海報在夜視照片中看起來就好像是在白天拍的一樣。並且不只如此,海報的色彩、細節都非常的亮麗與清晰,完全不會像是單純調高亮度那樣充滿噪點,如下圖。

下面這個測試,則是在路燈幾乎熄滅的公園拍攝,可以看到正常拍攝下,就是昏暗的風景。

而啟動「夜視模式( Night Sight )」後,拍攝出來的照片彷彿有一個巨大的探照燈打在整個公園上,每一個景物的相貌被更清晰地拍攝下來。

不過換個角度看,或許不能說夜視的照片就是好看(以這個公園的例子來看)。

但起碼是「解決了問題」,如果你的目的就是清晰地拍下某個人、某個景物,但是光線非常昏暗,那麼「夜視模式( Night Sight )」能解決這個問題。

當然,「夜視模式( Night Sight )」也是有極限的,無論如何,在真的幾乎沒有光線的環境下,「夜視模式( Night Sight )」也沒辦法拍出清晰的照片。

例如下圖這樣。

但回頭來想,在完全沒有使用閃光燈的情況底下,還能拍出一些細節,甚至是我肉眼在黑暗房間中原本都看不清楚的細節,這確實還是滿厲害的。

下面我也錄製了一段影片,示範「夜視模式( Night Sight )」的啟動方式。

Google 相機會在需要啟動「夜視模式( Night Sight )」時,通常是在光線真的很昏暗時,才會在相機畫面提示我們啟動它,點擊提示訊息,就能開啟「夜視模式( Night Sight )」。

如果想要手動強制啟動,可以到「更多」選單裡找到「夜視模式( Night Sight )」。

不過,強制手動啟動的意義不大,例如很多城市夜晚的環境,因為燈光夠多,所以不會提示啟動「夜視模式( Night Sight )」,這時候如果強制啟動,拍出來的照片就如前面所說,和原本 HDR+ 拍出來的照片,其實大同小異。

對我來說,拍出絕美夜景其實也並非主要需求。

在現在絕大多數都是拍小孩生活的照片中,我更希望的是「解決問題」的相機,例如:

  • 在昏暗餐廳、展覽室內幫小孩拍一張清楚照片。
  • 在戶外沒有燈光的晚上也能有孩子與風景的亮麗合照。
  • 在很暗的車上、飛機上能拍下小孩可愛的睡臉。

這些時刻,「夜視模式( Night Sight )」確實能夠解決問題,又能不動用閃光燈、不動用腳架。

而如果你想拍出的是絕美的城市燈光夜景,那麼最好能搭配腳架(或固定裝置),這時「夜視模式( Night Sight )」的自動長曝光才能帶來最好的效果。

有興趣的朋友,還可參考相關文章:[Android Auto 手機當車載導航實測,搭配中文語音 Google 助理開車應用]、[Google Lens 智慧鏡頭中文版 12 種旅行、工作、生活應用實測]、[如何讓 Gboard 更好用?9個修改或安裝回 Google 注音輸入法]。

Google 相機 Android App 下載


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Google 推免費圖片壓縮工具 Squoosh 可離線用於電腦與手機

Google Chrome 團隊今天發佈了一個新的實驗工具:「 Squoosh 」,這是一個線上圖片壓縮工具,支援各種格式的圖檔,也能幫照片減肥後下載成不同的檔案格式。而且就如同很多優秀的圖片壓縮工具一樣,他可以在大幅縮減照片體積時(我的測試,照片可減肥約 70~80%,螢幕截圖可減肥約 90% ),又保留了相對不失真的畫質。

而且「 Squoosh 」雖然是線上工具,但可以「離線使用」,也不會上傳我們的圖檔,包含壓縮圖片、下載照片,一切都在瀏覽器中運作完成,電腦與手機皆可使用。

不過「 Squoosh 」畢竟是 Google 實驗性質的工具,所以不像許多圖片壓縮工具一樣有更完整的功能設計,例如沒辦法一次壓縮多張圖檔。有興趣的朋友可以跟我之前介紹過的幾個常見圖片壓縮工具比較看看:

我是以 Chrome 瀏覽器做測試,打開「 Squoosh 」網站,一次只能壓縮一張圖檔。
把圖檔拖曳到網頁中,即可開始做壓縮。

預設所有圖檔都會以「 MozJPEG 」格式作為轉換,在這種轉換模式下,轉換的速度很快,但你也可以切換為自己想要轉換的檔案格式。

你還可以打開[ Advanced settings ],手動做壓縮過程的細節修改。

下面是我壓縮照片後的結果比較,左邊是原始圖檔,右邊是體積減少 70% 後的壓縮圖檔。

當在 Chrome 瀏覽器開啟過「 Squoosh 」網站後,下一次即使是「離線狀態」,也可以再次打開「 Squoosh 」,並且進行:

  • 離線壓縮電腦中圖檔。
  • 離線下載壓縮後的圖檔。

「 Squoosh 」網站也能在手機瀏覽器使用,而且我在 Android 手機版 Chrome 打開後,之後即使是離線狀態,也可以離線開啟圖檔,並且完成壓縮後下載圖檔到手機。

看起來「 Squoosh 」是一個壓縮效果還不錯的工具,有興趣的朋友可以試試看。

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Google 表單 3 分鐘製作手機 App ,免費免程式碼的另類方法

我之前在電腦玩物介紹過很多 Google 表單的應用:「Google 表單不是只能做問卷, 你沒想到的10個活用案例教學」,例如最受歡迎的是可以做多人記帳表單:「Excel 記帳雲端進化! Google 表單比記帳 App 還好用」。

雖然 Google 表單的問卷本來就可以在手機上填寫,不過也有朋友問我,可不可以直接做成更專業的記帳 App 呢?

於是研究了一下「 AppSheet 」這個線上應用,可以直接把各種 Google 表單,真的製做成手機 App ,用 App 的介面更舒適的填寫與輸入,而且還能在 App 介面查看已經填寫的表單資料,例如前幾筆記住的帳目。
這樣一來,倒是又比 Google 表單單純製作問卷網頁,多了一些功能。所以今天這篇文章,也來跟大家介紹一下。
「 AppSheet 」是一個號稱不用懂程式碼,就能幫你製作 App 的線上應用,其中一種方式,就是利用 Google 表單直接轉換成手機 App 。
雖然「 AppSheet 」如果真的要「發佈 App 」需要付費帳號。

但是「免費帳號」可以在測試 App 的情況下,提供個人長期使用,這樣一來,我們可以利用 Google 表單做出各種測試 App ,並且真的在自己手機上使用。

而且步驟非常簡單,如果完全依照預設值,甚至可以三分鐘內就完成一個 App 。
首先,我們需要先有一份製作完成的 Google 問卷表單,例如下圖以汽車記帳為例。
我自己嘗試了一段時間,其實需求上已經可以滿足我,不一定要用到更專業的:「Drivvo 開車族專用記帳 App,汽車油耗保養記錄聰明管理工具」。
對於如何設計 Google 表單,可參考這篇文章:「出國旅行記帳分帳不混亂教學:免裝 App 的記帳表格範本下載」。

然後來到[回覆]分頁,選擇右上方綠色的連結「 Google 試算表」按鈕,先建立之後要存入資料的 Google 試算表。

接著在 Google 表單安裝「 AppSheet 」的外掛,可點擊此連結安裝:「 AppSheet 外掛」。

並在 Google 表單開啟「 AppSheet 」外掛,先選擇[ Prepare ],再選擇[ Launch ]。

這樣一來,就會開啟「 AppSheet 」網站(需用 Google 帳號登入),並且看到製作好的測試 App 了。

我們可以在這個編輯畫面,進行 App 的一些介面設定,不過如果什麼都不做,保留預設值也可以。

這時在手機上安裝「 AppSheet 」 App ,用同樣的 Google 帳號登入開啟,就會看到那些已經用 Google 表單轉換而成的測試 App 囉!

這時打開每個測試 App ,看到的不是 Google 表單的介面,而是 App 的介面了。

如果在「 AppSheet 」 Android App 中,還能將這些測試 App 發佈到桌面捷徑,方便直接開啟。

而且和單純 Google 表單製作成的問卷網頁不同的是,「 AppSheet 」轉換成的 App 除了有更好輸入的介面,而且還能利用下方的[ All ]按鈕,來查看之前輸入的資料。

例如我的汽車記帳 App ,可以查看之前幾筆帳目,這確實更加實用。

而且這些資料填寫後,也確實都會儲存到我自己的 Google 試算表資料庫喔!

如果不滿足於單純 Google 表單的問卷網頁,想在手機設計自己收集資料(例如記帳)的 App ,那麼或許可以試試看「 AppSheet 」這樣的應用平台。
「 AppSheet 」網站

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RescueTime 拯救時間利器上手教學,自動時間記錄與生產力評分

我一直都會使用時間追蹤工具,記錄自己時間分配,看出把時間花在什麼事情上,有提醒的效果,也有計畫的功用。

例如這兩年最常使用的是「「時間塊」輕鬆追蹤與養成優質時間習慣 App,我的用法心得」或「打醒你對時間的低敏感度! Toggl 專業工作者的時間追蹤利器」。但是有時候要手動記錄,難免會增加一些麻煩,有沒有什麼樣的時間記錄工具,可以「自動」幫我記錄每一種工作的時間,但又能達到最後需要的統計分析、反省激勵的效果呢?

而且如果他的統計分析不只是單純的時間使用圖表,還能夠有一些遊戲化的機制,例如評分、每日目標設定,這樣一來或許在每天追蹤自己時間使用的過程當中,也會變得更有趣,更有動力。

這就是今天這篇文章想跟大家介紹的RescueTime 」,它的用途與優點是

  • 每天為自己的數位裝置、數位工具使用時間「打分數
  • 提醒自己花了太多時間在「分心工具」上
  • 激勵自己花更多時間在「生產力工具」上
  • 紀錄與評分可以「全自動」,追蹤「真實」使用情況
  • 電腦端、網頁端、手機端(Android)都可同步追蹤,把「所有時間」整合在一起
兩種情境下的朋友,最適合使用「 RescueTime 」。

第一種情境,數位裝置與工具的長時間使用者。

這個工具主要用來追蹤我們各種數位工具,線上網站的使用時間,所以特別適合日常中大量時間花費在這些數位工具上的朋友,例如程式開發者、網路行銷,或是像我一樣原本就會大量使用數位工具、線上網站來解決工作問題的朋友。

第二種情境,容易上網分心、常被社群 App 誘惑的朋友。

尤其大量使用數位工具、需要常常上網查資料的工作者,這些數位科技一方面帶來便利,但也確實創造了很多分心的機會。我們有沒有想過,自己在使用這些數位工作的流程當中,到底是專注的時間多?還是分心的時間多?是否在我們沒有發現的情況底下,我們常常分心去處理一些不重要的,甚至有害效率的事情呢?而這時候都可以利用自動追蹤,讓我們警覺到可能有這樣的情況。
我在多年前就寫過多篇文章,分享「 RescueTime 」的使用心得`,也記錄下來,可以看看多年來他在介面上的演變:

雖然多年沒用「 RescueTime 」,但覺得很適合接下來想要「自動追蹤工作時間」的自己,便重新研究了一番,尋找可以快速上手這個工具,並且將其調整成適合自己的「自動化生產力評分模式」的方法。
於是有了這篇「 RescueTime 」上手教學。

一, 安裝「 RescueTime 」電腦端自動追蹤軟體

我會同時在 Mac、 Windows 等不同系統、多台電腦上工作,會使用電腦端的軟體,也更大量使用線上網頁工具(例如 Google 簡報、文件),當然也會上網搜尋資料、娛樂等等。
而「 RescueTime 」可以在所有電腦作業系統安裝軟體,並且只要安裝軟體,就能自動追蹤電腦軟體、瀏覽器網頁的使用。

這個步驟:「連設定都不用」,非常的簡單。

只要下載適合每台電腦作業系統的「 RescueTime 」軟體即可,免費註冊一個帳號,安裝完成後常駐系統,就能整合多台電腦的工具、網頁使用時間。
而我實際測試目前的「 RescueTime 」追蹤紀錄超過一個禮拜,覺得他的時間追蹤都很準確,包含下面幾個特點:

  • 只追蹤我真正在使用的工具、查看的網頁。(只是打開視窗的內容不會造成紀錄混亂)
  • 多台電腦之間切換也沒問題,都只追蹤正在使用的工具與網頁。(不太會重複記錄)
  • 可以追蹤瀏覽的不同網站,例如不同新聞網站、不同雲端工具網站(例如可以區分 Google 文件、 Google 簡報的編輯作業)。
  • 多台電腦像日常一樣使用,最後能把今日各種工作時間很有效的整合在一起。

二,安裝「 RescueTime 」手機端自動追蹤 App

那麼除了電腦上的軟體、網頁外,如果想要同時追蹤自己手機的工具使用時間呢?
「 RescueTime 」也有手機版的自動追蹤 App ,不過官方網站上有提到他的 iOS 版在 10 月被下架,正在重新製作新版本中,目前只能下載 Android App 版本。
在「 RescueTime 」的 Android App 設定中開啟[ Track Apps ],就能追蹤 App 使用時間,我測試下的結果也都很準確。

當然,最後的結果都可以跟前面電腦端的使用記錄整合在一起,讓我了解所有數位裝置上的使用時間。

不過「 RescueTime 」的 Android App 有個問題,在 Android 9.0 以上版本的系統中,無法追蹤手機上個別網站的瀏覽,只能追蹤到 Chrome Android App 使用了多久(我就直接把凡是使用 Chrome 都當作是分心時間)。

三,自訂需要的工作分類與評分方式

開始自動追蹤後,其實也可以什麼都不管,就讓「 RescueTime 」自動記錄。因為「 RescueTime 」會自動幫大多數的軟體、網站做分類,分到商務類、社交類、新聞類、娛樂類等等類別,並且也自動預設好了哪些是生產力工具、哪些是分心工具。
所以什麼都不做,就讓「 RescueTime 」自動追蹤,也可以每天獲得自己的生產力評分,並看到每種工具、網站的使用時間。

但是如果想要獲得最適合自己的評量效果,我會建議利用最簡單的幾個步驟,設定出適合自己的評分模型。

第一步,我會建議進入[ Categorize Activities ]分類設定中。

這裡有「 RescueTime 」預設好的各種工具、網站分類,例如「商業類-行銷工具」,已經預設的分類名稱無法修改,但可以修改分類的「評分方式」。

可以將工具設定為分心工具、生產力工具,或是中性工具。

例如 Email 類別預設為分心工具( Very Distrackting ),但如果你的工作就是要處理 Email ,那麼可以將他的評分改成[ Productive (具有生產力的)]。

另外,也可以在這裡新增自己需要的子分類,例如我新增了一個[ Family ]家庭分類,當我使用一些家庭相關的工具時,我會歸類到這個類別,並且將這個類別設定為是有生產力的。

四,修正更適合自己的單一工具、網站評分

為了讓評分更適合自己,第二步,我會建議在初期使用階段,每天都看一下今天追蹤了哪些工具與網站,並看看「 RescueTime 」的歸類與評分是否適合我,如果不適合,就手動修改:

只要改過一次,之後「 RescueTime 」就會以我的標準來為這個工具或網站評分。

可以進入「每天的工具與網站使用時間」清單,這裡可以看到今天追蹤到的工具使用時間,而我可以點擊右方的編輯按鈕,修改這個工具的分類與評分。

例如「 RescueTime 」把某個新聞網站自動歸類到有生產力的類別,而我可以手動將其改成是分心的行動。

或者也可以進入「最近常用的工具與網站清單」,針對這周使用時間最多的工具與網站修改,因為這樣的修改影響最大,也最有效果。

另外,也可以檢查一下[還未分類的工具與網站清單],這裡可以看到那些還沒設定評分的工具與網站,我可以手動加以歸類與評量。

這樣一來,大多數的工具、網站,就可以逐漸依照適合我的方式來評分了。

五,停止不需要的追蹤

在利用「 RescueTime 」追蹤的過程中,有時候會遇到一些不需要追蹤的工具與網站。
例如在手機上,「 RescueTime 」也會追蹤使用 Android 桌面的時間,但這個追蹤對我來說是沒有必要的,這時候我可以將這個工具設定為「 Ignore 」不要追蹤,以後就會忽略這個工具的使用時間。
這樣一來,我的數位裝置時間使用也會更加精準。

六,設定目標

除了可以隨時查看「 RescueTime 」追蹤的數位工具使用時間外,我們還可以為自己設定目標,可以到[設定目標]網頁上進行設定。
例如可以這樣設定:

  • 每天使用具有生產力的工具,要超過幾個小時。
  • 每天閱讀新聞類網站,要少於幾個小時。
  • 每天使用社交工具,要少於多少時間。

設定好後,「 RescueTime 」也會隨時提醒我們是否達成今日目標。

七,手機上追蹤離線時間

在「 RescueTime 」的 Android App 上還有一個手動追蹤功能,可以記錄「完全沒有適用數位工具或網站」的時間,在手機 App 右下方點擊碼表按鈕,就可以開始記錄。
例如用來照顧孩子的時間,或是和家人一起吃飯的時間等等,就看你覺得是否有需要為自己記錄。

八,如何查看統計結果

來到「 RescueTime 」的主網站,進入「每日統計報告」頁面,就能看到即時追蹤的結果。
中間的分數,代表綜合生產力工具(加分)、分心工具(扣分)的使用時間後,「 RescueTime 」給我的今日生產力評分。還能看到今日分數與平均分數之間的起落。
左邊的直條圖,可以看到今天每一個時段中,哪個時間使用了更多分心工具(紅色),哪個時段使用了更多生產力工具(藍色),哪個時段沒有使用數位工具與上網。

進入[每日工具與網站使用時間]的清單,則可以看到今天在哪種工作上花了最多時間。

例如使用了兩個多小時的 Evernote ,花了 30 多分鐘讀電子書,利用半個多小時修改簡報,開車導航用了一個小時,在新聞網站上也花了 30 多分鐘等等。

小結:

再次測試了幾個禮拜的「 RescueTime 」後,我應該會繼續使用它來追蹤自己的電腦、手機工作狀態,暫時先不用之前要手動的 Toggl ,因為「 RescueTime 」有一開始講到的這些優點:
  • 每天為自己的數位裝置、數位工具使用時間「打分數
  • 提醒自己花了太多時間在「分心工具」上
  • 激勵自己花更多時間在「生產力工具」上
  • 紀錄與評分可以「全自動」,追蹤「真實」使用情況
  • 電腦端、網頁端、手機端(Android)都可同步追蹤,把「所有時間」整合在一起
如果你也有類似需求,那麼或許也可以試試看「 RescueTime 」。
RescueTime 」網站

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我們不小心給習慣太多限制,所以總是無法養成習慣

如何開始跑步,現在去跑就對了。

如何開始早起,立刻起床就對了。

最近閱讀《自律就是自由》這本書,提出了上面這樣簡潔明瞭的說法,看似一種激勵宣告,但對於練習各種生活習慣一年多的我來說,卻是最能感同身受的句子。

把這樣簡單的句子拆解成方法,而非只是勵志,其實就是:

如何開始?我有一個目標、任務。

現在、立刻去做?找到這個當下就可以執行的下一步行動,這樣任何時候都能開始推進目標

回推我們很多想做的事情、想要養成的習慣、想要達成的目標,為什麼遲遲無法開始呢?

或許就在於我們沒有思考「現在、立刻就做」的可能性是什麼。

而且常常一不小心給習慣太多限制,總是去思考「要滿足各種條件」、「以後某個時候做」的計畫。

例如我想養成閱讀習慣,於是我開始思考:等到下班時間回到家裡,洗好澡後可以有兩個小時空檔,要買一本大家推薦的好書,泡杯熱牛奶,放著古典音樂,在客廳好好的閱讀這本書。

結果,每天晚上回到家都很累,都沒有心情,可能加班回家就超過預計要開始閱讀的時間,而且那本好書還沒決定,家裡也還沒準備好古典音樂。於是這個習慣,永遠都有各種限制,讓我們找到一個藉口:不如今天先不做,明天再來做。

如果換個角度,當然還是可以追求那個完美的閱讀情境,但也去思考「現在、立刻就做」的可能性是什麼?

或許就是,打開手機的電子書商店,買一本排行榜上自己最喜歡的書,立刻開始閱讀幾頁。如果能享受到閱讀的知識樂趣,或許這個習慣也不再遙不可及。

現在的我正是這麼做,而反過來還更有動力在晚上空出自己的閱讀時間:我如何利用電子書養成更積極的閱讀習慣?,甚至在這個過程中,發現新的樂趣:用聽書養成效率加倍的閱讀習慣:聽說讀寫合一的讀書筆記法

例如我想養成運動習慣,一方面我思考著「最好」的計畫,可能是早上五點半起床,穿好裝備,出門去晨跑,回家梳洗後出門上班。

但這個計畫會因為各種限制而遲遲無法開始做,或許我睡過頭了,或許今天下大雨,或許天氣變冷了,或許今天工作很忙。

所以另一方面,我也思考著「現在、立刻就做」的可能性,或許就是立刻去辦公室附近走一圈,或許是下載一個健身 App 就能在家做運動。

我的跑步練習持續了一年的時間:「如何開始一個跑步習慣?我的經驗談」,到了中途有些倦怠,但我繼續用上面「現在可以做些什麼」的行動,堅持下去,因為持續,後來又再次找回了熱情。

不是因為很有熱情所以可以堅持,而是因為堅持了所以才有熱情:「「擁有熱情」不一定是尋找喜歡、興趣與好奇,而是刻意練習

我思考著最好的計畫,最好的計畫當然很好,但也有很多限制。

所以同時我也思考著「現在、立刻就做」的可能性會是什麼?這也是我計畫的一部分。

如何寫一篇文章,立刻開始寫就對了。雖然我只有 10 分鐘,但我不一定要寫完文章、寫好文章,我難道不能先把腦中想到的草稿寫出來嗎?(可參考:如何開始一場寫作風暴?編輯給任何人寫不出東西時的建議

如何開始一個困難工作,立刻開始做就對了。雖然還有很多我很模糊、害怕、擔心執行的事情,但是我現在可以先做什麼,就先去做那件事情,這樣這件工作就有進度了。(可參考:如何開始一個困難的習慣與工作?

無論是習慣養成、工作目標,作計畫的同時,我們是給自己更多限制,還是給自己更多可能性?

我會給自己更多可能性,例如要規劃晨跑,我不只給自己一個完美的計畫:五點起床去晨跑,而是同時思考各種可能性,如果五點半呢?六點呢?下雨呢?很累?現在就去跑呢?又各自可以有什麼行動。

  • 如果當下就做,我可以做什麼來推進目標?
  • 在每一種情境下,我可以做什麼來推進目標?
  • 那麼,無論出現哪種情況,我都能採取推進目標的行動。

或許今天早上下起大雨,我的晨跑計畫泡湯了,但這也很好,不如打開我的健身 App ,在家裡做一些肌耐力的訓練吧!

對於這樣的方法想進一步了解的朋友,還可繼續閱讀:[覺察五種拖延心態,或許不會更積極但會更快樂]、[克服拖延不靠意志力,你需要這三個簡單可行技巧]、[如何練習自律?不是用犧牲、克制與紀律,而是確認我想要]等文章,或是關注我的相關課程:[電腦玩物課程]。

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何時喝咖啡最能提振精神?睡眠、咖啡因與注意力計算公式

原本我喝咖啡只是一種享受,享受手沖的樂趣,享受研究不同器材的興趣,享受品嘗與技藝成長的成就感。所以我早期並沒有在意喝咖啡的時間,有時候一大早起床就喝,有時候晚上想要玩玩就來手沖。我還在電腦玩物寫過不少跟咖啡有關的文章:「三種低失誤沖煮咖啡器具,不貴又好玩輕鬆做出冰滴與濃縮咖啡」、「咖啡館師傅的啟示,如何正確跟他人學東西?

不過讀了《生理時鐘決定一切》這本書後,裡面提到喝咖啡的時機,對我們生理時鐘的影響,於是我便想要來試試看,把喝咖啡從一種生活品質的元素,延伸到生活效能提升的輔助。

而我仔細觀察自己,發現以前隨意喝咖啡的習慣,確實對我的生理時鐘有產生一些影響:

只是之前沒有在意、沒有觀察,一旦仔細注意自己,便注意到了其中的變化。

太晚喝咖啡,不一定會睡不著,但那天晚上的睡眠品質確實容易下降,導致第二天精神不好(我的觀察方法:長期使用睡眠追蹤 App 有用嗎?我的心得分享)。太早喝咖啡,上班時還是很容易一大早就精神渙散。

《生理時鐘決定一切》這本書有一章節特別談到咖啡,他提到了幾個「喝咖啡」原則,我歸納如下

  • 睡醒之後立刻喝咖啡,雖然看似有從朦朧睡眠中清醒的效果,但其實對生理上來說,並沒有真正提升注意力,因為睡飽後,注意力本來就在最高點(只是剛睡醒而頭腦昏沉而已,但克服頭腦昏沉也可以有其他非外在力量的方法)。
  • 睡醒之後兩到三個小時,注意力開始逐漸下降,這時候喝咖啡,能讓早上的注意力回到高峰。
  • 中午過後注意力可能降到一天的低點,這時候喝杯咖啡,能提振下午的精神。
  • 但是睡前六到八小時喝咖啡,可能睡覺時咖啡因還沒完全代謝,而會影響睡眠。
  • 喝下咖啡後,大約四十五分鐘到一個小時會產生效果,注意力會來到高峰。
  • 不要超過每日標準的「咖啡因」攝取量,台灣行政院消費者保護委員會建議的是每人每天之咖啡因含量應為 300 mg(毫克)以下。而美國的建議則為 400 mg(毫克)以下
不過要注意的是,咖啡不是萬靈丹,他只是影響生理狀態的一種元素而已,而且影響程度的高低也因人而異。
另外,也不是說喝咖啡就一定要依據生理時鐘來喝,要當作享受,也無不可,只是也能同時了解其作用更好。
最好的方法是:自己實際測試看看,看看自己身體最適合怎麼樣的喝咖啡節奏?怎麼樣能夠喝得享受,同時又有生活作息的輔助作用?
我當時就是自己追蹤歸納了一個禮拜,看看自己的生活作息,每天的精力與注意力變化,以及不同時間喝咖啡造成的影響,逐步找到了自己最適合喝咖啡,可以把喝咖啡當作享受也當作輔助的時刻。(可以試試看用這個表格做紀錄:列印這張每日精力熱點圖,規劃事半功倍的個人生產力節律
而最近我看到一個線上的計算工具,提供了「根據睡眠時間與咖啡因攝取,來分析注意力變化」的計算公式,這倒是省力很多,在追蹤自己作息之前,可以先做一番計算來好好規劃。
你可以試試看:「Coffee Kick Calculator」,不過還是請注意,公式只是參考,我們還是必須觀察自己真正的身體狀態,來決定最適合自己的方法。
首先,輸入自己昨天的睡眠長度,例如睡了 8 個小時,以及早上起床時間。這時下面會有一個注意力圖表,顯示出一天中注意力的變化。
接著,在計算公式中的[ Caffeine drink #1 ],輸入自己在什麼時間、喝下多少咖啡(或含咖啡因飲料)。
選擇時間,選擇喝下的咖啡因飲料類型(濃縮咖啡、濾泡咖啡、即溶咖啡、拿鐵、茶、可樂、能量飲料等等),以及喝下的份量。

這時候,就會看到下方的注意力曲線圖產生變化,基本上符合前面提到《生理時鐘決定一切》這本書的幾個原則。

如果我六點起床,在早上九點時喝第一杯咖啡,可以幫助我在早上十點左右來到注意力的高峰。

如果我下午有一個重要的會議,我在中午十二點注意力下降時喝下第二杯咖啡,可能讓我在下午一點左右來到注意力更高峰。不過,有可能兩杯咖啡的量(不是兩杯就會超量,而是看我喝的類型與容量),超出了我一天應該攝取的咖啡因範圍,反而有可能造成心悸等危害。

基本上「Coffee Kick Calculator」計算公式裡,預設的[ Filter Coffee ]+[ 1 Cup ]的咖啡因攝取量,大概等於台灣一般咖啡館中杯美式咖啡的咖啡因量,大約 150 毫克(咖啡因)左右。

想要更精準計算咖啡因的朋友,「Coffee Kick Calculator」也提供了[ Advanced ]選項,讓我們直接輸入每杯飲料包含的咖啡因。而你可以在像是星巴克、 City Cafe 等咖啡的官方網站查詢每種飲料的咖啡因量

透過「Coffee Kick Calculator」這樣的計算工具,我們可以試試看幾種做法

  1. 觀察自己日常作息、咖啡用量,用計算公式看看生理變化,並觀察自己真實精神狀態是否互相印證,找出自己常常喝了咖啡還是精神不振,或是睡眠不好的原因。
  2. 根據自己今天的睡眠量、起床時間,加上自己今天有沒有特殊重要活動,預估自己最需要來點咖啡因輔助的時間。

在另外一本生產力著名書籍《最有生產力的一年》中,作者實驗了各種生產力方法,其中也有提到咖啡。
該作者有個很值得參考的做法,因為喝咖啡作息如果固定,那麼身體對咖啡因的反應會有效果遞減的現象。所以除了在適當時機喝咖啡外,也可以常常改變自己的咖啡習慣,不是每天什麼時候一定要喝,而是有特別活動最需要之前找個適當時機喝
你愛喝咖啡嗎?有沒有想過喝咖啡除了是一種生活享受,有沒有可能也真的成為生活效能的輔助之一呢?
或許可以搭配「Coffee Kick Calculator」這個計算公式,加上一些相關知識,以及更重要的,自己真實的測試與實驗,找到自己喝咖啡提振精神的最佳時機。

但是別忘了,睡個好覺,才是完全恢復精神的最佳方法。

這個計算工具來自一個很趣的網站,你可以在上面找到更多人生問題的計算公式,當然,只是參考:「351個人生問題計算機 Omni Calculator 工作與生活的解答算式」。

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讓其他人用 Google 表單預約我的 Google 日曆時段,實測教學

最近在幫小朋友預約一個親子活動,這個活動每一場人數都有限制(而且不多),但有很多個活動時段可以選。我看到對方利用一個網頁報名表,讓想報名的人可以直接選擇還有名額的時段,而且當下報名成功後,我的行事曆上也立即自動出現該場活動的通知。

感覺這是一個很輕鬆的方法,整個流程自動化,如果我是活動主辦者、場地提供者、時段擁有者,也會想要用這樣的方式,一次滿足下列需求:

  • 一次列出多個可以挑選的時段,讓對方直接選擇。
  • 選好後,雙方的行事曆上自動都有內容。
  • 名額滿的時段,不會出現在選單上。
有沒有辦法在我熟悉的工具上做到呢?於是我就研究了 Google 表單Google 日曆上可以實踐的方法。
利用一個叫做「 Booking Calendar 」的外掛,可以讓其他人用 Google 表單主動預約我設定好的 Google 日曆時段,並且某個時段額滿後就不會出現在選單,預約成功後則雙方日曆上都會自動出現。
我延伸想到下面這樣的應用:
讓公司的團隊用 Google 表單預約 Google 日曆上的可用會議室。
讓公司的員工用 Google 表單預約 Google 日曆上還可以參加的團體輔導活動。
讓學生用 Google 表單預約 Google 日曆上老師可以訪談輔導的時段。
讓客戶用 Google 表單預約 Google 日曆上可以拜訪公司的時段。
如何做到呢?下面我就來分享自己測試的方法。
第一步,我先在 Google 日曆上建立一個新的日曆,並在上面設定好我要給他人預約的時間。例如:
  • 接下來會議室可用時間。
  • 接下來活動舉辦的時段。
  • 可以接受輔導的時段。
  • 可以預約開會、訪談的時間。

第二步,來到 Google 表單,設計一個報名問卷。其他問題要怎麼設計都可以,但一定要有兩個問題。

第一個問題是詢問對方的電子郵件地址。

第二個問題是要預約哪一個課程(時段、場地),並且這邊要用[下拉式選單]的題型。但是不用輸入答案,只要先把問題名稱、題型設計好即可。

第三步開始要安裝外掛。

打開 Google 表單右上方的[…]選單,選擇[外掛程式]。

找到「 Booking Calendar 」這個外掛程式,並連結。

回到 Google 表單,打開右上方的已安裝外掛程式清單,選擇「 Booking Calendar 」。

接著,右下方會打開「 Booking Calendar 」的設定介面。讓我們一步步來設定。

首先第一個頁面,在[ Select the Calendar ]選擇剛剛自訂好課程、活動、場地等時段的 Google 日曆。

在[ Sync the events into a drop-down ],選擇 Google 表單中剛剛那個「要預約哪個課程」的問題。

在[ Add attendee using the email address ],選擇 Googlel 表單裡剛剛填寫電子郵件的問題。

然後按下[ Next ]到下一頁。

第二頁是設定:當 Google 日曆上的課程活動,自動匯入到 Google 表單的問題後,要顯示什麼樣的格式(活動名稱、日期、時間)。

第三頁,則是依序要設定

  1. 一次要顯示 Google 日曆上多少個最近的活動。
  2. 當某個活動超過多少個報名名額後,就不要顯示。
  3. 多久之內的活動不要顯示(例如一天內就要開始的活動不顯示)。

設定完成,按下[ Save ],就會看到左邊 Google 表單的題目下,載入 Google 日曆上符合條件的活動囉!

把這個問卷分享給需要預約時段的人填寫,就可以在選單裡,選擇還有名額的時段。

而填表者預約好時段後,雙方(主辦人、預約者)的 Google 日曆上都會看到像是下圖的行程,可以看到哪些人預約了這個時段,以及這個活動的詳細資料。

小結:

「 Booking Calendar 」這個外掛的優點,就是讓他人透過 Google 表單,就能直接預約我在 Google 日曆上設定好的時段。我不用把對方加入我的 Google 日曆,但預約成功後雙方的 Google 日曆上都會出現行程,還能設定額滿截止。
G Suite 企業版也有在 Google 日曆上設定類似的預約行程功能,但每個行程要單獨分享預約網頁,反而無法像「 Booking Calendar 」這樣,直接在 Google 表單列出很多個可選行程。

不過「 Booking Calendar 」免費使用下,「每一天」只有接受 10 個預約的額度,如果要超出這個數量,需要付費取得永久增加的每一天額度,

另外在實際測試中,會有一點點時間同步的落差,例如某個行程滿了,第一時間選單可能還是有出現(大概幾十秒鐘到一分鐘內的落差),可能不適合會大量湧入的報名。
有興趣、有需要的朋友,可以測試看看。

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用 Notion 把筆記整理成像 Google 日曆、 Trello 看板與 Airtable 表格

前陣子撰寫的:「從零開始用 Notion 快速打造一個美觀又專業的旅行計畫筆記」,獲得不少迴響, Notion 是一個結合筆記、知識庫、專案管理的整理工具,最大特色是可以打造出多變化的版面。而正是前一篇文章中的讀者留言討論,提供給我撰寫這篇延伸教學的想法。

我常常收到類似的問題:

  • 一則一則的任務筆記,可不可以用類似 Google 行事曆的方式,瀏覽每個任務的執行時間?
  • 一則一則的任務筆記,能夠同時利用類似 Trello 的專案看板,瀏覽任務的狀況嗎?
Notion 的使用方法之一,除了可以為任務建立一個一個獨立頁面(Page),並且這些頁面可以連結到[行事曆的版面]排出時間,連結到[專案看板]排出流程,或是連結到[表格工具]去註記每個任務的資料細節。
這就是這篇文章想試試看的方法:用 Notion 把筆記整理成像 Google 日曆、 Trello 看板與 Airtable 表格。
提供我製作的案例範本給大家參考:「電腦玩物的任務管理」。
首先,我可以用一則一則的筆記,建立起每個任務的資料、企劃、待辦清單。

當任務需要根據行事曆查看時,我可以利用 Notion 行事曆的版面,把任務連結插入到需要的日期上。

當任務需要用看板、表格等流程查看時,也可以如法炮製。

這樣一來,在筆記中可以整理任務資料,而在行事曆中排程,在看板中管理進度,在表格中註記資料,就能一次都在 Notion 中完成整理。

下面,就來分享如何操作的方法。

把 Notion 筆記整理成日曆、看板、表格的操作流程教學:

對於「 Notion 」更完整的入門教學,請大家可以參考「Notion 把文件、任務、知識庫「無縫重組」的全新專案整理工具」一文。
第一步,在「 Notion 」中利用新增[ Page ],建立專案主頁面,接著在主頁面下,繼續利用[ Page ]新增下一層的子任務。還可以在子任務頁面下繼續新增需要的資料 Page 。
可以逐層大綱建立起專案、任務、資料的分層結構。
這就像一個筆記資料庫一樣。

第二步,如果想要用行事曆來排程這些任務頁面,這時候可以這樣做。

在專案的主頁面上,新增[ Calendar – inline ]的插入內容,這可以在版面上插入一個行事曆。

插入行事曆樣板後,就可以在上面新增事件,就像真的行事曆一樣。

於是在行事曆上選擇新增一個事件,在輸入事件名稱時,先輸入[@],然後輸入之前任務頁面(Page)的部分關鍵字。

這時候會自動找到相關的頁面,就可以把該頁面(Page)連結到這個行事曆事件上。

最後可以製作出如下圖的行事曆事件,標題直接連結到之前某個任務頁面(Page)。

而行事曆事件中,可以插入時間、提醒、負責人員,或是專屬這個行程的待辦清單等等內容。

第三步,如果還想用表格的方式來整理大量的任務筆記頁面(Page)。

這時候可以新增[ Table – inline ]的版面,在表格欄位中,同樣可以利用[@頁面名稱]的方式,插入任何一個任務頁面的超連結。

而 Notion 上的表格有點類似 Airtable ,每個欄位可以設定特殊的屬性,例如指派人員、插入連結、插入檔案、製作選單等等。

這樣就可以利用表格,為專案裡的任務整理出一份快速瀏覽的資料清單。

第四步,若是想用類似 Trello 看板的方式整理任務頁面,也可以做得到。

新增[ Board – inline ]的版面,在看板插入卡片時,一樣可以利用[@頁面名稱]當做標題,就能連結到相關的任務筆記。

而打開看板上的卡片,除了標題可以設定連結到任務筆記外,也可以在卡片中像 Trello 一樣添加各種資料。

小結:

事實上, Notion 的 Board 功能和 Trello 頗為接近,所以甚至提供了直接匯入 Trello 整個看板內容的功能。

想試試看的朋友可以到 Notion 左方的[ Import ]。

選擇匯入 Trello 中的某個看板,這個看板的內容就會在 Notion 中以 Board 看板的方式呈現囉!

以上,是我針對之前讀者留言提問的簡單嘗試,讓 Notion 中的任務筆記,可以用類似 Google 日曆、 Trello 看板、 AirTable 表格的方式呈現與管理。
如果你有發現更好的利用方式,也歡迎你不吝提供分享
或者,你可以參考看看我製作的 Notion 範本:「電腦玩物的任務管理」。

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Google 助理中文版 iOS App 台灣開放下載,和 Google 應用連動

「 Google 助理」繁體中文版之前在 Android 5.0 以上手機陸續推出,而現在也在台灣開放 iOS App 下載了。使用 iPhone 的朋友,可以用台灣帳號開啟 App Store ,並下載「 Google 助理」的 App 。

「 Google 助理」 iOS App 中,可以用語音查詢天氣、附近餐廳、景點歷史、翻譯某種語言、詢問明日的行程等等問題,確實能支援中文問答互動。

另外「 Google 助理 」iOS App 最大的特點,在於和 Google 服務直接連動,例如:

  • 語音命令新增行程,行程將會新增到 Google 日曆。詢問行程,回答的是 Google 日曆上的行程。
  • 語音命令顯示我在日本拍的照片,顯示的是 Google 相簿中的照片。
  • 語音詢問地點或導航,顯示的是 Google 地圖結果。
  • 語音詢問問題,以 Google 搜尋知識圖譜回答結果。
這是和 iOS 上的 Siri 最大的不同,如果你本身希望行程跟 Google 日曆連動、照片查詢 Google 相簿、導航與地點搜尋用 Google 地圖,或是更喜歡 Google 搜尋上的知識圖譜回答。那麼確實可以考慮使用 Google 助理 App 。

例如下圖,用中文語音添加行程,最後行程會加入 Google 日曆
或是請 Google 助理顯示我在日本拍的照片,就會顯示來自我的 Google 相簿的內容。

如果詢問一些知識問題,那麼 Google 註理會顯示來自 Google 知識圖譜的結果。

如果詢問附近餐廳、景點推薦,也會以 Google 地圖的結果進行顯示。

對部分用戶來說,或許更習慣上面這些需求,直接與 Google 日曆、相簿、搜尋結果與地圖結果連動。

不過在與 Google 應用連動的過程中, Google 助理 iOS App 目前還是有幾個明顯問題

例如目前還不能用 Google 語音助理設定鬧鐘。

以及雖然回答時顯示了 Google 地圖結果,但按下導航後,進入 Google 地圖,卻沒有直接開啟導航,還要重新搜尋一遍。

此外,新版 Google 助理 App 有內建所謂的「日常行程」功能,例如說出晚安,可以自動播報明日天氣、明日行程、播放舒眠音樂、設定鬧鐘(但目前 iOS 版無法設定鬧鐘)。

雖然這是一個好功能,但對比目前 iOS 上的「捷徑」可以做到事, Google 助理的日常行程還是相對陽春很多。關於 iOS 上的捷徑應用,可參考我之前的教學:

另外我這段時間在 Android 上測試 Google 助理應用,目前讓我覺得實用的,反而不是語音助理的部分,而是其他相關的智慧鏡頭、畫面掃描、 Android Auto 導航功能:

不過上述三個功能,在 iOS 上還無法對應應用。

還是 Google 助理的語音助理還可以有什麼應用,是我尚未想到的呢?也歡迎各位讀者跟我分享,讓我來實測看看?

「 Google 助理」 iOS App 下載


歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Google 助理中文版 iOS App 台灣開放下載,和 Google 應用連動