當你有上萬筆資料如何快速找到資料? Evernote 四個整理技巧

常常有讀者問我類似問題:「當 Evernote 資料庫龐大的時候,如何能夠確保自己可以”想起” / “找到” 之前建立過的相關資料?」

無論是否使用 Evernote ,如果你的資料量很大時,要找到資料都會變成一件麻煩事。即使 Evernote 有強大的「搜尋功能」,但有時好像搜尋結果中也無法輕易看到你真正需要的資料,或是搜尋了老半天依然找不出自己需要的筆記嗎?

如果你的筆記量是幾百則,可能這個問題還不是那麼明顯。

但是像我的 Evernote 中筆記數量來到 12000 則以上,每次搜尋關鍵字,常常都會一下子找到幾百則相關筆記時,我是如何解決這樣的問題呢?

今天這篇文章,就以 Evernote 為例,跟大家分享 4 個整理技巧,如何幫助我即使有上萬筆資料,還是能快速找到我需要的筆記?

這個主題我寫過一篇心法:「你如何記得寫過什麼文章?我建立大腦輔助搜尋系統」,這篇文章則來分享具體的技巧。

一,如何更好找?減少零碎、重複與多版本筆記

首先,假如你在執行一個任務 A ,過程中收到了幾個不同的文件檔案,開了幾次會議,有幾封郵件的討論,你自己也上網搜尋了一些參考資料,這時候,你會怎麼整理這些資料?

是每一個零碎資料,都變成一則新的 Evernote 筆記嗎?那這樣一個任務做下來,有可能會產生十幾則到數十則的筆記資料,筆記很多但都是片段,而且這些資料不一定都有正確關鍵字,還有可能版本重複、衝突。

在這樣的情況下,想要快速找到某個資料,很難用大腦記得應該使用什麼關鍵字,更記不得被放在什麼地方,搜尋出來也會顯得很混亂。

所以第一步我會這樣做:一個任務盡量只用一則筆記來管理,就這麼簡單的原則。

這則筆記用任務名稱來命名,例如「 A 專案的封面」、「 B 專案的行銷活動」,跟這個任務有關的資料碎片,盡量不要開另外一則筆記,而是直接整合在這則筆記中,例如插入文件檔案、複製郵件內容。如果真的要另外一則資料筆記管理大量資料,也要把該則資料筆記用「記事連結」連結到這則任務筆記中。

意思就是,在「這則唯一的任務筆記」中,我可以一次找到所有任務相關的資料。

這樣一來,我的搜尋就變得很明確,我要找某一個資料時,不是去搜尋片段的資料,而是找到這個資料相關的「任務」,只要找到那則任務筆記,就能找到最正確的資料。

而我們通常容易記得專案、任務的關鍵字,他們的關鍵字相對固定而準確。

例如我在職場多年,累積了大量的行政文件、檔案、經驗、流程步驟等等資料,而我的管理方式就是「每一個獨立行政任務」只有「一則任務筆記」,所以跟這個行政流程相關的圖文檔案、郵件內容、執行步驟都整合在這則任務筆記中。

於是當我要找什麼資料時,不是上山下海亂找,而是先知道這個資料是哪個任務要用的資料,接著搜尋那個任務名稱,找到任務筆記, 資料就在裡面。

二,如何聚焦去找?例用標籤建立固定的需求關鍵字

前面的步驟是關鍵基本原則,但即使把握一個任務一則筆記的整合原則,我還是在這十幾年的時間裡產生了破萬則的筆記。而且這些筆記來自我的生活、家庭、興趣、不同工作專案、不同的工作需求。

於是往往一個關鍵字,可能找到許多不同需求的資料,反而一下子找不到我當下真正的需求。

所以在第二步,我會利用 Evernote 的「標籤」功能,為每一則任務筆記「定義」「需求關鍵字」

例如「名片盒」(定義包含聯繫資料的任務筆記)、「辦公室行政流程」(定義跟工作行政任務有關的筆記)、「專訪與演講」(定義跟邀請我上課有關的課程任務筆記)、「重要帳戶資料」(定義跟我個人帳號、銀行有關的任務筆記)。

這樣一來,我可以在「專訪與演講」的標籤分類中搜尋「第二大腦」,可以找到以此為主題的課程相關資料,但不會因此找到可能來自電影心得、網路文章、撰寫書籍的其他有此關鍵字的筆記。

利用「標籤」的好處是,一則筆記可以加上多個標籤,這樣可以有更彈性多元的定義。

而比起自己在筆記中下關鍵字會造成的關鍵字不固定問題,利用「固定名稱的標籤」,可以讓搜尋更聚焦準確

三, 如何提升找到的機率?建立相關筆記的連結

有時候的問題在於,不太確定自己到底可以找什麼。因為大腦不一定記得自己做過什麼任務?擁有什麼資料?

這時候可能也無法使用很準確的關鍵字去搜尋,那麼如何在這種情況下進一步提升自己找到需要資料的機率呢?

所以在第三步,我會在處理一個任務時,當下如果有其他相關的筆記,就會順手建立「記事連結」。

當建立起這樣筆記與筆記間的關聯,那麼就可能觸發下面這樣的搜尋情況:例如處理簽合約任務時,連結了金額付款的任務筆記,這樣要找金額付款資料,第一時間因為關鍵字有可能先找到合約任務筆記,但也能快速連結到金額付款的任務。

利用這樣的整理技巧,第一時間沒找到真正的筆記,也會有機率連結到那則相關筆記。

當然,我們不可能做出很完美的記事與記事間的連結,真的要做也太花時間。所以我只是「處理時遇到相關筆記就順手建立連結」,只是順手的一個小動作,但以後就可以提升找到更多相關筆記的機率,而這個機率原本是很低的。

四,如何不用找?在最少數的幾則專案主目錄筆記中使用資料

雖然我的 Evernote 中有上萬則任務、資料筆記,但是如果從「專案」的角度來看,例如某次旅行專案、某本書籍專案、某系列課程專案、某系列部落格文章專案等等,其實可能只有上百個專案而已。

在整理的第四步,我針對每一個專案,都會建立一則「專案目錄管理筆記,這是我從非常多年以前就開始養成的習慣。

我會把這個專案有關的任務、資料筆記,都連結到這個「專案目錄管理筆記」,在目錄筆記中整理出大綱、分類與排程。

例如我研究了非常多種口味的義大利麵食譜,以及各種義大利麵的麵條品牌、醬料品牌等等,每一個都是一則筆記,但是我建立了一則「義大利麵總目錄」的筆記,把這些食譜、麵條、醬料筆記整理好。那麼當我要找其中一則資料時,不是到「義大利麵總目錄」這則筆記索引去找就好了嗎?

我為自己這上百個專案的專案目錄筆記建立「專案」這個標籤,進入這個標籤,搜尋關鍵字,一定可以很快找到資料來源的專案,畢竟只有上百則筆記!而透過專案目錄裡的大綱與連結,就能快速跳到需要的任務資料筆記了。

小結:

當資料庫很龐大,找資料時反而變得很困難,有可能在下面幾個問題:

  • 重複的、片段的資料太多而且分散,就算使用關鍵字搜尋,也很能一次找齊,總是漏東漏西。
  • 大腦不可能記得每一個分類方式,就算分類,等資料增加,資料也可能跑到跟原本不一樣的排序位置。
  • 大腦不可能記得有什麼資料,以及詳細資料名稱。
所以我的幾個解決辦法如下:

  • 以任務為單位,把任務分散的資料全部整合到唯一一則任務筆記。這樣從找到任務筆記出發,就能找到正確的資料。
  • 利用有彈性的標籤來標示出任務筆記的不同類型,讓自己之後可以聚焦某種類型找資料。
  • 順手加上記事連結,讓相關任務之間增加連結的機率,也增加找到相關筆記的機率。
  • 把上萬則筆記,統整成一百多則專案目錄,那麼只要在專案目錄筆記中索引,更容易找到需要的資料。
這也是 Evernote 這類資料庫工具,會比單純檔案總管更好用的地方。提供我的方法給大家參考。

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