Sheetgo 多份記帳表「自動同步彙整」到一張 Google 試算表

在工作上難免會有很多「瑣碎煩人」的事情,這些事情可能是重複、單調的步驟,但不得不做,可是做起來又很花時間,容易讓人疲倦,消磨我們的動力,而且手動去做還很有可能常常出錯,檢查、彌補錯誤又更花時間。

這時候要減少瑣碎煩人事情的方法之一,就是建立更自動化的工作流程。

今天要介紹一個最近簡單研究的工具:「 Sheetgo 」,如果你有很多報表、試算表需要管理,並且常常需要追蹤、統計會整的數據資料,那麼可以利用「 Sheetgo 」來建立一個彙整報表的自動化流程。

簡單舉例來說,假設我喜歡用 Google 表單來設計不同需求的家庭記帳工具,例如旅遊記帳表開車記帳表家庭日常開銷記帳表,三個表單都有各自特別的紀錄項目,也都會持續更新,但也有需要常常彙整管理的項目,那就是:「實際開銷金額」。

如果我需要每週、每月統計這三大記帳表中的開銷,我就可以利用「 Sheetgo 」建立一個自動化的彙整流程。

讓「 Sheetgo 」自動幫我把三張記帳表中我想要統合的資料,直接彙整到一份試算表中,這樣我就省去了那些手動複製、貼上、對比的瑣碎動作,直接查看自動彙整的試算表即可。

免費版的「 Sheetgo 」就能達到上述需求,而付費版的「 Sheetgo 」則可以在辦公室中滿足更多更複雜的資料自動彙整流程。

讓我來介紹一下「 Sheetgo 」最簡單的應用方式,也就是把多張表格資料,自動彙整到一張試算表。

首先,「 Sheetgo 」要用 Google 帳號註冊登入,並授權其讀取 Google 雲端硬碟上的資料。要彙整的報表,可以是 Office 的 Excel ,也可以是 Google 試算表,但是都要先存在 Google 雲端硬碟中。

接著,假設我要把會持續更新的兩張記帳表中的關鍵資料,自動彙整到統一的 Google 試算表,方便追蹤管理。那麼我接下來可以這樣一步一步設定。

在「 Sheetgo 」中我先建立一個自動化工作流程專案:「 Workflows 」,這部分只是建立一個專案名稱,以及設定是否要跟其他人分享即可。

一開始看起來可以設定自動更新資料的頻率,不過那是試用版與付費版的功能,免費版最後需要手動按下[同步]來做更新(但也比自己去多份資料複製表格要快速)。

有了工作流程專案( Workflow )後,可以到[ Connection ]設定要把那些試算表連結彙整。

第一步是在[ Data Source ]設定來源試算表,例如我的例子是要彙整兩張不同項目記帳表的內容,我就在這裡新增這兩張已經在 Google 雲端硬碟的試算表即可。

連結來源試算表時,也要選擇要彙整的是試算表中哪一個分頁的內容。

第二步,就是到[ Data destionation ]中,設定要把多份試算表的資料彙整到哪一個目的地試算表。

可以讓「 Sheetgo 」幫我新建一個試算表,也可以選擇已經在我的 Google 雲端硬碟中的試算表。

做好前面兩步的連結後,基本上「 Sheetgo 」就可以自動把我設定的兩張試算表中的所有資料,彙整到目的地的整合試算表了。

但有時候,我不是想要所有內容都彙整過去,那麼我可以到進階設定的[ Filter by ],設定哪些欄位才要匯出,這樣就可以確保資料的精簡有效。

全部設定完成後,如果是免費版,未來需要手動按下同步,這時候可以到[ Connection ]的連結任務上,按一下任務右方的[同步按鈕]即可。

同步後,來到彙整的試算表,就可以看到前面兩份試算表指定的內容,都已經統整到這份最終的試算表中囉!

「 Sheetgo 」的免費版除了需要手動按下同步按鈕外,其他的彙整工作流程則是可以自動化完成。

免費版能就建立五個連結任務,一個任務一次最多彙整三份試算表。

當然,付費版的「 Sheetgo 」就有更多額度可以使用。

這是一個滿有意思的自動化工具,最近做了一些研究,也分享給大家參考。有興趣的朋友,還可參考:[Google 表單不是只能做問卷, 你沒想到的10個活用案例教學]、[不用再整理春節出遊家庭照片:開啟 Google 相簿「自動」整理]、[Google 試算表自製全自動多國語言翻譯機,範本下載]等文章。


歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Sheetgo 多份記帳表「自動同步彙整」到一張 Google 試算表

发表评论

电子邮件地址不会被公开。 必填项已用*标注