如何整理分類 Google 相簿超過 10 萬張照片?13個整理技巧

最近我上傳到 Google 相簿的照片量已經超過了 11 萬張。雖然儲存了這麼龐大的照片量,但是在平常的使用管理上,還是讓我覺得是一個輕鬆有效的照片整理系統。

我平常利用照片的需求如下:

  • 和家人、朋友一起看一些重要回憶相片。
  • 常常關注孩子成長的每個階段紀錄。
  • 調閱工作上需要的活動照片。
  • 搜尋簡報或文章需要的素材照片。
  • 幫家人找出需要的某個地點、某個人的照片(因為他們發現我找照片就是比較快)。
以前是大量的旅遊照片,這幾年則是以飛快速度增加的小孩照片。但一路走來,我還是最習慣 Google 相簿所帶來的整理方法。
但也有些朋友跟我提過,不知道 Google 相簿應該怎麼整理?(其實,或許不整理,讓 Google 自動整理才是最佳做法),這篇文章,我就來分享一下自己平常在整理分類 Google 相簿上會用到的 13 個技巧。
你可以針對你的需要,參考你需要的方法。

1. 相簿分類手動與自動:

基本的照片整理,應該就是照片分類。其實 Google 相簿最核心的邏輯是不一定需要分類,但如果有特殊需要時,我們一樣可以進行分類整理。

Google 相簿的分類特性是,一張照片可以分類到多個相簿中,更加有彈性。

Google 相簿會自動根據我的行程,推薦我某次旅行、某個活動的相簿分類,這時候 Google 還會自動挑選出這次行程的精選照片(例如拍了1000張,挑出300張),我只要允許這個建議,一個行程相簿分類就自動產生了。
當然如果要手動建立相簿分類也沒問題。

想深入了解這部分技巧的朋友,推薦參考後面這篇文章,從上傳設定、自動整理到手動整理都有介紹:「不用再整理春節出遊家庭照片:開啟 Google 相簿「自動」整理」。

2. 用相簿寫旅行遊記:

另外把照片分類到相簿後,可以:

  • 自由調整照片順序
  • 插入文字筆記
  • 插入地圖

利用上述功能,可以把一個旅遊相簿整理成一篇以照片為主軸的遊記。

針對特殊的旅行回憶,我就會這樣整理。相關教學可參考:「相簿變真正旅遊日記! Google 相簿推出寫遊記功能 」。

3. 共用相簿合作上傳:

分類相簿後,還能利用共享相簿的功能,開啟協同合作,就能讓合作者在這個相簿裡一起上傳照片。

有些家人好友一起去的旅行,想收集與互通彼此拍的旅遊照片,我就會利用這個整理技巧。

而且除了一起上傳照片外,還可以彼此在照片下留言聊天。進一步教學可參考:「Google 相簿真正多人共用相簿推出!殺手級功能教學」。

4. 自動化的人物相簿:

Google相簿還有一個自動化的人物相簿整理功能,指定某個人或寵物的臉孔,所有這個人或寵物的照片都會自動加入這個相簿,省去我手動分類的時間。

我利用這個整理技巧,建立小孩的成長相簿,拍到小孩的照片就會自動加入相簿中。我就算要手動整理(例如加上文字說明或地圖),也節省很多時間。

並且共享相簿的家人也會即時看到小孩的最新照片。進一步教學可參考:「Google 即時相簿自動新增共享孩子與家人照片,功能需知教學」。

如果想參考我如何建立孩子的成長相簿,則可以參考:「替代時光小屋,如何用 Google 相簿建立孩子的成長日記教學」。

5. 和家人自動互通照片有無:

我和老婆有一個很明確的互通照片需求,我們出去玩時會幫對方拍照片,也會各自拍孩子的照片,我們想要互通這樣的照片。

這時 Google 相簿有一個整理技巧,可以指定一個對象(通常是家人),然後把自己拍到的指定人物照片直接傳送到對象的 Google 相簿裡面。

這樣一來,老婆拍到我的照片、孩子的照片,都會自動傳入我的 Google 相簿,這又節省了很多整理互傳的時間。

這個整理技巧的設定,可以參考:「Google 相簿智慧型共享相片庫推出!自動分享孩子照片給老婆」

6. 讓單眼相機照片自動加上地點:

對我來說最好的整理,應該是以後搜尋想要的照片,都能快速找到。

而常常使用的搜尋關鍵字,就是拍照地點,這是義大利的照片?這是烏來的照片?這是金閣寺的照片?

這時候,可以利用 Google 相簿的兩個自動化功能,幫沒有地點定位的單眼相機、數位相機照片加上地點。

  • 一個是照片中拍到世界知名景物,被辨識出來,於是 Google 自動把照片定位到該地點。
  • 一個是開啟 Google 地圖的定位紀錄,讓 Google 相簿可以透過拍攝時間來幫照片加上拍攝地點。

兩個功能都是自動化,只要開啟,以後整理與找到照片會節省很多時間。

這個加上地點的自動化功能,可以參考:「把相機照片加上 GPS 定位座標:懶人專用的自動化教學」。

7. 批量修改照片的錯誤地點:

如果發現照片的地點資訊有誤,或是因為某些原因,照片沒有被加上地點定位。這時候, Google 相簿也可以一次把大量照片加上某次旅行的特定地點定位(例如東京市)。

這個整理技巧,就如同前面所說,幫助我以後利用地點來找到相關照片。操作方式可參考:「Google 相簿現在可手動插入照片地點!整理旅行照片更簡單」。

8. 批量修改照片的錯誤時間:

我們會依據時間軸來瀏覽照片,也可能透過搜尋時間來找到相關照片。這時候如果照片時間有誤就很麻煩。

但是像出國旅行拍照時有可能時區沒設定好,像是 LINE 同步過來的照片時間會被修改,或是自己轉拍老照片後時間也不正確。

這時候,都可以利用「出國相機忘記調時區? Google 一鍵修正所有照片時間」來一次完成大量照片的時間修改。

對整理老照片有興趣的朋友則可以參考:「用 Google 相簿整理老照片教學:翻拍、時間地點、人臉辨識」。

9. 自動備份 LINE 等 App 的照片:

Google 相簿不只可以自動備份電腦、手機內拍的照片,如果是從 LINE 等 App 傳過來的照片,也可以自動備份。

這部分的設定教學可以參考:「用 Google 相簿備份手機其他 App 照片:LINE Instagram 通用」。

10. 如何封存文件類照片:

有時候我們拍了一些紙張、資料照片,以後要查找,但又不想和其他風景人物照片混在一起,這時候可以放入封存。

一方面不用干擾相簿,另一方面也算是一個特殊資料夾可以快速找。

把 Google 相簿中的照片放入封存的技巧可參考:「Google 相簿新增「相片封存」,讓相片牆更整齊、私密、好看」。

11. 如何釋出手機空間:

除了整理 Google 相簿裡的照片外,其實 Google 相簿也是最好的手機照片整理工具。

因為只要照片已經上傳 Google 相簿,就可以把手機內的照片刪除,空出手機空間。

不過,要記得用正確的方式刪除喔!以免誤刪 Google 雲端的照片,刪除方法可看:「空間有限,生活無限: Google 相簿一鍵釋出手機空間」。

12. 如何空出雲端硬碟空間:

Google 相簿在高畫質上傳時,提供用戶免費無限的雲端空間。

但有時候有些照片用原始尺寸上傳,就會占用到 Google 雲端空間容量。這時候,你想要繼續使用免費空間的話,可以把原本用原始尺寸的照片自動轉成高畫質,一鍵就可以完成。

如果你確定要這麼做的話,可參考這篇教學:「最期待功能!Google 相簿一鍵釋放你的雲端硬碟空間」。

13. 如何下載照片備份到硬碟:

Google 相簿照片都儲存在雲端,這時候反過來,有時候你希望照片在自己的單機硬碟留一份備份。

那麼這時候你可以到 Google 帳號的資料下載功能處,把相片打包備份:「應該這樣備份更快! Google Takeout 最佳下載方法教學」。

以上就是我平常整理 Google 相簿時,會用到的幾個整理技巧與功能,提供大家參考。

有興趣的朋友還可延伸閱讀:[善用科技並不寂寞,除了 LINE 還能與家人共用的數位溫情應用]、[Google 相簿在我真實生活最常被利用的 13 個高效率案例教學]、[建立 Google 家庭群組:和家人一起規劃旅行、共享相簿與採買清單],以及[全家沖印、 7-11 列印照片誰好用?立可得與 ibon教學+比較表]等文章。

歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:如何整理分類 Google 相簿超過 10 萬張照片?13個整理技巧

Google 文件電腦端離線編輯功能新版登場,可以指定離線文件

Google 文件、簡報、試算表雖然是線上文書工具,但多年前開始就已經推出「可離線編輯」的功能。

好幾年前開始,在手機 App 上可指定文件離線編輯,在電腦端的網頁中結合 Google Chrome 也可以讓最近文件離線暫存:

這個離線編輯功能,我自己還真的常常會用到。最常出現的情境是搭高鐵、飛機時,即使一時之間沒有網路,都還可以繼續修改等等要用的 Google 簡報,或是用 Google 文件撰寫新書文稿。
而最近, Google 雲端硬碟網頁端針對這個行之有年的離線編輯功能,推出了一些小更新,其中有個關鍵功能:「可以指定文件離線存取」。這讓用筆電移動工作的朋友,可以確保最重要的文件隨時可在離線處理的狀態。
在 Google Drive 網頁端新版的離線功能中,可以在 Google 文件、簡報、試算表等雲端文書檔案上,直接點擊右鍵,選擇[可離線存取]。

這樣一來在電腦端,就可以像之前手機 App 一樣,指定某份重要文件,預先在 Google Chrome 瀏覽器中離線存取。

到時候即使沒有網路,都可以繼續打開這份文件瀏覽、編輯、註解。

新版離線功能還會在網頁右上方出現一個[離線預覽]按鈕,可以讓你查看目前有哪些檔案已經有離線暫存。

如果沒有看到這個更新,那麼你可能需要「重新啟動一次」離線設定。

用 Google Chrome 打開 Google 雲端硬碟網頁版,勾選[離線設定](如果之前已經勾選,就重新關閉再開啟一次),應該就可以看到更新。

開啟這個離線設定後,除了前面說的手動指定離線外, Google Drive 也會自動判斷最近我開啟、使用過的文件,自動將其離線暫存。

而要啟動這個功能,也會引導你去安裝一個擴充套件「 Google 文件離線版」。

如果你使用 Google 雲端硬碟,並且會使用線上 Google 文件、簡報、試算表,那麼值得利用這個離線功能,來管理那些需要隨時使用的重要文件。

  • 開啟後,讓 Google Drive 自動離線暫存最近使用過的文件。
  • 手動指定重要文件、簡報、試算表可以離線存取。

歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Google 文件電腦端離線編輯功能新版登場,可以指定離線文件

工作愈忙愈需要清單工作法,把塊狀任務變成分點行動

我這裡說的清單工作方法,不是單純把任務列在清單上,那是塊狀工作。而是先把任務分點拆解,讓任務不需要一次做好,而可以逐步分點完成。(可延伸參考:兩步驟改寫待辦清單,提升時間利用量、任務達成數

什麼是塊狀工作?想要一口氣完成任務,需要一次有兩三個小時以上空檔。

什麼是分點行動?把塊狀工作切塊、分點,變成可以一步一步完成,每一個可能是30分鐘以內的時間(當然,沒有很嚴格的時間定義)。舉例像是寫一篇文章這個塊狀任務,可能變成下面的分點行動:

  • 確定標題
  • 寫出使用者問題
  • 開場案例
  • 參考精實管理新書
  • 定義塊狀工作
  • 設定方法大綱
  • 方法一草稿
  • 方法二草稿
  • 方法三草稿
  • 寫出結論
  • 完成全文

不是塊狀的工作比較不好,但能夠塊狀工作是福氣,可以分點工作是技術。

能夠獲得塊狀時間,當然值得充分利用。但更應該擁有可以分點工作的技術,讓目標逐步的推進,更加充分利用時間。(可參考:如何在忙碌職場深度工作?反思對深度工作力的 4 個實踐技巧

塊狀工作是很直覺的工作方法,我們都覺得集中、專注工作比較好,也在某些時候確實很有效率。

例如很多行政瑣事,可以集中一次打開系統作業,節省切換時間,避免混亂遺漏,讓自己保持最高專注來提升效率與品質。

但上述做法其實也是一種分點工作。

把每個任務中各自幾個跟行政流程有關的點,集中在某一次完成。先有分點工作,才能知道其中哪些點可以在哪些最佳時間最有效率的一次完成。

我們覺得塊狀工作比較不會混亂,往往是我們沒有建立足以應付分點工作的拆解清單。

所以做到一半的事情感覺下次要花很多時間再準備,或是沒辦法中途交付給下一個進度負責人先開始工作。

因為一半是很模糊的概念,到底45%和55%的差別是什麼呢?但如果是分點工作,我們就會說現在完成10個行動中的5個行動,還有哪5個行動沒做。

這樣無論自己中途暫停、接續工作,還是交接工作,也不會那麼混亂。(可參考:為什麼例行工作還是常犯錯?不是依靠認真、反省、細心就好

我們可能覺得塊狀工作比較不用一直切換,切換很花時間,那是因為我們沒有真正有效率整理資料,導致資料散落在很多不同地方。所以每次工作要花很多時間在工具、資料的切換上。

我們覺得要一直在不同地方找資料,但如果資料本來就在同一個地方呢?

我們覺得要一直切換工具,但如果本來就只有一個工具呢?或是工具之間本來就可以連動呢?

如果像我一樣本來一個任務的資料都統整在 Evernote 一則任務筆記,那麼就帶給自己就算分點工作也不會浪費切換時間的優勢。

而且現實中難以獲得塊狀時間,分點時間更有彈性且能應付意外。

如果我的塊狀任務是需要三個小時,其中半個小時是需要進入大任務狀況的時間。那很容易這樣的任務就會被拖延。因為我常常找不到三個小時的塊狀空檔,或是進入狀況後時間差不多就快用完了。

如果我可以切割成五個分點行動,代表我可以利用五個零散的半個小時推進任務。並省下那個進入狀況的時間。

因為我之所以無法快速進入狀況,往往是接下來的任務太大,愈大愈模糊的任務,就需要更多進入狀況的時間。反而因為分點工作,每一點都是簡單、具體的行動,不需要花費額外的進入或找回狀況時間。

或者可以縮點進入狀況需要的時間,例如上述寫文章任務最一個點的行動,需要收尾寫完全文,這時候確實需要多一點的專注,但因為前面的準備行動已經一一完成,最後也可以在40分鐘完成,只需要10分鐘進入狀況。

於是我就獲得兩個好處:

  • 可以利用零散分段時間提前完成,相對不拖延。
  • 需要的進入狀態時間更少,總體時間也可能更少。

另外我們規劃的塊狀時間,會不會中間其實有很多浪費?

提早 30 分鐘完成時間表上某一個任務,很容易就浪費剩下的時間。因為覺得剩下一點時間不知道能做什麼,每個任務都還需要另外的塊狀時間,於是乾脆把時間打發掉。

前一個任務超過時間,下一個塊狀任務無法完成,因為不夠三個小時,結果甚至直接放棄去做。

塊狀時間本身也有浪費的可能。例如規劃一個小時前往辦事情,其實真正花在辦事情的只有10分鐘,其他是來回車程。但這一個小時真的只能辦那件事情嗎?還是可以利用車程完成兩個20分鐘可以解決的分點行動?

塊狀工作還容易讓事情卡關。

針對工作上的行政、事務流程,如果都要等 A 全部做完,才交給 B 來做,這時候:

  • B 很容易要等待 A 拖延的時間,於是卡住進度的時間愈拖愈長。
  • A 做完、B 做完,交給 C 時,才發現跟設想不一樣,但這時候拖延的時間已經花費,又要再多出更多時間才能完成修補。
  • 分點行動,可以讓 A、B、C 之間有更多可以同步進行,穿插分點進行的可能,也讓進度與成果更好確認。

再次強調,不是說塊狀任務或塊狀時間的安排方式一定不好,如果能擁有這樣的專注時間當然很棒。

但回歸現實,若是這樣的塊狀時間是自己不可控的,那麼空檔時間則是我們可控的部分,如果有分點工作的技術,那麼就可以在現實情況下,也讓重要專案與任務逐步推進。

最近我在製作江守智老師的新書《豐田精實管理的翻轉獲利秘密:不浪費就是提升生產力》,裡面關於「一個流」的作業流程,以及避免「批量工作」的反思,印證在我自己的工作流程、時間管理方法中,確實發現這是可以利用同樣時間完成更多事情的有效方法。


有興趣的朋友還可參考我的工作愈忙系列文章:

歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:工作愈忙愈需要清單工作法,把塊狀任務變成分點行動

Chrome 74 內建深色暗黑模式在 Windows 強制開啟教學

近年系統與軟體的趨勢,是喜歡加入「暗黑模式」的功能。例如 Evernote 有了深色版:Evernote 推出了深色模式筆記介面,手機 App 上可立即切換。 YouTube 多年前也推出了黑色劇院模式。

而網頁瀏覽器上,更有像是後面這樣的外掛,把網站都改成黑底深色介面:「Dark Reader 所有網頁轉成深黑夜讀模式,效果極佳」。

近期 Google 也常常被提到其 Google Chrome 瀏覽器在測試「深色(暗黑)模式」。而今天更新的 Google Chrome 74 版本瀏覽器,讓這個深色模式可以在 Windows 系統上開啟了。

雖然說暗黑模式已經內建,但目前 Google Chrome 本身尚未具備直接切換深色、淺色模式的選項,也還無法利用 Winodows 10 的淺色、深色佈景主題做切換。

所以目前的開啟方法如下,設定一次,之後就能每次都強制開啟 Google Chrome 的暗黑模式。

如果你有將 Google Chrome 的啟動捷徑釘選在 Windows 工作列,在捷徑上點右鍵,然後繼續在選單中的「 Google Chrome 」捷徑上點一次右鍵,於第二層選單選擇[內容]。

打開內容編輯視窗,在[目標]欄位原本內容的最後:

  • 空一格後輸入
  • –force-dark-mode

如下圖所示。

最後按下儲存。

接著下次從 Windows 工作列上直接點擊 Google Chrome 捷徑啟動,瀏覽器就會開啟深色暗黑模式囉!

一個小技巧,想讓自己的 Chrome 換個顏色的朋友,可以試試看。

或是延伸參考 Chrome 相關技巧:[Google Chrome 2016 你還需要知道的 10 條隱藏技巧]、[Chrome 開始內建自動記憶體管理!你最想打開的功能]、[15 款生產力擴充套件改造 Google Chrome 變成辦公室工作平台]。


歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Chrome 74 內建深色暗黑模式在 Windows 強制開啟教學

需要意志力來實踐 Evernote 子彈時間管理系統嗎?剛好相反

不是依靠意志力讓我們去實踐一種管理系統,而應該是系統幫助我們更有意志力。

在新書《大腦減壓的子彈筆記術:用 Evernote 打造快狠準任務整理系統》推出後,因為我舉辦了「回寄心得與提問,抽出與 Esor 免費一對一顧問對談」的活動(到 4/28 禮拜天截止),目前為止累積了許多提問郵件。

加上至今每個月都持續開設的實體課程:「 Evernote 子彈筆記術」(目前有 5、 6 月場次可以報名),課程中也累積了許多提問。後續我也準備一一撰寫成文章跟大家分享。

其中有一個問題常常出現:「要為自己打造一個快狠準的 Evernote 子彈筆記系統,是不是要很刻意的強迫自己去執行,要依靠很強大的意志力?」 

剛好前幾天一封讀者的新書回饋與提問中,這位讀者很完整的提出了上述的類似問題,在寫信回答給他之後,我也決定將我的回答分享在文章中,給其他想要實踐 Evernote 子彈時間管理系統,或是任何時間管理系統的朋友參考。

一,讀者提問:「我認為 Evernote 的系統需要靠人的意志力去「主動」使用才會真正發揮效用,舉例來說,我必須在每個有空檔的時間,都要去按下建立的情境標籤篩選器開始執行任務。」

任何時間管理系統,或是任何工作流程,都需要意志力。不過,意志力是行動之後產生的累積成果,而非一開始就要依靠意志力啟動。
可不可以讓系統的設定是符合人性的呢?對我來說這個時間管理系統的用意應該是「輔助」我們更有意志力。所以我的起心動念,並非是強制自己:「在每個有空檔的時間,都要去按下建立的篩選器開始執行任務。」
反而我是這樣的想法:原本許多的空檔時間,我可能很容易就浪費掉,例如工作壓力大時的空檔跑去看看新聞打發時間,生活中的空檔看看電視就浪費掉了(為何休息後更焦慮更沒動力?可能我只是在打發時間)。但這時候,在 Evernote 子彈時間管理系統中,我會針對這些「有問題」的空檔,設計出一些符合自己個性的情境標籤提醒,例如「思考想解決的問題」、「測試感興趣的工具」、「研究園藝」、「研究沖泡咖啡」、「想和老婆一起看的電視電影」、「 想要玩的遊戲」。
現在有了這些情境標籤(用情境而非時間排任務,我的情境排程技巧分享),我可以在遇到空檔時,知道自己有一個系統可以支援我做出選擇。於是剛剛開始的時候,我偶爾記得就會點開適合的情境標籤來看一下,慢慢去了解在這些空檔情境有更好的行動選擇,例如在和老婆的兩人時間中與其各自玩手機,不如好好一起看一部想看的電影。
有了一個這樣預先設定好的選擇系統,就增加去做出這些選擇的可能機率。能夠提升這樣的機率,就會進入一個正向循環,以後就更想要在空檔體驗這樣完成有價值任務的感覺。

所以其實流程是「反過來」。

不是一開始要用意志力去強迫自己「都要去按下某個情境,並徹底執行任務」。而是反過來,一開始只是一個支援系統,讓這個選擇系統先在那邊,於是偶爾我就會啟動他,漸漸的更想去啟動,最後成為習慣。
養成習慣就是一個人的自動化系統,不再單靠意志力去做。前提就是逐漸習慣,讓系統只是支援,才不會一開始就進入拒絕與反抗的狀態。

二,讀者提問:「然而人是感性的動物,如果當自己心情不好的時候,對於這些「主動的習慣」應該如何調適自己,讓自己能夠順暢去執行任務?」

或者試著反過來思考,何不設計一個心情不好可以提醒自己去做的情境與時間管理系統?
我的 Evernote 子彈時間管理系統有一個核心的方法論,就是「先做出選擇,才能做出更好的選擇」。
人是感性的動物,一定會有心情不好的時候,那麼有沒有可能我們在心情好的時候,先把系統建立起來,先把心情不好時可以輔助提醒的選擇設定好,這樣當心情起伏之際,我們依然可以依靠系統的幫忙,走在相對正確的道路上呢?
而這正是擁有一個支援系統的好處。
同樣的,不是逼自己去做完全不想做的事情。問題在於心情不好時,大腦處在一片混亂的狀態,這時候或許不是無法做事情,而是無法做出判斷。
所以如果能夠有一套預先選擇好的流程,例如每週子彈行動清單、各種情境的任務選擇(或許也能包含心情不好的情境)。那麼即使大腦一片空白、心情很混亂時,這個系統會像是一個幫助者一樣,提醒我們這時候還可以做出哪些選擇:或許是工作上簡單的一小步行動慢慢推進,或許去寫一篇自己很想寫的文章,或許讀讀最近很有啟發的一本書。
不是在心情不好時還要逼自己去做那些最困難的任務。
而是讓心情不好時,有個支援提醒,讓大腦不知道應該幹什麼時,支援系統知道自己還有哪些其實可以做到,做到後會帶來成就感的選擇。
這樣的時間管理系統,反而是恢復心情的一個有效的系統(可參考:快樂並投入當下的理性作法:我們會需要的做得到技巧)。

三,讀者提問:「Esor是如何讓自己持續維持「吸收新資訊→測試→撰寫文章」的流程?因為現實生活中我們會「同時得知」許多新工具的資訊,所以我們是要每天「刻意」改變自己的工作習慣來嘗試這些新工具嗎?」

很多時候我們看到一套好方法,就會覺得要逼自己去做。雖然說「刻意練習」是近年大家朗朗上口的關鍵字,但不是這種逼自己的刻意。(可參考:「擁有熱情」不一定是尋找喜歡、興趣與好奇,而是刻意練習
早期我維持寫文章的流程是如讀者所說這樣沒錯:「吸收新資訊→測試→撰寫文章」,但是後來我發現這樣很累,而且容易讓自己迷失。
近幾年我的流程反過來做:

  • 「先發現生活、工作中要解決的問題」
  • →「開始撰寫文章草稿」
  • →「尋找需要測試的方法或工具」
  • →「剛好遇到需要的新資訊」
但是當我這樣反過來做之後,我就發現撰寫文章這件事情不是刻意為之,要依靠意志力的成分也減少很多。找新資訊也不是刻意為之,於是要花在找新資訊的時間也變得經濟節省很多。
因為我的生活與工作中一定有很多值得解決的問題,我開始思考就能開始撰寫文章。我利用解決自己切身問題作為動力去做工具的測試,這就和我原本的工作流程完整的結合在一起。
最後只要我能抱持著上面的問題意識,看到各種資訊,都會變成是有可能解決我的問題的資訊。而不再是刻意去找新資訊。

四,小結:我們需要建立的其實是一個支援系統,而非一個逼自己照著做的管理系統

所以讀過《大腦減壓的子彈筆記術:用 Evernote 打造快狠準任務整理系統》一書的朋友會發現,我最不重視列好像一定要做的待辦清單,反而先去天馬行空的拆解一個任務可能可以做的各種行動:這是在支援自己更容易去做,而不是逼自己一定要做。
上過我的「 Evernote 子彈筆記術課程」的朋友一定聽過我講這一段:我的專案管理筆記,一開始一定都是空白筆記,不是一次做好完整筆記,而只是每一次有想到新行動、有遇到新資料、有分配新任務時,就補充上去。支援系統的意思是,以後大腦忘記沒關係,到這個任務筆記看就好,那就是這個當下最好的可行計畫。而不是一開始就要逼大腦去作出一個超完美計畫。

以上,就是我針對「需要意志力來實踐 Evernote 子彈時間管理系統嗎?」這個問題的回答,而我的回答是:剛好相反。

當然,我不是說這樣一套系統是輕鬆可以做到的,事實上回饋愈大的事情,愈難輕鬆做到。但我的意思是,也不是要靠意志力來逼自己實踐系統,而是反過來,利用系統建立自己的自信、熱情與意志力。

歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:需要意志力來實踐 Evernote 子彈時間管理系統嗎?剛好相反

TeamGantt 雲端甘特圖工具教學,一般用戶簡單上手專案管理

我在電腦玩物上介紹過幾款甘特圖軟體,有付費服務,有免費單機軟體,還有直接用 Google 試算表建立的甘特圖:

今天再來介紹一款也是行之有年的線上甘特圖工具:「 TeamGantt 」,這款雲端甘特圖軟體有幾個特色:

  • 簡單操作的任務排程、時間計算與進度追蹤
  • 清楚易懂的人力資源分配
  • 雲端進行討論與文件溝通
  • 內建甘特圖、待辦清單、行事曆三大檢視模式

TeamGantt 」免費註冊一個帳號後,可以建立「一個專案( Project )」(例如你下半年最重要最複雜的某個大型專案),並且能夠最多同時三個人一起協同合作編輯。

雖然免費帳號有限制,但作為個人工作上重要目標的專案管理入門,說不定對大多數用戶來說也足夠。

所以,接下來就讓我來一步步拆解「 TeamGantt 」的專案甘特圖功能教學。

  • 建立一個新專案

透過[ Create a New Project ],在「 TeamGantt 」開始建立第一個專案。

除了設定專案名稱之外,這個步驟最重要的就是設定[ Days in week ],每週的「工作日」。

例如我勾選禮拜一到禮拜五是工作日,那麼接下來排甘特圖與專案時間進度時,會自動幫我們跳過禮拜六與禮拜日。

  • 建立階段性進度、任務、里程碑

接著進入「 TeamGantt 」的甘特圖設定畫面,在最左方的清單,先把專案的階段性進度、必須完成的任務、重要的里程碑,一一拆解並條列出來。

利用[ Group of Tasks ]建立階段性進度,例如撰寫新書書稿。

在[ Group of Tasks ]分類下,把要達到進度必須完成的任務( Task ),一一列出,例如撰寫第一章、第二章等等。

並且可以為這個階段性進度設定具體的里程碑( Milestone),例如把最初版草稿全部完成,代表如何判斷某個階段性成果的達成。

  • 安排每個任務需要花費的時間

每個任務(Task)都是需要花費時間資源去完成的,接下來就可以直接在右方「時間軸」上,為每個任務排入需要花費的時間。

在某項任務右方,點選時間軸,可以建立時間區塊,可以調整需要花費的時間長度,按住拖曳後可以改變任務的發生與結束日期。

另外,可以為不同類型、不同分類的任務,挑選不同的時間進度顏色。

  • 建立任務與任務之間的依存關係:

有些任務是:必須先完成 A 任務,才能開始 B 任務。例如必須先完成新書封面設計,才能開始製作新書廣告 Banner 。

在「 TeamGantt 」中,每個任務、里程碑的時間區塊前後都可以看到「小圓點」,這些小圓點按住後可以直接拉線到另外一個任務時間區塊上,這樣就可以建立流程上的[依存關係]。

這樣建立的連接線,不只是看出任務的處理流程而已,接下來需要更進一步排程或調整時,「 TeamGantt 」會主動提示使用者有沒有哪些任務的排程出錯,例如 A 任務在某個時間尚未完成,就會建議你不要把 B 任務排到更前面的日程。

  • 設定每個任務的完成進度百分比:

每個任務除了可以設定需要多少時間的區塊外,還可以設定目前完成的百分比進度

讓你在管理時多一個可以調整時程的依據。例如是不是某些任務進度超前了,可以縮短原本的排程,而保留時間給其他需要的任務。

  • 對比上一次的時間排程規劃:

「 TeamGantt 」還有一個功能是可以「對比調整前後的不同時間進度規劃」。

例如我第一次安排好這個專案的完整進度後,可以打開左上方的[ Menu ]選擇[ Baselines ]功能,建立這一次排程的儲存備份。

接下來我可能因為專案的變動,而調整了一些新的任務與時程規劃。但需要對比、參考、還原一下原始專案的時程表。這時候,我就可以點開[ Baselines ]功能,點開上次儲存的時程表備份。

這樣一來,右方時間軸可以看到最新進度,以及之前預排進度(灰色顯示),兩者間的對比。

  • 分配專案人力資源:

一個專案的排程不只是時間資源的分配,也有人力資源的分配。

在「 TeamGantt 」上方切換到[ People ]清單,這裡可以建立專案中可以使用的人力資源,有兩種建立方式。

「 People 」,在這裡可以邀請其他管理者一起加入「 TeamGantt 」專案甘特圖,一起協同合作。需要輸入對方的郵件來邀請他加入。(但免費版最多只能邀請三個人)

「 Other Resources 」,在這裡也可以建立人力資源,但不需要對方郵件,只要建立人力資源的名稱即可,可以用在不需要協同合作者,或是類似部門、公司外部的人力資源等。

先建立好這個專案可用的人力資源,接著回到[ Gantt ]甘特圖頁面,可以在[ People Assigned ]中直接安排每個任務要由哪一個、哪幾個人力來處理。

  • 在任務中進行討論與資料交換:

作為雲端工具,「 TeamGantt 」有很完整的協同合作功能,除了可以多人編輯同一份甘特圖外,每個任務也內建了討論區,可以上傳文件、圖檔。

就像是 Trello 的任務卡片,可以在這裡進行任務的溝通。

  • 調整排程:移動整個階段性進度

當需要調整任務時間,除了拖曳單一任務的時間區塊外,也可以一次拖曳調整「整個階段性進度」的排程。

例如要一次改變「整個封面設計進度」的時間表,只要在右方時間軸按住這個進度上方的「總時間灰色進度條」,就能一次移動多個任務的時間安排。

  • 調整排程:提醒有問題、會卡關的時程安排

如果前面有建立好任務與任務之間的依存關係,那麼當重新調整進度時,如果不小心把任務提前到還不可能開始的時間(因為他的相關前一個任務尚未完成)。

那麼這時候「 TeamGantt 」會主動顯示出紅色的提醒線條,提醒這樣的任務順序可能會造成卡關。

  • 調整排程:提醒某個人過多的工作量

當我們也建立好人力資源,並且把任務都分配給不同的人力後。

「 TeamGantt 」會在下方幫我們很直接的統計每一個工作日,每一個人負擔了多少件任務。

如果你發現某個人在一段時間中,每天都要負擔數個任務,那麼有可能需要重新調整工作分配或時程安排。

  • 甘特圖、待辦清單、行事曆的檢視模式:

「 TeamGantt 」除了甘特圖的進度排程外,還提供了數種不同的專案整理模式。

切換到[ List ],可以用待辦清單的方式,快速管理每個任務的工作分配、進度、截止時間等等資料。

切換到[ Calendar ],則可以在行事曆上,看到每個月、每一週有哪些專案的任務進度。

以上就是「 TeamGantt 」的幾個主要功能,提供需要的朋友參考。

對這類專案管理工具有興趣的朋友,還可參考:[免費畫流程圖、心智圖、甘特圖軟體推薦:用圖表理清工作難題]、[免費專案管理軟體推薦!困難計畫簡單管理 13 種工具]、[KanbanFlow 番茄鐘專案看板, Trello 沒有的5個時間管理功能]。


TeamGantt 」網站

歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:TeamGantt 雲端甘特圖工具教學,一般用戶簡單上手專案管理

工作愈忙愈要練習適可而止,如何幫工作、玩樂設計停止點?

在我的時間管理課程中,幾乎每一次都會有朋友詢問這個問題:「 Esor ,有時候我會不小心就投入一件事情到忘了時間:可能是某個工作,結果耽誤了與家人的生活安排。或是某個玩樂或休閒,結果反過來耽誤了應該用來工作的時間。」

這時候,有什麼辦法可以讓自己「適可而止」呢?

不知道大家會不會有類似的問題?但我確實在每一次的時間管理課程中都會接收到這樣的提問。也有可能因為我在談論「123每日行動清單」的法則時,提到每天要為自己起碼找到一件做完會很有價值感的行動,於是大家不免有疑惑,難道不會最後所有時間都變成只做那件自己想做的事情嗎?

無論是工作任務、玩樂任務,確實都應該為自己先設計好「停止點」。

尤其在愈忙的工作環境中,懂得適可而止的切換,才能達到更好的時間利用。因為高壓的工作更需要好好休息,而每個重要的專案都需要適當的時間分配。

工作雖然很忙碌,但如果因為工作壓力而忙到忘記自己的時間與休息,最後可能犧牲更多寶貴的自己與家人的人生。

好不容易有空檔,想要放鬆一下,結果打開臉書就沒辦法輕易停止下來,而浪費了更多工作時間後,也接著就會接連犧牲到自己生活與家庭時間。

找到一件自己非常有興趣、有成就感的休閒活動,或許是玩遊戲,或許是閱讀,或許是練習某種技藝,但常常玩到忘我,這樣到底是好?還是不好?

當然你可以設定一個鬧鐘,但下面方法或許會比總是被按掉的鬧鐘更有效。

今天這篇文章,我想從自己真實的經驗來分享一些可行技巧。

一,不知道怎麼樣的成果是滿足?設定好階段性成果

有時候我們做一件事情一直不知道要不要停下來,或是不想停下來,可能是因為我們「不知道達到怎樣的成果算是滿足」。而這或許可以透過「預先設定好我想達到的階段性成果」來解決問題。

我很愛玩遊戲,我如何避免自己今天無止盡的玩下去,而犧牲掉原本應該平衡花到工作、家庭上的時間呢?我會在每天要開始玩遊戲前,設定好今天要玩到的成果,例如要破第一關,或是要打贏兩場戰鬥,或是要推進到地圖的某個地點。

不是設定要玩多久的時間,而是設定要達到的具體成果。

因為玩兩個小時這樣的目標不一定有滿足感。但是到達地圖上的某個新城鎮(可能只花一個半小時),但這個具體成果的滿足感是比較高的。

這時候,就相對容易在這個達成階段性成果的時刻停下來,並帶著滿足的心情轉換到下一個工作或家庭任務。

透過設定好這個任務在今天的階段性成果,讓自己在完成時帶著最大滿足感適可而止。

說不定下面方法對你也適用:

  • 今天看臉書的階段性成果是要收集一篇對工作或生活有啟發的文章到 Evernote。
  • 今天撰寫部落格文章的階段性成果是要分析好 A 問題的解決大綱。

二,不知道在這裡停止好不好?建立長期目標規劃

有時候我們做一件事情不敢停下來,是因為我們「不知道在這裡停下來好嗎?」會不會之後來不及?會不會接下來沒時間完成?而這或許可以透過「建立長期目標規劃」來解決問題。

我在進行一個很擔心的工作,一直做下去,不敢停下來,因為我不知道今天應該做到什麼進度,之後的工作進度才沒問題。但是如果我要知道今天要達到什麼階段性成果就可以,我就要先推演出一個長期的規劃,知道每一天要達到的階段性成果。

例如一個禮拜後要完成的工報告,我預排好接下來每一天要完成的階段性成果,那麼我就知道今天只要先查好案例,就可以先停下來去處理其他也很重要的事情。

不一定拚命做一件事就是最好,因為職場、人生中一定同時有很多重要的任務,我們應該同步並進,讓每個重要任務在每一天都推進適當的進度。

所以為這些目標做好長期的進度規劃,這樣我就知道在今天這個階段,我可以先停在哪個進度上,然後空出時間去處理其他臨時的、也重要的事情,讓人生更平衡。

說不定下面方法對你也適用:

  • 連續假期想和老婆一起追劇,先設定好每天看兩集,剛好假期結束後看完全劇。這樣就不會某一天瘋狂追劇(而且看完還想再看其他的)而犧牲可能其他重要的家人時間。
  • 要在三個月後寫完一本書,設定好每個禮拜寫完三篇文章,三個月後就是全書需要的將近40篇文章數量。於是每個禮拜都還能時間安心的去完成其他工作與生活任務。

三,沒有可替代的目標?設計更多可獲得滿足感的目標

有時候我們做一件事情,就是完全不想離開,或是完全沒想到要離開,因為我們「缺乏其他同樣有吸引力、更有吸引力的目標」。沒有其他可以替換的同等力量,甚至更高的力量,於是我們陷入某一個可能心裡也知道不是最好選擇的事情中,卻又不可自拔。

一遇到自己的空檔時間,就忍不住看臉書、上網逛新聞、打開電視亂看,一看下去往往就不知道要停止,犧牲掉休息、家庭、工作各種時間。

這時候,與其說是臉書、新聞、電視影響了我,還是有可能我沒有為自己設計好足以滿足空檔時間的替代目標呢?

例如我會預排好很想寫的一篇文章主題,或是在電子書閱讀器準備好一本感興趣的書,還是乾脆先選擇好一部想看的電影。當空檔時間出現,有時我也會忍不住上網逛逛,但這時候那些「我還有可以替代的目標選擇」也同時在吸引我去完成他們,我就有更大的機率適可而止。

或者,我還會先為自己設計好承諾,例如答應老婆孩子周末一旦好天氣立刻出去踏青,答應老婆一有兩人空檔時間就來看一部好電影。當空檔時間出現,人與人之間的承諾也能夠幫助我在前面的打發時間中適可而止,並切換到已經做好承諾的選擇。

人生同時有多個重要目標折衝平衡,而這時候我們也更知道如何在某些誘惑上適可而止。

說不定下面方法對你也適用:

  • 一個工作卡關但還是想一直做下去,不如選擇其他對自己也很重要的目標,切換任務,轉換心情,也同時推進不同的價值。
  • 工作遇到挫折卻一直鑽牛角尖,不如切換到其他重要目標,讓自己在其他地方找回成就感。 

四,但是有時候充分享受也不錯

有時候意外發現了一件很有樂趣的事情,並且心裡也知道這不是壞事,這件事對我來說也很有意義,那麼,就算偶爾無法適可而止,但是在高專注、高效率的情況下全心投入,或許也不一定不好。

例如某個假日讀到一本好書,決定捨棄今天原本排好要寫的文章、要加班的工作,讓自己一口氣把這本書讀完,其實這也是一個不錯的選擇,說不定今天就是你能夠把這本書讀通的最佳時機。

只要前面有做好階段性進度、長期規劃,知道自己其他目標還不會因為今天的選擇而耽誤。那麼,也應該會自己保留一份這樣對有意義的事情的彈性。

小結:

工作愈忙,表示我們在人生中同時要兼顧許多重要的專案,這時候適可而止確實是一個必須練習的技術:

  • 為今天的任務設定好階段性成果。
  • 做好長期的進度規劃,知道今天完成到哪個進度就好。
  • 為自己準備可以替換的好的選擇。
或許你就可以稍稍不用擔心,太過投入某件事情的自己,可能傷害到自己或他人的人生。
不過,這篇文章還沒解決的是,如果不只是忘記時間,而是某些可能有害的事情已經「成癮」,那麼這篇文章的四個方法,可能還無法解決這樣更有強度的問題。這就要讓我們在之後的文章再來解答。


或是參考工作愈忙系列文章:

歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:工作愈忙愈要練習適可而止,如何幫工作、玩樂設計停止點?

Gmail 排定傳送時間教學!郵件跨時區、假期後最佳時間送達

Google 在 2019 年 4 月初的時候,宣布 Gmail 將會推出「排定郵件傳送時間」的功能。而一直等到今天,我才在 Gmail 的網頁端看到這個功能出現,或許手機版 App 也很快就會更新。這篇文章,跟大家分享實際測試幾種情況後的心得與教學。

什麼時候需要「排定郵件傳送時間」呢?

例如和跨時區工作者溝通,或是在假期中擬好一封工作詢問郵件,但不好現在就立刻寄出,可能打擾他人,所以設定好「對方開始工作的時間」才寄出這封郵件。

  • 週末寫好郵件,禮拜一上班日寄出給合作者。
  • 知道同事在放假中,一封工作郵件設定在對方收假後提醒。
  • 下週開會、活動的最後確認郵件,今天先擬好,設定下週寄出。
  • 先擬好假期問候、生日問候郵件,並在正確時間點才寄出。
你還可以想到或遇過哪些需求呢?歡迎討論分享。
讓我們來看看這個最新 Gmail 功能如何使用?
首先新增一封郵件,這時候可以看到左下方[傳送]按鈕,多了一個[排定傳送時間]的選項。

打開排定傳送時間,就可以指定任何一個未來時間才寄出郵件。

不過有個限制,就是只能預排「 3 分鐘」之後的時間點。

設定完成後,等到指定時間一到,才會寄出這封郵件。

而在指定時間之前,我們可以到 Gmail 左方郵件分類的[已排定時間]中,查看那些預排要寄出的郵件。

我們可以在這裡勾選某封郵件,選擇[取消傳送],就會把排程取消。

而這封尚未寄出的郵件,會回到草稿區,我們可以重新編輯,或是重新指定一個傳送時間。

以上就是 Gmail 最新推出的排定傳送時間功能,簡單易用,幾個可能用到的流程分享給大家。

歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Gmail 排定傳送時間教學!郵件跨時區、假期後最佳時間送達

Glide 免費快速 Google 試算表轉 App:通訊錄、記帳、單字卡

你可能利用 Google 試算表整理過你的帳目資料,或是用來整理客戶通訊錄,還是說拿來當作背單字資料庫。之前在電腦玩物,我也介紹過許多類似的應用技巧:

不過,要在試算表的大量表格中輸入資料、查詢資料,不是那麼方便。如果可以把試算表的資料庫直接做成手機 App ,像是記帳 App、 通訊錄 App、 單字庫 App ,那麼在查詢資料、輸入資料時,應該會更加舒適。
今天要介紹的這個「 Glide 」,是一個免費、好上手的線上工具,就可以把已經擁有的 Google 試算表快速轉換成 App ,製作成 App 後在查詢、輸入都更加便利。
這有一點類似我之前介紹過的:「Google 表單 3 分鐘製作手機 App ,免費免程式碼的另類方法」,不過前面這個工具利用的是 Google 表單。

而這篇文章要介紹的「 Glide 」,利用的則是 Google 試算表,並且我覺得製作起來更加簡單,效果也很棒。

下面幾張圖片,就是我實際製作一個「旅行記帳與團員通訊錄 App 」的成果。可以看到 App 下方有分頁可以切換帳目與通訊錄,可以點擊某一筆帳目或聯絡人,看到更詳細資料,也可以在 App 上直接記帳或新增、修改團員資料。甚至還具備搜尋資料庫的功能。
而他的背後其實我只是需要建立一份具有基本欄位的 Google 試算表即可。
就讓我們用這個例子,來進行一個完整製作 App 流程的教學。 

1. 連結 Google 帳號,開始製作第一個 App
Glide 」要將 Google 試算表製作成 App ,所以一開始我們也需要利用 Google 帳號來登入「 Glide 」,並且授權其讀取 Google 試算表資料。
接著來到製作 App 畫面,透過左方的[ New App ],可以連結自己的 Google 試算表來開始製作第一個 App 。

2. 在 Google 試算表先建立基本欄位或資料庫

在這個案例中,我連結的是下面這份 Google 試算表,裡面有兩個分頁的資料,分別是旅行的帳目、旅行成員的通訊錄。

接下來就讓我們看看這樣一份 Google 試算表,可以變成怎麼樣的應用 App 。

3. 把試算表分頁,變成 App 分頁

成功連結 Google 試算表後,開始進入「 Glide 」的設定畫面。

第一個是[ Navigation ]的分頁設定,預設會載入 Google 試算表上已經建立的分頁,並且自動產生 App 下方的兩個分頁導航列。

就這麼簡單,我們其實只要決定哪些分頁要顯示在 App ,哪些不要即可,或是修改顯示在 App 中的分頁名稱。

4. 修改 App 分頁的圖示

此外,在 App 分頁右方設定中,我們可以利用[ Change ]替換分頁圖示,例如我這個案例中一個是帳目、一個是通訊錄,我可以替換成更符合內容的圖案。

5. 決定要顯示在主畫面上的試算表欄位資料

接著,來到[ Screens ]設定,這裡可以設定要顯示在分頁主畫面上的欄位資料。

例如下圖是我的帳目,在 Google 試算表中其實有五六個欄位,但我可以自訂先把[支出項目]、[支出金額]顯示在 App 的主畫面上。

設定方式也很簡單,就是在右方的選單,選擇要顯示的欄位即可。

要注意的是,這只是設定[顯示在主畫面的資料],到時候點擊進入任何一個項目,都可以在下一頁看到完整的 Google 試算表中的所有內容。

另外,我們可以在[ Layout ]處,選擇主畫面上的項目要用清單、方格、畫廊、行事曆等不同的方式顯示。

6. 開啟 App 可以直接新增資料、搜尋資料功能

如果這樣做出來的 App ,妳希望不只是查到帳目與通訊錄,還可以利用這個 App 直接新增資料。那麼,就要在右方開啟[ Add item ]選項。

如果你希望 App 中可以用關鍵字搜尋某一筆資料,就要開啟[ Show search box ]。

7. 開啟可以在 App 中修改資料的功能

不只可以新增資料,「 Glide 」甚至可以讓我們從 App 修改原本 Google 試算表中的資料。

先點進某一項資料的下一頁,看到完整資料欄位,這裡可以決定哪些資料欄位要顯示、不顯示?

另外可以打開[ Allow editing ],就能在 App 直接修改已經建檔的資料。

8. App 外觀與圖示設定

來到[ Settings ]畫面,這裡可以決定 App 的名稱,修改 App 的顏色,替換 App 的圖示等等。

9. 設定 App 的密碼

妳甚至可以在這裡設定一個 App 密碼(Password),這樣打開 App 的人還必須輸入密碼才能開始使用。

11. 分享你的 App 在手機上使用

既然把 Google 試算表做成 App ,那麼當然是要在手機上更方便使用。

設定完成後,利用左方的[ Share App ],可以獲得這個 App 的專屬網址,知道網址的人就可以打開 App 查看資料、新增修改資料。

我也製作了一個「旅行記帳與團員通訊錄 App 」,讓大家測試看看,只要點開網址,就能開始使用(我設定的密碼是 1234 ,另外為了避免資料錯亂,我先關閉了新增修改資料的功能)。

除了這篇文章舉例的記帳、通訊錄 App 外,這樣的 App 形式也滿適合用來製作單字卡,說不定還可以搭配「Google 試算表自製全自動多國語言翻譯機,範本下載」,快速製作你的單字卡資料庫 App 喔!
Glide 」網站

歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:Glide 免費快速 Google 試算表轉 App:通訊錄、記帳、單字卡

四款手機掃描紙張辨識中文 OCR App 實測: LINE 效果最好

要複製傳單上的文字,要整理名片上的資料,要收集表格單據上的內容,這時候就需要一個掃描與辨識文字工具,這樣的辨識文字( OCR )工具,大多數的情境都在使用手機的情況下發生,所以我自己最常使用的也是手機上的各類辨識文字 App 。

最近, LINE 的 Android App 在更新後,也加入了之前 LINE 電腦版的「文字辨識功能」,可以辨識照片中的文字內容。因為在手機 App 上就能辨識,更符合隨時要掃描紙張內容的情境,於是我便來試試看。

今天這篇文章,就簡單比較一下幾款我用過的手機 OCR 文字辨識 App ,和 LINE App 比比看,而結果看來, LINE 在許多不同案例中的綜合文字辨識效果,是目前最好的。

先來快速解說一下,在 LINE App 中,如何進行照片的 OCR 文字掃描辨識。

要開啟 LINE 的文字辨識功能很簡單,例如有人在聊天室中傳了一張紙本單據照片、一份傳單圖檔、一張名片照片給我,或是我自己傳給自己(訊息管理可參考:既然用 LINE 討論要事,起碼還可以學會這 11 個訊息管理技巧),這時候想要辨識圖檔照片中的文字內容,可以在下面幾個步驟中完成。

點開這張照片,可以看到新版 LINE App 圖片檢視畫面[右上角]出現一個掃描辨識文字框按鈕,點擊開啟。

預設就會以繁體中文為辨識文字,也可切換,很快地就會辨識出圖檔照片中的文字內容。

這時候,用手指滑過有辨識出來的方塊,就能選擇這些文字,並在下方的彈出卡片[左下方]可以複製所有文字內容。

這樣一來,利用拍照拍下紙張,傳送到 LINE ,就能快速掃描辨識出照片中的中文文字,並進行複製了。

那麼, LINE App 的掃描辨識中文的效果如何呢?我在電腦玩物介紹過非常多 OCR 文字辨識工具,例如:

我選擇了三款 App 來和 LINE 比較看看,分別是 Android 上的:

  • Google 翻譯
  • Text Scanner(文字掃描儀)
  • 白描
以下是我針對上面同一張新書封面照片的辨識結果,我都是直接辨識得到的內容,沒有進行任何加工排版或修改,大家可以比較看看。

  • LINE App 的辨識結果:

電腦玩物站長
Esor
大一腦一減一壓一的
子彈筆記術

EVERNOTE.
打造快狠準任務整理系統
你不需要再一個新願望,
而是需要一套真正可以竇現計畫的方法!
V讓雜事回歸他們應該在的位置
V讓目標走上他們應該去的道路
V讓自己找到專注、熱情與行動力!
完成最高效率子彈任務整理.
用最強數位筆記工具

  • Google 翻譯 App 的辨識結果:

電腦玩物站長Esor大_腦-減一1壓一的子彈筆記術用EVERNOTE打造快,狠,準任務整理系統你不需要再一個新願望,而是需要一套真正可以實現計畫的方法!  V裏羅事司歸他們應該左的憤置讓目標走t匙代應該去的道路V讓彐己找剝專注,熱情與行動力!  ·

  • Text Scanner 文字掃描儀:

電腦玩物站長
Esor
大ㄧ腦ㄧ減一壓一的
|子彈筆記術

EVERNOTE
打造快狠準任務整理系統
你不需要再一個新願望,
而是需要一套真正可以實現計畫的方法!
/讓雜事回歸他們應該在的位置
讓目標走上他們應該去的道路
讓自己找到專注、熱情與行動力!

  • 白描 App:

電腦玩物站長
Esor
大一腦一減一壓一的子彈筆記術用
EVERNOTE
打造快狠準任務整理系統
你不需要再一個新願望,
而是需要一套真正可以實現計畫的方法!
√讓雜事回歸他們應該在的位置
√讓目標走上他們應該去的道路
√讓自己找到專注、熱情與行動力!

完成最高效率子彈任務整理

當然我進行了很多種不同紙張、圖檔的辨識文字測試,上面這個例子是其中一個代表性的結果。可以看到 Google 翻譯 App 辨識後會打亂文字結構,而且目前看起來錯誤率最高。

但效果最好的則是 LINE App 內建的照片文字辨識功能,他的幾個優點是:

  • 辨識中文的正確率最高。
  • 特殊符號、標點符號的辨識率也很高。
  • 保留了照片中文字的排版結構。
  • 更厲害的是,照片下方「斜向的特殊設計文字」也能辨識出來。(這一點其他 App 都算辨識失敗)

不過因為 LINE App 畢竟不是專門掃描辨識工具,所以如果拍攝的照片有太多太大陰影,會容易影響辨識效果,最好的明亮的照片,文字辨識成功率就能達到最佳成果。

以上是我的測試,提供大家參考。

對這類工具有興趣的朋友,還可參考:[Google Lens 智慧鏡頭中文版 12 種旅行、工作、生活應用實測]、[用 Google 中文助理強化做筆記與閱讀學習,不需語音更有效率]、[形色:一秒辨識四千種花草植物,最聰明又有詩意的賞花 App]等文章。


歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:四款手機掃描紙張辨識中文 OCR App 實測: LINE 效果最好