8萬張百年前水彩畫構築的世界風景相簿,歷史地理教學資料庫

「Watercolour World」是一個在 2019 年初上線的水彩畫數位化典藏網站,背後團隊來自英國,目的是收集世界上 1900 年以前的水彩繪畫作品,將其數位化,讓需要的朋友可以更輕鬆欣賞這些難以保存的脆弱畫作。

不過,「Watercolour World」有另一個具有特色的觀點,他們認為水彩繪畫其實就是在攝影技術流行前,藝術家們紀錄世界面貌的方式。

所以這些用水彩繪製的風景、海景、建築、動物、植物、人物,甚至歷史事件,來自 1900 年之前,其實就是百年前的「寫真照片」,瀏覽他們不只是欣賞技術,也可以幫助我們了解那時候的歷史與地理。

所以「Watercolour World」不只收集這些水彩繪畫,還會這些畫作加上「繪製地點」的標記,可以在世界地圖上,找到百年前水彩描繪的當時世界風景相簿,今昔對照,也有另外一番樂趣。

例如下面這張義大利維蘇威火山爆發的水彩繪畫。

這是歐洲幾世紀唯一爆發的火山,可以看到水彩畫家在 1776 年繪製的爆發當時的寫真紀錄。在網站上也可以跟其他不同年代的維蘇威火水彩畫作對照,或是和今日的照片做對比。

Watercolour World」網站的操作也非常親切,來到網站,開始搜尋將近 8 萬張目前收藏的水彩畫作。

可以先利用單純的關鍵字搜尋。

例如搜尋[ Sailbot ],找到水彩畫家描繪傳統帆船的各種畫作。

或者利用「Watercolour World」獨特的地點搜尋( By Location ),直接在地圖上尋找某個地點的畫作。

「Watercolour World」因為來自英國,目前主要收藏的畫作也以歐洲為最大宗。

我們除了可以用關鍵字搜尋地點外,可以在世界地圖上直接縮放,點擊紅點,快速打開指定地點的寫真水彩繪畫。

另外「Watercolour World」還提供了 Filters 進階過濾功能,可以利用地點、國家、藝術家、類別或屬性,來做更進階的搜索。

並且「Watercolour World」根據一些特殊的繪畫主題,也會幫這些水彩畫作策展,讓使用者在「 Features 」頁面,直接瀏覽某些主題的線上展覽。

下面是一幅我找到的,描繪我的家鄉基隆海邊的畫作,時間是 1867 年,距今 159 年前,由倫敦海事博物館收藏,看起來是當時畫家旅行或出差到台灣時,所留下的作品。

每幅水彩畫作除了線上搜尋與欣賞外,也有各自不同的使用授權,大多在非商業性的需求下,利用在教學等用途上都沒問題。

如果需要進一步利用,也可以查看畫作下方的版權說明。

利用「Watercolour World」網站,我們可以瀏覽 1900 前美麗的水彩畫作,欣賞當時畫家所留下的「世界各地風土人情」的寫真畫作,利用在歷史、地理教學時,也是今昔對比的好素材。

對這類教學素材與資源有興趣的朋友,還可參考:[13 個免費特殊教學工具,給老師的數位教學資源推薦]、[1000+教學及學習免費資源網站,老師學生必備清單]、[21 種「知識性」教學素材資源網站,提供老師學生免費下載]等文章。

Watercolour World」網站


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比惱人鬧鐘有效! Google 時鐘結合智慧助理的早起設定技巧

我好幾年前也喜歡在電腦玩物介紹各種有趣的鬧鐘 App 與工具,不過後來自己開始研究更系統性的早起習慣後,慢慢的只用簡單的鬧鐘。

因為在想要早睡、早起的流程中,更關鍵的是生活習慣的建立,還有早起目標的設定。我的幾個核心經驗分享,可參考:

簡單來說,我覺得在睡眠與晨間作息上,更重要的是三件事:

  • 充足的睡眠最重要。
  • 不要因為是在拖時間而晚睡。
  • 早起是要去完成對自己有價值的事情。
所以,如果可以的話,透過生活習慣、自我計畫,建立「舒服而愉快的早起」,是我真正想要達到的目標。
而有時搭配工具,可能讓這個流程更有趣。最近,因為 Android 手機上內建 Google 時鐘的改版更新,加了幾個功能,對我這個「舒服而愉快的早起」的目標頗有幫助,但需要一些設定技巧,所以想跟大家分享我的經驗談。
讓我先描述一下設定後會達到的效果:

  • 透過自己喜愛的音樂,帶著點驚喜的歌曲,提醒自己準備起床或睡眠。
  • 在音樂關閉後,手機自動朗讀一段可以提醒我或激勵我的話,或是跟我說明早起可以去做的開心行動。
  • 於是,可以更立即的去採取早睡或早起的行動。
我在「 Google 時鐘」設定一個早起或早睡的鬧鐘,最新版 App 裡,可以設定 Spotify 上喜愛的音樂風格當作鬧鐘,由 Spotify 隨機挑選適合的音樂當鬧鐘鈴聲。
並且還可以連結「 Google 助理日常安排」,於是我可以利用簡單的 Google 日曆上的「提醒」設計,讓每天早上(或晚上),請 Google 助理念出對我養成習慣有幫助的特殊內容。

例如,每天早起時, Google 時鐘響起我喜歡的義大利風情早餐音樂,每天的歌曲都會隨機更新,帶著點驚喜。

當音樂關閉, Google 智慧助理隨著唸出:「早起就來泡杯你最喜歡的香濃咖啡享受一下吧」,讓我知道可以採取的下一步行動。

你也想要有這樣舒服且愉快的早起鬧鐘嗎?那就跟著我下面的步驟一起設定看看。

首先,需要 Android 手機上有安裝「 Google 時鐘」 App 的最新版。當然也需要安裝 Spotify App 。而可以連結「 Google 助理」的功能不確定要在哪個系統版本以上才會有,你也可以另外安裝「 Google 助理 App 」,看看是否能連動。(歡迎留言讓我知道!)
接著,當然就是在鬧鐘的功能上,設定要提醒自己的早睡或早起時間。

點擊[鬧鐘音效],選擇跟 Spotify 連動。

這時候,可以看到自己喜愛的歌曲清單出現在上面,也有 Spotify 挑選的各種適合早晨的音樂。除此之外,我們可以利用關鍵字搜尋,找出所有 Spotify 上的聲音內容,當作鬧鐘的音樂。

你可以試試看:「如果 Spotify 不是用來單純聽音樂?我常做的 7 種應用」這篇文章的技巧,自己喜愛的相聲表演、說故事電台等,也都能當作鬧鐘音樂。

接著,選擇「 Google 助理日常安排」,這時候可以勾選要在鬧鐘音樂結束後,讓 Google 語音助理朗讀哪些內容。

我建議:

  • 不要勾選天氣。
  • 不要勾選今天行程。
因為,我這邊的目的是要設計一個愉快早起的鬧鐘,我需要的只是專注在「早上最好的下一步行動」即可,說不定今天的壞天氣或有壓力的行程,反而會成為干擾。
只要勾選「告訴我今天的提醒事項」,然後把提醒設計成「我早起時想要聽到的內容」即可。

最簡單設定「提醒」的方法,就是到「 Google 日曆」新增「提醒」,可以設定為全天提醒,然後在標題輸入我想聽到的內容,像是下圖這樣:「早起就來泡杯香濃咖啡享受一下或是去慢跑散步也可以做一件讓自己開心的事情」,到時候 Google 助理就會在鬧鐘結束後朗讀這段話給我聽。

不過這裡有幾個要注意的設定技巧:

  • 提醒的內容不能有標點符號,否則助理無法朗讀(不知道為什麼,但這是我的實測結果)
  • 不要當作待辦清單,把這當作我早起最想聽到的話來寫,或是早起最美好的行動描述。
  • 不要把這個提醒按下[完成],這樣沒有完成的提醒,會自動延後到明天,這樣明天也會繼續朗讀同一段話給我聽,不需重新設定。

這樣設定完成後,早晨鬧鐘響起,就會播出我喜歡但無法預期的樂曲,拿起手機,按下[關閉鬧鐘],接著 Google 助理開始朗讀「我寫給自己的一段話」或者在提醒上的今日內容。

如果每天有些什麼不一樣的心情或想聽的內容,也只要上 Google 日曆的提醒去修改,明天早上就能聽到不一樣的新內容囉!

幫自己設計一個這樣的特別鬧鐘,說不定可以跟我一樣,擁有一個舒服且愉快的早起時間,分享給大家參考看看。
對這個技巧中運用的 Google 智慧助理想要進一步了解的朋友,可以參考:[Google 語音助理中文版 20 種應用教學,台灣版工作旅行實測]這篇文章。
對於睡眠、休息有需求,卻又不知道如何好好管理的朋友,則推薦參考:[把休息放入你的待辦清單:在累了之前開始休息]、[為何休息後更焦慮更沒動力?可能我只是在打發時間]、[練習好好休息的七種方法,不用一口氣衝到終點]等文章。

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Google 台灣工作職缺搜尋服務 10 個技巧同時篩選各人力銀行

這兩天, Google 在台灣上線了他的「職缺搜尋服務(人才招募服務)」,這是一個「搜尋工具」,可以讓使用者一次搜尋國內外各大人力資源網站的資料,找到台灣的相關工作職缺。

例如你可以搜尋某個職缺的關鍵字,一次找到在 104、 1111 人力銀行、yes123 求職網,甚至 Linkedin 或 Facebook 這些網站上張貼的職缺資料,也能找到像是 CakeResume 台灣履歷網站上的職缺資料,看起來結合了許多的人力銀行網站來源

在統一的搜尋結果中,幫助應徵工作的求職者快速找到來自不同網站的資料,說不定還能用來研究一下目前市場的工作職缺概況。

而且, Google 推出的這個「職缺搜尋服務」,不單單只是簡單的工作名稱搜尋而已。我仔細測試一下,發現他還有很多的搜尋技巧,例如可以根據你的技能來搜尋相關工作,或是根據離家遠近,或是建立新職位通知等等。

所以我將測試後看到的一些操作技巧,整理成這篇文章,提供給需要的求職者或研究者參考。

1. 在 Google 搜尋利用特定關鍵字找出職缺

如果要開啟這個「 Google 職缺搜尋服務」,最簡單的方式如下,在 Google 搜尋網站上直接輸入下列關鍵字:

  • 特定職位的職稱關鍵字。
  • 空格後加上「職缺」、「工作」、「求職」等關鍵字。

例如下面嘗試搜尋了特殊領域、特定職位的職缺。

2. 利用英文關鍵字,有時會有不同結果

有時候,換成英文關鍵字可以找到不同類型的結果。

不過如果輸入英文職稱的關鍵字,後面空格後則可以加上「 jobs 」這樣的英文關鍵字,比較容易找到結果。

3. 儲存你感興趣的職缺

在搜尋結果中看到感興趣的職稱,可以點擊右方的[書籤]按鈕,先儲存下來,之後可以查看與追蹤。

4. 快速進入 Google 職缺搜尋進階工具

不過,一般 Google 搜尋下的結果,不是最進階、最有彈性的職缺搜尋結果。

所以如果真的要認真找工作,我建議直接進入「 Google 職缺搜尋服務」的進階工具。

方法是在 Google 搜尋直接搜尋「工作職缺」的關鍵字,然後點擊藍色的[人才招募]標題,就可以進入進階工具畫面。

5. 利用特殊技能、公司名稱等當關鍵字搜尋

在「 Google 職缺搜尋服務」真正的進階搜尋工具中,有一個重要的特色,就是不再限制只能用職位、職稱等關鍵字搜尋,而是可以用「任何關鍵字」直接進行搜尋。

例如你想要找某個公司的職缺,就搜尋公司名稱。

你想要找一個可以發揮自己英語技能的工作,就搜尋「精通英語」。

你可以用各種技能、條件當作關鍵字來搜尋,只要職缺頁面中的任何介紹欄位有出現這個關鍵字,就可以找到相關職缺。

這樣一來,可以更有彈性地去找到更多相關工作。

6. 離家遠近的過濾

在「 Google 職缺搜尋服務」工具上方,也提供了地理位置遠近的過濾。

根據我目前的位置當基準點,可以過濾距離 2 公里到 300 公里,或是不限遠近只要是台灣工作的所有職缺(目前我好像沒有找到搜尋國外工作的方法,如果有這功能,歡迎知道的朋友跟我分享)。

7. 張貼時間的過濾

還可以根據張貼日期來過濾職缺,畢竟已經張貼一陣子的工作,有可能會有些不同的職缺原因,或是已經有許多競爭者。

8. 來自 Linkedin 的職缺

此外還可以根據職缺的來源網站做搜尋。

因為「 Google 職缺搜尋服務」抓取了各種人力銀行、社群網站、履歷求職相關網站的資料,這些來源也可以當作關鍵字來搜尋。

例如搜尋來自 Linkedin 網站上張貼的職缺工作。

9. 查看 Google 整合的特殊職缺資料,如通勤地圖

要應徵工作,當然還是要回去各個張貼職務的人力資源網站上。

不過「 Google 職缺搜尋服務」也抓取了許多職缺資料,包含薪資(如果有提供)、職務介紹、地點等等。

而且還會根據地點,製作我們每天上下班可能的通勤路線地圖

10. 設定新職缺的電子郵件通知

如果對某個領域的工作很有興趣,想要長期追蹤最新職缺,可以在搜尋結果左下方,開啟[針對這次搜尋使用電子郵件快訊]。

在快訊中可以設定即時、每日、每週等頻率,有新工作就會電子郵件通知我。

最新上線的台灣版「 Google 職缺搜尋服務」,看起來功能已經頗完整,或許對求職者來說,是一個統一搜尋、研究、追蹤職缺資料的好工具。

而如果你是即將進入職場的工作者,或許還可以參考我的一些相關文章:[給學生的 15 個高效率學習工具:解決考試論文需求的重點點評]、[迎戰11種職場問題,推薦給畢業生的單兵必備數位工具]、[推薦給職場新鮮人的 20 種高效率方法、高效能習慣與必備工具]。


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Google 雲端硬碟「優先順序」功能教學,用待辦清單整理檔案

最近 Google 雲端硬碟的 G Suite 版本,開始加入一個新的檔案整理「主頁面」,名字叫做「優先順序( Priority page )」,這是一個全新的檔案整理方法。

尤其對於以協同合作、共享檔案為核心的 G Suite 企業版來說:

這個「優先順序( Priority page )」的新功能,可以幫助個人「用待辦清單的邏輯」,重新去整理那些跟我共用的檔案資料夾。

這個「優先順序( Priority page )」的新功能,應該在 3 月底就會在 G Suite Basic 以上的各個版本中推出。不過 G Suite 教育版與非營利組織服務等,會稍後才推出。

我已經看到這個功能,實際試用後,很推薦用 G Suite 工作的工作者好好利用看看。

為什麼這樣說呢?試想這樣的情況,我的 Google 雲端硬碟中有許多和其他人一起共用的資料夾,這時候,這些共用資料夾的檔案很難做出很複雜、有變化的分類,為了讓多人共用時求一個最大公約數,所以大概就是基本的檔案分類邏輯。

但是,回到「我」這個獨立的工作者來看,「 A 專案共用資料夾」中我負責處理的其實是圖像檔案、簡報檔案的部分,我接下來要準備製作某一次成果發表的簡報,這時候,我很希望有一個「專門管理簡報資料」的檔案分類,幫助我快速處理我需要的檔案。

可是在共用資料夾中,我不能隨便移動大家共用的檔案分類方式,這時候怎麼辦比較有效率呢?

或許可以把我的重要檔案「加上星號」,或是利用之前電腦玩物有提過的:「Google 雲端硬碟整理檔案密技!複製檔案資料夾「分身」實測」技巧。

但是現在 G Suite 上的「優先順序( Priority page )」新功能,則提供了一個更有彈性的工作流程。

  • 1. 可以快速回應註解的檔案快速存取列

如果你的 G Suite 帳號獲得「優先順序( Priority page )」新功能,你會在網頁左方看到這個「優先順序」的新主頁面。

打開後,首先看到的是「進化」的快速存取檔案列

為什麼說是進化呢?以前的快速存取檔案列(一般用戶的雲端硬碟也有),就是列出最近可能使用、最近編輯過的相關檔案而以。

但是「優先順序( Priority page )」的快速存取檔案列,會直接列出「需要答覆的註解」等功能,讓我們直接點開註解,跳到那份文件檔案的註解位置來處理。

  • 2. 比星號更能客製化個人重要檔案的「工作區」

接著,當我們想要整理「個人」工作流程上需要的檔案時,以前可能只有加上星號的功能。但是星號不能分類、沒有邏輯,而且還是照著大家共用資料夾的方式來整理(如下圖)。

現在, G Suite 用戶則可以在「優先順序( Priority page )」中建立「工作區(Workspaces)」

效果如下,我可以根據自己的專案或任務流程,建立多個「工作區(Workspaces)」:

有點類似多個待辦清單,然後把我真正需要處理的檔案排入,無論這個檔案原本在哪個共用資料夾中!

我能夠在命名「工作區(Workspaces)」時,用數字編號開頭,這樣我的工作區可以照著我想要的順序前後排列,就更想是待辦清單。

  • 3. 在工作區中新增自己需要處理的檔案,就像待辦清單

我可以先建立一個工作區,打開工作區,選擇要放入的檔案。

無論這個檔案原本在哪個資料夾,都可以根據我個人需要,放入我設定好的某個工作區待辦清單中。

平常在瀏覽資料夾內的檔案時,如果看到需要處理的檔案,也可以在原資料夾的檔案上點擊右鍵,選擇直接[新增至工作區]。

這樣一來,隨時看到要燒後處理的檔案,都能快速加入工作區的待辦清單中。

透過「工作區(Workspaces)」分類自己真正需要處理的檔案流程、專案類別,更有彈性。

一個工作區分類,目前最多可以放入 25 個來自不同資料夾的檔案。

而工作區、放在清單的檔案,都可以隨時隱藏、移除、移出工作區。並且不會影響檔案原本的分類位置、共用資料夾狀態。

所以這會是一個更個人化的整理方式。

  • 小結:

試想看看,原本 Google 雲端硬碟的整理方式可能如下所示,如果是自己專用,還好整理(例如:一看就能採取行動的檔案命名技巧:我的兩大檔名規則)。但如果是共用,就要符合大家通用的整裡方式。

而 G Suite 在 Google 雲端硬碟上推出的「優先順序( Priority page )」主頁面,則提供了一個更有彈性、更個人化的檔案排列清單。

尤其我可以依照自己「真正要處理的檔案邏輯」,建立「工作區(Workspaces)」,分類個人不同工作流程上需要的不同資料,但又不影響原本檔案的分類,這會是很有用的管理方式。

如果是 G Suite 用戶,可以看看自己的 Google 雲端硬碟是否有了「優先順序( Priority page )」主頁面!

而想要研究更多功能的朋友,還可參考:[免費上課! Google 推出 G Suite Training 中文語音互動實作教學]、[G Suite 推出「小組雲端硬碟」實測教學,幫企業管好專案資料]、[G Suite Google 日曆建立公司會議室、學校設備預約系統教學]。


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生日、新書、十二年,寫心得獲得免費一對一顧問對談服務

今天是我邁入不惑之年的生日,雖然我覺得人生不會停止疑惑,這也才能在有生之年享受一個改變與成長的過程。但今年初,我確實帶著一個階段性的心情,撰寫自己時間管理工具與方法論的階段性總結之作:《大腦減壓的子彈筆記術:用 Evernote 打造快狠準任務整理系統》。

而轉眼電腦玩物這個部落格一寫,居然也已經超過 12 年的時間了!

有鑑於這本新書提出了一套我自己「很有個性」的方法論,雖然我自己行之有年,而且解決我在職場、家庭、自我實現之間的平衡,幫助我克服拖延、沒毅力等等問題。但是讀者在想要跟著實踐的過程中,或許會有許多許多要跟我親自詢問的問題。

所以,想要趁著這個難得的日子,是我生日、是新書推出一個月、是電腦玩物開始寫作的第 12 年,我也想來挑戰一個特別的活動。

我邀請已經購買並閱讀完成《大腦減壓的子彈筆記術:用 Evernote 打造快狠準任務整理系統》一書的讀者,或是上過我這堂「 Evernote 子彈筆記術」的朋友,把您閱讀、實作後的心得與疑問 Mail 給我。我會從中抽出 10 位朋友,提供我的一對一顧問服務,面對面幫助您解決時間管理系統、 Evernote 工具方法論的相關問題。

活動基本規則如下:

  1. 參加資格:購買《大腦減壓的子彈筆記術:用 Evernote 打造快狠準任務整理系統》一書、上過「 Evernote 子彈筆記術」課程的朋友。
  2. 參加方法:將您讀完書籍或上過課程後,完整的心得、真實的疑問,透過電子郵件寄給我。
  3. 心得請寄到: esorhjy@gmail.com
  4. 郵件中請註明:「是否需要參加一對一聊天顧問服務的抽獎。」(如果單純想寫心得給我也沒問題,我也會直接回答您信件中的疑惑)
  5. 活動在 2019/4/28 禮拜天結束。在 4/29 禮拜一抽出 10 位可以獲得一對一聊天顧問服務的朋友。
我想提供的一對一顧問對談服務的內容如下:

  1. 我會親自跟獲得一對一顧問服務的朋友約時間,安排和您面對面的討論。
    1. 實體碰面:在基隆、台北地區可約實體碰面,約定我們彼此方便的時間與地點。
    2. 線上討論:或是利用適合的線上工具,在約定的時間線上討論。
    3. 因為時間需要錯開,我盡可能會在 5、 6、 7 三個月份完成所有對談顧問服務。
  2. 一對一顧問對談的內容:
    1. 以一小時為基本長度,但可長可短,就像朋友聊天,您也不用有壓力。
    2. 由您提問,我會提供自己的支援、經驗與解答。
    3. 可以針對時間管理系統、 Evernote 任務管理方法,解決、討論您的所有疑難。
    4. 可以讓我參與你的時間管理系統討論,提供我的修正經驗。

這個活動的目的,是想更具體、更深入的和讀者討論一個時間管理系統如何建構出來,如何善用 Evernote 或相關工具去解決任務管理問題。

所以只要您寄出心得給我,我就會在幾天內盡快排出時間,直接回信回答您的問題,或是跟您作心得的延伸討論。

「一對一顧問對談」是加值活動,但只要寄心得給我,我就樂意和你在郵件中直接討論。

不過,如果您問了很有意義的問題,我也希望您能讓我在隱去隱私內容的情況下,或許有可能將這樣的問題與解答寫成文章,在電腦玩物部落格中與更多朋友分享。

好啦!我第一次舉辦這樣的活動,也是第一次挑戰一對一的顧問支援,如果有什麼不夠周延之處,歡迎跟我提出,我很樂意修改。

也期待大家的心得與提問,希望能跟大家一起在建構一套有效的時間管理系統上,一起找出不斷進化的方法。

實現目標不一定有時間才能做,試試看從找到核心小改變開始

沒時間,確實是讓人很焦慮的一件事情。不可避免有真的完全時間被卡死的困境,但是當我面對這樣的困境時,會先試試看下面的方法,看看有沒有可能為他找到突破口。

很多目標想要實現,卻苦於沒有時間。很多重要任務被逼到只能擠出時間做,但精力、注意力常常不足。當真的空檔來臨,自己卻已經身心俱疲,只想躺在沙發上滑手機、看電視,什麼都做不了。

我們常認為時間管理是「時間充裕的人」才能做的事,而大多數時候,似乎環境限制已經快要把我們消耗殆盡,覺得自己根本沒時間,所以也無從自我管理。

想要達成更多目標、做到更多事情的人,開始嘗試做更多的計畫,或是給自己更多的自責與逼迫,總是告訴自己:「我一定要擠出更多時間,我要更有意志力,我要逼自己去做更多事。」

但這可能往往適得其反,最後我變得更累、更痛苦,更多時候想要什麼都不做。

為什麼會這樣呢?

原因之一,在於我們想要達成目標時,都是用「排上更多新任務」的思維。但是我們的時間已經不夠,待辦清單上已經許多事情排滿,再給自己更多新任務,意思就是需要更多的時間,這樣當然很難實現,甚至讓自己的時間被卡得更死,也給自己更大的壓力。

這時候關鍵的做法,或許不是自己要再做什麼新任務,而是「原本的流程需要什麼改變與替換」。

或許是生活流程的改變,或許是工作流程的改變,改變原本的流程,就是用替換時間的方法,就可以在自己原本的時間中,找到解決問題、達成目標的其他方法。

例如我想要多一點運動,這時候除了去晨跑這樣的「新任務」外,或許可以先從「原本通勤搭車替換成快走」、「原本午休睡覺替換成散步」開始(有讀過我之前文章的朋友,就會發現我正是從養成中午散步習慣開始,最後養成晨跑習慣)。

如果工作上想要有更多專注時間來處理重要專案,但卻常常被瑣事轟炸,首先要處理的可能是在原本流程上做出改變,找出減少瑣事的方式(可參考我之前的文章:臨時工作加不停,重要專案都卡關,我能怎麼辦的七個步驟),然後才會有真正可以專注執行重要專案的時間,而不是硬要把任務排進去。

列出改變,而不是列出新任務的意思是:

  • 在我原本的工作生活流程中,有哪些步驟的替換,可以幫我同步目標
  • 這樣我可以不用空出更多的時間,但還是能推進目標的進度

假設我想要有更多學習時間,但是工作已經很忙碌,家庭生活也很重要,即使下班回家也很難找到自己完全可以掌控的時間。這不一定是壞事,因為充足睡眠,晚上陪伴孩子,也可能是我的重要目標

但如果我還是逼自己早起閱讀,或是逼自己晚上空出時間閱讀,然而這些時間其實常常自己都無法控制。於是這些擁有美好目標的新任務,反而帶給自己更大的時間壓力,在總是無法實現的過程中累積更大的挫折。

也不是說這兩個新任務不好,如果能實現當然是很棒的狀態。但是如果真的在這樣執行新任務的過程中讓自己很痛苦,也不能犧牲陪伴家人與孩子的時間。那麼,或許嘗試「改變原本的做法」,會是更容易也更有效的方式。

我可能會這樣去找出那個核心的改變:「我可以調整哪一個工作或生活流程,讓他具備學習的效果?」

  • 我可以在開車時聽說書的 podcast ,可能無法 100% 吸收,但也能具備一定的學習收穫。
  • 我在打掃時聽電子書的朗讀,就算 20 分鐘也是很好的學習。
  • 我練習把日常工作變成學習,在工作中找出需要解決的問題,去搜尋解決問題的方法,練習解決問題的步驟,這樣一邊工作,一邊也是學習。

這些改變的關鍵在於,他們建立在我原本工作、生活流程中,可能是流程的疊加,可能是流程的替換,但不是在待辦清單加上更多額外新任務

而且,因為流程環環相扣,所以如果能找到其中相對容易、相對正確、相對有效的切入點開始改變,那麼也會更容易引發系統一系列的變化。

我們總是免不了想要一次達成最佳目標,這不是壞事,只是如果確實就是沒時間,那麼更應該從目標導向的思考,轉換成過程導向的思考,分析在達成目標的整個過程中,系統最有效的切入點在哪裡,更容易引發環環相扣的一系列改變。

例如想要早起能擁有自己可掌控時間,但設定五點的鬧鐘可能不一定是那個最佳切入點,這時候就可以回頭去思考整個流程還有哪些更容易切入的「破壞點」,可以破壞原本導致自己沒時間的循環。

如果我想五點鬧鐘響起就有充足睡眠,我可能需要晚上十點入睡,那麼我可能要晚上九點後開始進入休息模式。這樣的話我可能需要七點多就能回到家,那麼我也需要準時下班。這樣我就要能在下班前完成今日要事,於是我可能要讓自己早上優先完成今日要事,以免下午時間不可控。而這樣我早上必須要有充足的精力去執行要事,那麼我的早起就不能是逼自己減少睡眠來完成。

可以看到,任何目標可能都會這樣和自己生活的循環流程息息相關。如果找錯切入點,不只是目標達不到,還可能產生其他環節的更多副作用。

例如逼自己五點起床,但事實上沒有充足睡眠,這樣很有可能反而讓這個系統循環變成惡性循環,最後工作更沒有精神做,而晚回家後更晚睡覺。

如果能從找到相對有效的切入點出發,例如每天先列出早上要做的幾件要事。或是先練習無論如何十點入睡,不貪心、不打發時間。

那麼,先列出早上要做的要事,開始讓自己慢慢習慣優先把今天一定要做的事情做完,開始能用下午應付突發狀況,但因為要事已經完成,不用逼自己加班,於是能開始在回家後有充足時間娛樂、休息與入睡。

或者,先無論如何十點入睡,雖然晚上可能原本的娛樂被替換成睡眠,可能一回家就要開始睡覺,好像少了做事的時間,但慢慢地有了充足睡眠,到了早上五點可以更容易起床,有了不被干擾的時間去做自己想做的事,早上工作也更有動力,於是也能相對準時下班,晚上在十點睡覺前又多了一些自己的時間。

先列出早上的要事、先無論如何十點入睡,先把這個核心的小改變做好、做徹底,那麼,雖然不是一開始就完成大目標,但也會引發達成大目標的系統連續改變。

核心小改變,是指:

  • 在原本流程上的替換、取代、修改、同步。
  • 會引發一系列系統改變的那個相對容易的改變。

這時候,實現目標的方法,我們需要的不一定是更多的時間,也不是逼自己去做更多新任務,而是從執行核心小改變開始。

對這個改變自己的主題有興趣的朋友,可以參考:[練習養成各種習慣一年後,我養成了 4 種成長心態]、[生活現實,總是還有最佳化下一步行動的空間]、[如何實現年度計畫?練習目標三角分析,拆解願望成真 3 原因]。


歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:實現目標不一定有時間才能做,試試看從找到核心小改變開始

現實樂觀主義的三個行動思考

有時會聽到這樣的評論, Esor 你真的是個很樂觀的人,怎麼任何事情好像都可以正面思考。

或許如此,但我更希望自己不是單純的樂觀,而是一個現實樂觀主義者。

什麼是現實樂觀呢?有三個我常常運用在思考事情的角度,今天用這篇簡短的文章,提供給大家參考。

現實是有些我能控制,有些我不能控制,於是我更要控制我能控制的:

我在課程、文章、書籍中,常常會分享到兩個自己做計畫的關鍵方法:進攻型行事曆每日子彈行動清單

很多朋友會好奇,這樣的計畫真的會 100% 實現嗎?難道不會有臨時的意外嗎?當然不可能 100% 實現,也一定會有臨時的意外。

但是,難道只因為會有變動,或是每天有一兩個臨時意外,我就要放棄剩下可以控制的部分,完全不去控制嗎?

現實樂觀,就是我明確知道會出現不可控制的部分,但我也明確知道有些部分我可以控制,我要避免的只有一件事情:

不要不小心把明明是自己可以控制的部分,最後變成不可控制的部分。

例如原本主管只是問我專案截止日要安排到哪一天?客戶只是問我哪一天開會?同事只是問我某一天可不可以幫忙?結果因為我放棄控制,在還可以把這些時間錯開的時候不控制,最後不巧把他們全都安排在同一天。然後,就變成我真正無法控制。

或者在重要的事情還不緊急時,沒有做好計劃,沒有提前展開行動,沒有在自己可以控制的時間累積成果。等到重要事情真的變成緊急時,它就變成一個我無法控制,一定要逼自己完成的事情了。

工作上的臨時意外,有些是真的不可控制,就是忽然出現,被要求一定要立刻完成。但有些臨時意外,可能是我之前專案沒有計畫好,疏忽某些環節,於是等到問題發生,時間又迫在眉睫,就變成臨時意外。(可參考:臨時工作加不停,重要專案都卡關,我能怎麼辦的七個步驟

這時候,既然我知道會有那種就是臨時出現的意外,是不可控制的。那麼我更好去控制那些可以不要變成臨時意外的專案流程。這樣我才能保留時間去應付那些真正的不可控因素,這就是現實樂觀的方法。

現實是壞事確實可能發生,那麼我可以如何預防與補救?

樂觀是覺得壞事一定不會找上我,悲觀是覺得壞事一定會找上我。

現實則是壞事有可能找上我,也有可能不找上我。現實樂觀,就是去思考看看,什麼情況下壞事會找上我呢?我有沒有可能採取一些方法預防這種情況呢?或者降低壞事發生的機率呢?

例如,雖然我已經上過數百堂課程,但每次上課我依然很緊張,依然會抗拒,總會想到許多失誤、壞情況可能發生。

現實樂觀,就是我既然知道會有這些問題、壞事可能發生,我正好就可以從這幾個切入點來提前準備我的行動。

我覺得上課講解方法可能腦袋打結,我就想辦法課前多演練幾次讓流程順暢。我覺得有些地方可能會有人提出挑戰,我就事先設想好回應挑戰的解答。我害怕時間最後超時或不夠,我就先設計一些彈性橋段,不夠時可增加,超過時可刪去。

現實也是,就算有各種預防,說不定有些還是無法控制最壞的情況發生。現實樂觀的思考到了這個階段,則是評估評估這個最壞情況發生的機率,自己對這個風險的承受能力,以及當真的最壞的情況發生了,我是不是還有某種應變的能力。

現實是問題不一定能解決,但採取行動就提高解決的機率:

很多時候,在我們尚未找到完美方法之前,我們不想行動。

這可能是一種樂觀,因為我們覺得可以找到完美方法。這也可能是一種悲觀,因為我們覺得每種方法都有缺點,都還有無法解決的問題。

現實是,我們確實很難或是根本無法找到完美方法,有些問題確實不一定做些改變就能解決,也有些問題我們甚至還不知道怎麼才是正確作法。

而現實樂觀是,問題不去解決,就一直是問題。但如果採取行動,可能不解決,那也就只還是原本的問題,但也有可能被解決,或是部份解決,而更大的機率會比原本更好。

以上,就是我常常運用在時間管理、專案管理、人生管理上的「現實樂觀」的思考,也提供給大家參考。

有興趣的朋友,還可延伸閱讀:[我還沒那麼糟!做三個數位步驟讓我面對自己重新出發]、[人生就是不斷的拖延,我如何用拖延對付拖延?]、[跑在半路上也不錯,堅持的技巧就是保持「正在行動」]。


歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:現實樂觀主義的三個行動思考

SignRequest 支援中文文件簽名 Gmail 郵件外掛,手機也通用

當收到一封郵件希望我在郵件的附加檔案上簽名,然後回傳。這時候,有哪些解決方法呢?或許我可以下載這份文件,轉成 PDF ,利用 Adobe Reader 等軟體完成簽名。

還有沒有其他方法呢?或許可以來試試看 Gmail 的外掛功能:「Google 推出 Gmail 內建外掛程式:整合其他服務建立專案流程」。這是雲端的外掛,不需安裝在電腦,所以啟用後,任何電腦都會同步,包含手機上打開 Gmail App ,都可以應用之前已經啟動的外掛功能。

不過, Gmail 內建的外掛程式商店中雖然有很多支援「附加檔案簽名」的工具,可是我試了好幾個之後:

發現很多在轉檔中文 Word 檔案時很容易變成亂碼。於是在一番嘗試後,找到一款「 SignRequest 」,操作流程簡單,並且可以很好的轉檔中文文件,完成線上簽名。

因此這篇文章,就來和想利用看看 Gmail 內建外掛程式的朋友,介紹這款支援中文郵件檔案簽名的工具。

首先,打開 Gmail 網頁,在右方的工具列中,可以看到有一個[+],讓我們安裝更多外掛程式。

在外掛程式商店中,搜尋[ SignRequest ],找到外掛後直接「安裝」到 Gmail 中,授權外掛需要的權限即可。

只要在 Gmail 中順利連結[ SignRequest ],以後任何一台電腦、手機,打開 Gmail 郵件,都可以直接利用這個雲端外掛的功能。

例如我收到一封郵件,裡面有一份需要簽名的 Word 檔案( PDF 等文件檔案也支援)。

打開這封 Gmail 郵件,開啟右方工具列的[ SignRequest ]應用,選擇[ Create Sighrequest ],就能針對這份附加檔案文件進行簽名。

電腦網頁上,會打開[ SignRequest ]的分頁,選擇[ Only Me (只有我需要簽名)],按下[ Sign ]。

這時候轉檔完成的文件會顯示在網頁中,直接點擊要填寫的欄位,就能線上完成填寫,或是進行簽名。

填寫、簽名完成後,按下右上方的[ Finalize ],就完成了。我的 Gmail 會收到填寫、簽名完成的文件(已經統一轉成 PDF )。

如果是免費帳戶,那麼[ SignRequest ]會在一段時間後把完成的文件刪除,我們也可以在[ SignRequest ]網站上手動刪除已經完成簽名的文件。

而且在電腦網頁端先啟用這個 Gmail 外掛,到了手機上的 Gmail App ,也可以繼續使用。

在手機的 Gmail App 打開一封有附加檔案的郵件,可以看到下方出現[ SignRequest ]的外掛工具列,點擊後就能啟動。

如果手機上就想直接完成 Gmail 郵件附加文件的簽名,可以透過外掛直接啟動[ SignRequest ]網頁編輯畫面,在手機畫面上都能順暢的操作,完成文件的填寫、簽名。

而收到完成簽名的文件後,就可以轉寄給需要的對象了。

其實,如果電腦、手機上有安裝像是 Adobe Reader 這樣的軟體,要在 PDF 上完成簽名也是很方便。

而[ SignRequest ]這樣的外掛,則是直接雲端安裝在 Gmail 中,所以無論在哪一台電腦、手機打開 Gmail 都能同步使用,不需另外安裝。並且它可以自動完成像是 Word 要簽名時的轉檔動作,也有所幫助。

對 Gmail 有工作需要的朋友,除了可以研究這樣的外掛功能外,還可參考:[新版 Google Tasks 工作表教學,這個待辦清單 App 特色為何?]、[如何整合轉移多個 Gmail 帳號教學:匯入其他 Gmail 信箱郵件]、[全新 Gmail、 Google Tasks 與日曆的時間管理系統實作教學]。


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工作愈忙愈需要培養興趣,但練習興趣不只為人生平衡與斜槓

第一個問題:常常覺得自己的興趣五花八門,覺得什麼都有趣,但大多數只是想想,從未實踐,或是半途而廢,那些玩過的興趣,當下好玩,但事後好像也沒有為自己帶來長遠的影響。於是即使是有些時間去實現興趣,但最後的結果好像還是感到空虛。

第二個問題:另一方面,工作很忙,在工作時間中犧牲了建立與實現自己興趣的時間,雖然工作上感到缺乏成就感與樂趣,但卻不敢多保留一些時間給自己的興趣。姑且不論這樣值不值得,但這樣的方法,會是最有效的做法嗎?

這兩個問題,或許有同樣一套解決辦法。

我自己在正職工作與家庭生活之外,也很熱衷於培養自己的興趣,例如寫作跑步料理閱讀等等。我對於興趣可以帶來的正向影響,有一些反思,這篇文章提供心得給大家參考。

反思一,我們常常覺得「興趣」是「工作」的平衡,工作時間累積許多壓力,所以要利用做有興趣的事情的時間來紓壓。但如果這樣想的話,很容易工作時更沒有動力,更想要趕快放假去做有興趣的事。做有興趣的事情時覺得很開心,但回到工作上時覺得更累更想逃避。

反思二,我們或許也常常希望自己的「興趣」可以培養成一個「斜槓」。但真正的斜槓其實也就是另外一個專業工作(要不然也無法稱之為斜槓了),既然是工作,那麼一樣需要大量的時間投入,並且要面對工作上一樣的壓力。例如我在寫作這件事情上投入的時間、練習與工作量,絕對不再只是單純興趣的程度。

當然,興趣如果成為工作的平衡,興趣如果可以發展成斜槓,也都是好事。

但我想分享的是,如果能用有效方法培養一些小興趣,就會對忙碌的工作真正有所幫助。

我之所以說興趣不一定是為了工作的紓壓調劑,是因為要達成興趣,其實跟要達成工作是一樣的。當發現自己對什麼事情有興趣時,如果想要培養這個興趣,那麼一樣要確認下面這些事情:

  • 興趣的目標與期望成果是什麼?
  • 如何採取行動去達成成果?
  • 如何透過階段性成果去改進與成長?

試想看看,運動的興趣、料理的興趣、手作的興趣、音樂的興趣等等,如果興趣不只是打發時間的藉口(可參考:為何休息後更焦慮更沒動力?可能我只是在打發時間),而是真正想要完成的一件事,那麼一定需要上述的計畫流程。

工作需要找到樂趣,興趣則需要找到實踐的方法。但兩者其實並沒有那麼大的差別。

那麼既然興趣有樂趣,用來幫助自己練習「如何完成一件重要工作」,從這件有樂趣的事情中,練習設定目標、規劃行動、學習調整,不是一件很好的事嗎?

最終帶來最大效益的不一定是那些興趣本身,而是培養興趣過程裡學會的這些「完成事情」的技巧,在有樂趣,相對沒有壓力下學會的方法,卻會對我們真正高壓力的工作同樣適用。

所以,即使工作愈忙,我們更應該利用興趣,來練習工作上需要的完成事情的技巧。

興趣如果有一天能夠成為斜槓,確實是很值得高興的事。但即使是小小興趣的認真培養,也有可能在斜槓之外,為我們本來的專業工作帶來幫住。

因為一個認真投入的小小興趣,也會成為我們生活流程改變的開始。

例如我很單純的想要養成晨跑的習慣,不是為了要跑馬拉松,沒有要每天跑很長時間、長距離。說不定只是每天早上可以出門晨跑 20 分鐘,這樣的小小習慣,如果開始實踐,就有可能帶動一連串的改變:

  • 為了早上可以上班前出門,需要早一點起床。
  • 為了早一點起床,前一晚需要早一點睡覺。
  • 為了前一晚早一點入睡,需要早一點結束工作回家。
  • 為了早一點入睡,也有可能晚上開始避免吃零食消夜。
  • 為了早一點結束工作回家,工作時需要更投入。
  • 為了工作時更投入,需要更用心於工作策略與技巧。
一個小小的習慣,如果真正開始培養,專注在這個有樂趣的小小習慣上,也很有可能引發自己一連串生活習慣的改變,而當一連串生活習慣有了改變,工作上也勢必會受到正向的改變影響。
所以,興趣不能只是當作工作的調劑,「培養」興趣的意思,就是興趣不只是工作的平衡,興趣就是我們要自我實現的一部分,而且是相對有樂趣的那部分,我們透過這部分的練習,其實就能幫助自己也練習如何去完成工作的技巧,因為兩者應該是一致的。
興趣也不一定要有斜槓的壓力,但如果能認真投入一個小小興趣,那麼在這個小行動上的改變,很有可能引發一連串生活習慣、時間流程的改變,最終也會對工作產生正向的影響。
如果說,有興趣的人看起來更快樂、更滿足,我想不是因為他們覺得自己在忙碌工作外有時間去完成興趣,而是培養興趣本身,讓他們發現了工作的方法,幫助他們建立了更好的時間流程與生活習慣。

也歡迎參考工作愈忙系列文章:

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Daywise 幫你長時間無中斷工作, App 通知自動聰明排程處理

當然,如果不想被手機通知干擾,也可以直接關掉所有手機通知,或是把手機關機、把手機蓋起來。

不過,手機也可以是你的生產力工具,有些 App 的通知確實可以幫助我們解決問題。那麼,有沒有兩相權衡的方法呢?或許我們需要的只是:

在自己決定的適合時間處理 App 通知,而非 App 想要我們處理時。

因為幾乎所有 App 的通知,都設計成讓使用者花更多時間、更高頻率、更即時的去打開他們。但這些可能不是我們最好的處理時間。

那麼,有什麼辦法可以讓「 App 通知」排程到我需要的時間,再統一一次性處理呢?

之前有提過,新版ˋ Android 系統有內建這樣的功能:「適當安靜與專注的手機整理術,回歸 Android 後的設定經驗談」。 iPhone 上也有類似設定技巧:「iPhone 通知規劃心得:不是關閉就好,建立更高效率提醒流程」。

但是如果你的 Android 還沒有升級到更新的系統版本,或是懶得自己手動花時間慢慢設定,那麼或許接下來這款免費的 Android App :「 Daywise: Schedule notifications 」,可以滿足上述需求。

讓我們來看看「 Daywise: Schedule notifications 」如何幫我們的大量 App 通知做好自動、聰明的排程。

在 Android 上安裝「 Daywise: Schedule notifications 」後,首次啟動,就會預設幫我們選擇一天中批量( batch )處理通知的時段。

  • 早上 8 點,起床後處理前一天晚上到現在的新通知。
  • 中午 12 點,處理早上上班過程累積的額外通知。
  • 下午 5 點,處理下午上班過程累積的額外通知。
  • 晚上 10 點,處理下班後累積的重要通知。
我們可以自己修改預設的時間,而這裡可以看到「 Daywise: Schedule notifications 」的邏輯簡單清楚:

不要來一條新通知就處理一條,應該先處理要事,接著每隔一個時段,再一次處理好累積的額外新通知即可。

這樣就兼顧了專注在重要工作,但也能處理臨時意外的節奏。我們可以擁有每次 4 ~ 5 個小時的時間去專注處理職場、家庭、生活中原本該做的事情,然後再去處理新通知帶來的新任務。

接著,「 Daywise: Schedule notifications 」會掃描所有已經安裝的 App ,並且把這些 App 的通知「自動」做好預設的分類,會分成兩大類:

  • Instant :在這個分類中的 App 通知,會立即出現在手機。例如預設有電話、行事曆等 App 。
  • Batched :在這個分類中的 App 通知,會在每一個前面預設的時段後,才統一出現在「 Daywise: Schedule notifications 」的收件匣處理。

當然,我們可以手動調整這些 App 通知要放在即時顯示、稍後統一檢視的哪個分類中。

最後,我們要允許「 Daywise: Schedule notifications 」可以管理我們通知的權限。

這樣就設定完成了,過程確實很輕鬆、自動化。

接下來,我們的手機就只會彈出那些設定為「立即顯示」的 App 通知。

那麼那些設定為「 Batched 批量顯示」的 App 通知呢?

他們不會再出現在手機的通知清單,而會在指定時間到達後,統一出現在「 Daywise: Schedule notifications 」 App 裡的「 Inbox 」收件匣中。

例如我設定下午五點下班前,統一查看下午新增的 LINE、 Gmail 等 App 通知。這時候,五點前我的手機不會主動出現這些通知,打開「 Daywise: Schedule notifications 」的 App 也會顯示「 Inbox 收件匣」是「受保護」的狀態。

然後,指定的查看新通知時後到達後,我打開「 Daywise: Schedule notifications 」的 Inbox ,就可以查看前面一個時段累積的各種 App 新通知。

讓我整理一下他的運作流程:

  • 在設定時間前,隱藏 App 的所有通知。
  • 在設定時間到達時,把批量通知放在收件匣。
  • 設定時間過後,有需要就可以到收件匣一一處理。
  • 不用怕通知消失、不見,反而可以在收件匣有順序的處理他。

而且在「 Daywise: Schedule notifications 」的 Inbox 中,還可以進行一些更精準的通知處理。

他會把同一個 App 的多則通知整理在一起,所以我可以像是下面這樣,直接查看 Gmail 的每一則重要新郵件通知,可以刪除不需處理的通知,也可直接點擊某條通知,打開 App 來處理。

此外,也有可能我想要稍後處理大多數 Gmail 的通知,但其中某個人寄來的新郵件通知卻需要立刻處理,這時候,點擊該則通知右下方的[…]做設定,就能把特定寄件者的通知改成立即顯示。

「 Daywise: Schedule notifications 」還提供了一個統計圖,可以告訴我們有多少的通知被統一收納到收件匣,減少了我們被打斷工作的時間。

「 Daywise: Schedule notifications 」目前還是一款很新的 App ,但他的設計邏輯是我所認同的,功能也簡單易用,想要不被手機打斷工作,但又能有效處理 App 通知的朋友,或許可以試試看。

而對類似工具有興趣的朋友,推薦還可以參考:[如何讓自己保持專注力?相對有效和常常無效的3個方法]、[除了保護「暫時專心」,我們更需要提升「長期專注」的工具]、[我的手機斷捨離計畫,找回生活九步驟]。

Daywise: Schedule notifications 」下載


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