Glide 免費快速 Google 試算表轉 App:通訊錄、記帳、單字卡

你可能利用 Google 試算表整理過你的帳目資料,或是用來整理客戶通訊錄,還是說拿來當作背單字資料庫。之前在電腦玩物,我也介紹過許多類似的應用技巧:

不過,要在試算表的大量表格中輸入資料、查詢資料,不是那麼方便。如果可以把試算表的資料庫直接做成手機 App ,像是記帳 App、 通訊錄 App、 單字庫 App ,那麼在查詢資料、輸入資料時,應該會更加舒適。
今天要介紹的這個「 Glide 」,是一個免費、好上手的線上工具,就可以把已經擁有的 Google 試算表快速轉換成 App ,製作成 App 後在查詢、輸入都更加便利。
這有一點類似我之前介紹過的:「Google 表單 3 分鐘製作手機 App ,免費免程式碼的另類方法」,不過前面這個工具利用的是 Google 表單。

而這篇文章要介紹的「 Glide 」,利用的則是 Google 試算表,並且我覺得製作起來更加簡單,效果也很棒。

下面幾張圖片,就是我實際製作一個「旅行記帳與團員通訊錄 App 」的成果。可以看到 App 下方有分頁可以切換帳目與通訊錄,可以點擊某一筆帳目或聯絡人,看到更詳細資料,也可以在 App 上直接記帳或新增、修改團員資料。甚至還具備搜尋資料庫的功能。
而他的背後其實我只是需要建立一份具有基本欄位的 Google 試算表即可。
就讓我們用這個例子,來進行一個完整製作 App 流程的教學。 

1. 連結 Google 帳號,開始製作第一個 App
Glide 」要將 Google 試算表製作成 App ,所以一開始我們也需要利用 Google 帳號來登入「 Glide 」,並且授權其讀取 Google 試算表資料。
接著來到製作 App 畫面,透過左方的[ New App ],可以連結自己的 Google 試算表來開始製作第一個 App 。

2. 在 Google 試算表先建立基本欄位或資料庫

在這個案例中,我連結的是下面這份 Google 試算表,裡面有兩個分頁的資料,分別是旅行的帳目、旅行成員的通訊錄。

接下來就讓我們看看這樣一份 Google 試算表,可以變成怎麼樣的應用 App 。

3. 把試算表分頁,變成 App 分頁

成功連結 Google 試算表後,開始進入「 Glide 」的設定畫面。

第一個是[ Navigation ]的分頁設定,預設會載入 Google 試算表上已經建立的分頁,並且自動產生 App 下方的兩個分頁導航列。

就這麼簡單,我們其實只要決定哪些分頁要顯示在 App ,哪些不要即可,或是修改顯示在 App 中的分頁名稱。

4. 修改 App 分頁的圖示

此外,在 App 分頁右方設定中,我們可以利用[ Change ]替換分頁圖示,例如我這個案例中一個是帳目、一個是通訊錄,我可以替換成更符合內容的圖案。

5. 決定要顯示在主畫面上的試算表欄位資料

接著,來到[ Screens ]設定,這裡可以設定要顯示在分頁主畫面上的欄位資料。

例如下圖是我的帳目,在 Google 試算表中其實有五六個欄位,但我可以自訂先把[支出項目]、[支出金額]顯示在 App 的主畫面上。

設定方式也很簡單,就是在右方的選單,選擇要顯示的欄位即可。

要注意的是,這只是設定[顯示在主畫面的資料],到時候點擊進入任何一個項目,都可以在下一頁看到完整的 Google 試算表中的所有內容。

另外,我們可以在[ Layout ]處,選擇主畫面上的項目要用清單、方格、畫廊、行事曆等不同的方式顯示。

6. 開啟 App 可以直接新增資料、搜尋資料功能

如果這樣做出來的 App ,妳希望不只是查到帳目與通訊錄,還可以利用這個 App 直接新增資料。那麼,就要在右方開啟[ Add item ]選項。

如果你希望 App 中可以用關鍵字搜尋某一筆資料,就要開啟[ Show search box ]。

7. 開啟可以在 App 中修改資料的功能

不只可以新增資料,「 Glide 」甚至可以讓我們從 App 修改原本 Google 試算表中的資料。

先點進某一項資料的下一頁,看到完整資料欄位,這裡可以決定哪些資料欄位要顯示、不顯示?

另外可以打開[ Allow editing ],就能在 App 直接修改已經建檔的資料。

8. App 外觀與圖示設定

來到[ Settings ]畫面,這裡可以決定 App 的名稱,修改 App 的顏色,替換 App 的圖示等等。

9. 設定 App 的密碼

妳甚至可以在這裡設定一個 App 密碼(Password),這樣打開 App 的人還必須輸入密碼才能開始使用。

11. 分享你的 App 在手機上使用

既然把 Google 試算表做成 App ,那麼當然是要在手機上更方便使用。

設定完成後,利用左方的[ Share App ],可以獲得這個 App 的專屬網址,知道網址的人就可以打開 App 查看資料、新增修改資料。

我也製作了一個「旅行記帳與團員通訊錄 App 」,讓大家測試看看,只要點開網址,就能開始使用(我設定的密碼是 1234 ,另外為了避免資料錯亂,我先關閉了新增修改資料的功能)。

除了這篇文章舉例的記帳、通訊錄 App 外,這樣的 App 形式也滿適合用來製作單字卡,說不定還可以搭配「Google 試算表自製全自動多國語言翻譯機,範本下載」,快速製作你的單字卡資料庫 App 喔!
Glide 」網站

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用 Google 相簿整理老照片教學:翻拍、時間地點、人臉辨識

最近需要整理家族中的大量老照片,最古老的有 1935 年上一代家族去照相館拍的珍藏合照,也有許多 1960 左右祖父到處遊山玩水時用底片老相機拍攝的照片,更有大量我們兄弟姊妹小時候、學生時代還沒有數位相機時家族旅行留下的沖洗相片。

要整理這些老照片,第一步就是要將照片數位化。

而要將照片數位化,最快速又最高品質的做法,應該就是「買一台照片掃描機」,只要把老照片一張一張放進去,快速掃描成高品質的數位圖片檔案。雖然一台照片掃描機可能要價幾千元,但如果可以幫你把上千張老照片掃描成高品質圖檔,其實想想也很值得。

或者,如果不要用照片掃描機,就可以用手機免費翻拍,例如「Google PhotoScan 老照片掃描器 App ,沖印相片完美數位儲存」。如果照片數量沒那麼多,例如就是幾百張,或是臨時需要,或是對品質也沒那麼要求,那 Google PhotoScan 也是一個可行選擇,只是使用時要注意幾個重點:

  • 即使 Google PhotoScan 號稱可以防止眩光,用四張照片幫你自動組合,也會做一些修飾特效。但手機翻拍,無論如何品質不會比用照片掃描機要好。
  • 要用手機翻拍時,最好在沒有特殊光線干擾、相對明亮的地方。
  • 拍攝時因為要連拍四張合成一張,手要保持一樣的水平與高度,這會有點累人。
  • 大概連續拍攝一小時,可以完成 150 張照片左右,包含中間一定需要間隔休息、檢查品質的時間。

不過今天這篇文章的重點,是想要聊聊,當用掃描、翻拍等方式,獲得大量老照片的數位檔案後,如何利用 Google 相簿來整理?

我的照片都上傳到 Google 相簿,這些老照片,當然也要上傳 Google 相簿,可是這時候就會遇到幾個問題:

  • 老照片是今天翻拍、掃描的,拍攝日期變成今天,在 Google 相簿上如何調整到正確時間?
  • 老照片可能是旅遊照片,有沒有辦法根據地點自動歸類?
  • 老照片上可能是爺爺、奶奶、爸媽或我們自己小時候的照片,這樣可以人臉辨識嗎?
就讓我來分享自己如何解決上述三個問題。

一,如何解決老照片的拍攝時間問題?

掃描老照片後,照片的拍攝時間就變成現在,但是 Google 相簿提供了一次修改大量照片時間的功能,所以我會用下面的流程來整理:

  • 先把實體沖洗照片排出時間順序,相近時間的分成一疊(例如大概接近年份,或者都是某一次旅行)。
  • 根據分類好的實體照片,逐批掃描或翻拍,然後逐批上傳。
  • 每上傳一批,就到 Google 相簿把這批照片改成所屬年份。(必須在 Google 相簿電腦網頁端操作)
我並不需要老照片的時間是 100% 準確。只要像是都在 1960 年代拍的照片,那就全部設定為 1960 年1月1日即可。或者都是 1983 年 7 月某次旅行的照片,就全部設定為 1983 年 7 月 1 日即可。
這樣一來,上傳一批該年份的照片到 Google 相簿,把剛剛掃描、上傳的照片全選起來,打開右上方選單,選擇[編輯日期與時間],將其全部設定到一個過去的指標年份與日期即可。(詳細步驟可參考:出國相機忘記調時區? Google 一鍵修正所有照片時間
當然你可以一張一張修改 Google 相簿上照片的拍攝時間,不過我的目的只是要老照片照著大概的年代排序即可。

二,如何解決老照片的拍攝地點問題?

接著,老照片本身當然沒有 GPS 定位紀錄,可是如果我以後想要用地點搜尋找到老照片怎麼辦呢?例如搜尋爺爺奶奶 30 年前到歐洲旅遊的照片,搜尋英國、巴黎,就能找到相應的照片。
事實上,當這些老照片上傳到 Google 相簿後, Google 會去分析這些照片拍攝到什麼內容,如果照片背景有一些知名景物,那麼 Google 相簿就可以辨識出該照片的拍攝地點,並且自動加入照片中。(例如下圖)
關於 Google 相簿如何自動辨識照片內容與其應用,可參考:Google 相簿在我真實生活最常被利用的 13 個高效率案例教學

於是這樣一來,當我搜尋「巴黎」時,可以找到幾張長輩去巴黎旅行時拍下的老照片,因為照片中拍到巴黎鐵塔、巴黎聖母院、羅浮宮,而 Google 相簿辨識出這些景物,就把這些照片定位在巴黎。

如果沒有自動辨識出景物,但又想在照片上加上地點呢?也很簡單,剛剛我已經利用時間分類好照片,也就是例如某次去動物園玩的照片應該都在同一個時間排序上。

這時候,我可以把那次去動物園的照片全部都選起來,同樣點擊右上方選單,選擇[編輯位置]。(必須在 Google 相簿電腦網頁端操作)

然後就可以統一把這些照片加上台北市立動物園的地點定位囉!

Google 相簿無論是自動辨識出地點,還是手動加上地點,都可以當作很棒的照片地點整理工具,更詳細教學可參考:

三,如何解決老照片的人臉辨識問題?

上傳大量老照片後,做好時間分類、地點分類,也可以利用 Google 相簿快速做好人物分類。
Google 相簿本來就能開啟人臉辨識功能,這樣一來,在搜尋照片時,可以在搜尋建議選單看到已經辨識出來的人物臉孔。

點進某個人物的臉孔,可以看到 Google 相簿已經成功辨識出來照片中有出現這個人的所有照片。

這時候我可以修改「這個人物的稱呼」,以後就可以利用稱呼做為關鍵字,來搜尋到這個人有出線的照片。

還可以點擊右上方的[是同一個人還是不同人?]

幫 Google 相簿決定一下某些可能是同一個人的照片,這樣 Google 相簿就能更快的完成一個人物的所有照片整理。

而且不得不說 Google 相簿的人臉辨識真的很神奇,除了有沒有戴眼鏡、側臉正面都可以辨識出來外。

例如我上傳自己小時候的照片, Google 相簿居然也自動辨識出來都是我的照片,真的很厲害。

那如果沒有把老照片中的人物,跟現在的人物自動連結怎麼辦?

也不用擔心,就進入老照片辨識出來的那個新人物分類裡,在[新增名稱]的地方,將名字命名為現在同一個人即可。

例如,已經有一個「爺爺」的人物現在照片分類,但上傳老照片後,年輕的爺爺變成另外一個人物分類,那就去這個新人物中,將其也命名為「爺爺」,這樣兩個人物就會整合在一起囉!

透過上面的整理方法,無論我是用照片掃描機掃描,還是用 Google PhotoScan 翻拍老照片,都可以利用把老照片上傳到 Google 相簿後,快速、自動、節省時間的完成照片時間、拍攝地點、照片人物的分類整理!
需要整理老照片的朋友,也可以這樣試試看。

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工作愈忙愈要練習放下很急的事,世界越快心則慢的核心方法

我們的情緒、感覺,有時候和「事情真正的面貌」是有距離的。當我們被自己的情緒綁架,很有可能被與事實不符的情況中,不僅距離事實愈來愈遠,也讓自己陷入焦慮之中。

這時候如果我們懂得辨識出情緒與事實,那麼可以放下的東西更多。例如現在很流行的正念方法,正是在幫助我們練習自我覺察,而覺察的目的只是在辨識出事實與現象,讓自己不要被表面現象情緒綁架。

個人的心靈可以這樣練習,那麼工作上有沒有類似的方法呢?

在忙碌的職場中,不僅任務多,我們也會承受許多來自他人與自己的情緒,像是很多朋友常常覺得自己被永遠做不完的事情追著跑,所有的事情都處在很急的狀態,讓自己完全無法掌控時間。

「世界越快,心則慢。」這樣的廣告詞,只是一種自我感傷的想像,還是真的可以在實際的工作流程中做到呢?今天這篇文章,試著來分享我的經驗與做法。

回想我自己十幾年前剛剛進入職場的時候,一開始真的面臨許多加班的地獄,記得每個月都會在專案要截止期,需要在公司加班到第二天!後來也有好幾年的時間,雖然不再留在公司加班,但每到專案截止期,自己回家都的晚上、週末時間,其實也都在自己加班。

一直到和老婆結婚組成家庭,到兩年前有了家庭新成員,反而我的加班情況愈來愈少,甚至也不用回到家裡自己加班了。(所以之前我也曾寫過這樣的心得分享: 時間愈少,我們能創造的時間價值愈大

但是更重要的是,這樣的結果並不是開始老鳥心態覺得無所謂,或是放棄競爭力而來,反而最近幾年我自己職場上的專案成果一直持續進步,工作上被賦予的任務更多。

在現實更殘酷之下,我可以為自己掌控的時間反而更多,仔細自我分析,我認為其實就是下這個一個關鍵方法對我產生了幫助:

開始學會預先規劃專案的流程。

關鍵方法其實很簡單,就是我把工作、生活上的重要事情都視為「專案」,要開始專案前,我會理性分析這個專案要達到的成果、排出要完成的任務,以及拆解要執行的一步一步行動。

很多朋友會想要跳過這一步,直接開始做再說。我以前也是。但漸漸的,我發現多了這一步「預先規畫專案」,更重要的是要把工作、生活上重要的事情視為專案來管理,就可以大幅改善自己總是被很急的事情追著跑,導致完全無法自己掌控時間的問題。(可參考:「專案」「管理」我的生活,才是及時行樂的幸福方法

預先規劃專案流程,可以幫助我們減少變得很急的重要事情。

什麼情況下我們會無法掌控時間?就是那些事情都非常重要並且又非常緊急(立刻需要完成),這樣的情況下,我們只能硬著頭皮去做,沒有任何轉圜的餘地。但是,重要的事情一開始其實還沒有「緊急」這個屬性,只是重要而已,這時候如果我們先把整個專案規劃出來,就能明確知道自己應該「多久之前提前開始做」、「未來要為自己留下多少時間」,才能讓這些重要事情不要進入緊急而無可轉圜的情況。這就是我的「進攻型行事曆」方法。

預先規劃專案流程,可以很大程度避免很急的意外。

意外有兩種,一種是別人給我的意外。在職場上每天都有這種意外,有些意外也確實真的很緊急。但是如果前面一步,我先讓自己的重要事情相對不要進入緊急狀態來處理,能夠提前開始做,那這個意思就是我幫自己預留了更多處理臨時意外的時間!如果同一天,重要又緊急的事情、臨時緊急意外都卡在一起,那麼時間沒有任何轉圜餘地,但假如重要事情因為提前開始而有轉圜餘地,那麼意外事件也有更多處理時間。

另一種意外是我自己不小心造成的意外。因為事先沒有規劃好專案流程,導致不知道可能遇到哪些問題,沒有去做事先的預防或準備,結果到時候真的每個意外都發生了,那麼最後當然時間就變得完全無法掌控。這時候,其實在事先規劃階段,我們可以一定程度的去預防那些很急的意外出現(可參考:為什麼例行工作還是常犯錯?不是依靠認真、反省、細心就好

預先規劃專案流程,讓自己敢於放下很急的事情。

如果能夠把那些重要的事情用專案的視野來管理,那麼就能幫助自己先鎖定好真正重要的目標,確認自己真正有價值的事情。於是當每天都有大量事情湧入的情況下,才會知道哪些不在目標的流程上,是可以取捨的。其實,很多時候是我們自己把所有事情都當作重要的排入待辦清單,而沒有做到真正的選擇,於是先把時間花在不重要的事情上,最後重要的事情只好逼自己再擠出時間來完成。只要可以反過來做,那麼放下次要事情就會簡單得多。

另外,如果能夠預先規劃好專案流程,那麼當屬於這個目標的各種瑣事出現時,我們不用擔心怕忘記而立即處理,反而可以輕鬆的把瑣事放入專案未來的流程中,到時候再處理更有效率。很多時候事情之所以很急,是因為我們不知道該把事情安排在哪個流程好,而這又是因為我們沒有先規劃好專案流程。

當然,我們還可以透過善用自動化工具、建立工作知識庫等方式,讓自己事情愈做愈快,瑣事愈處理愈順暢,這些我在另外這篇:「臨時工作加不停,重要專案都卡關,我能怎麼辦的七個步驟」都有補充。

但最關鍵的方法其實就是:預先規劃專案流程,這個簡單但其實常常被忽略的步驟。

當有了生活、工作上重要事情的專案預先規劃,那麼即使世界的變動、意外再快,我們的心卻能慢下來一一處理。

那麼應該做出怎麼樣的專案規劃流程呢?我之前有些文章也有類似舉例,例如當我和老婆都工作繁忙時,我們如何慢下來處理婚禮規劃:「我如何用 Evernote 搞定結婚流程規劃?複雜專案輕鬆做的方法」。當我們工作專案、育兒專案都忙得不可開交時,我們如何慢下來一一處理好搬家計畫:「如何用 Evernote 完成高效率搬家計畫?我的真實案例分享」。

對忙碌的工作者,也推薦可以延伸閱讀下面文章:[PIANO 慢慢來,義大利口頭禪教我的五個工作哲學]、[有效解決工作分心問題:我嘗試過的 7 個實用小技巧與工具]。


或是參考工作愈忙系列文章:

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用 Android 手機當登入 Google 帳號的物理安全金鑰測試教學

我從 2011 年開始,就一直開啟著 Google 帳號的兩步驟驗證功能,也在電腦玩物中推薦大家不僅在 Google ,像是 Facebook、 Evernote、 Dropbox 等服務上都應該開啟此功能。

利用帳號兩步驟驗證,這些雲端帳號就多了一層登入的安全保護,當有人要在一台新裝置(電腦、手機)登入我的帳號時,即使輸入了正確的帳號與密碼,還必須透過我的手機接收第二步的驗證碼,才能順利登入帳號。

而這就在某個程度保障了帳戶的安全。

兩步驟驗證的方式也有許多演變,從一開始的簡訊,到後來利用專用驗證碼 App ,或是 Google 推出可以在已經登入 Google 帳號的手機接收驗證通知,甚至後來還推出了「物理安全金鑰」的設備。所謂物理安全金鑰,就是一個實體的 USB 鑰匙,必須要插入電腦,才能登入自己的 Google 帳號。

而最近, Google 把這樣的「物理安全金鑰」擴展到可以利用 Android 7.0 以上系統的手機,當作物理安全金鑰來使用。

簡單來說,就是當我要在一台新電腦登入我的 Google 帳號,輸入正確帳號密碼後,可以透過電腦藍牙連結我已經認證為安全金鑰的 Android 手機,完成兩步驟驗證。 Google 說這樣的機制比驗證碼更加安全,速度也更快。

我也實際用自己的 Android 手機與電腦進行測試,下面分享設定步驟與實測心得。

首先,要認證自己手上的這台 Android 手機作為專用的物理安全金鑰。

先在電腦上開啟 Google 帳號的安全性設定,開啟「兩步驟驗證」功能。

進入兩步驟驗證設定畫面,可以看到[新增安全金鑰]的選項,開啟他,選擇用 Android 手機當作安全金鑰。

這時候,會出現提示畫面,需要你:

  • 開啟電腦上的藍牙與定位服務(但定位服務不一定需要)
  • 開啟 Android 手機上的藍牙

這樣就能很快的完成配對,以後這支 Android 手機就可以當作登入的安全金鑰來使用。

接著來到一台新電腦,準備要打開網頁登入 Google 帳號,這時要確認電腦的「藍牙」功能有開啟。

至於定位功能,我實際測試是不一定要開啟也能成功配對。

在新電腦中,打開網頁登入 Google 帳號,輸入正確帳號密碼,這時候會彈出如下圖的通知,需要我們打開已經當作安全金鑰的手機做認證。

這時候做為安全金鑰的 Android 手機會自動彈出下圖通知,選擇[是],就能完成兩步驟驗證,順利在新的電腦登入自己的 Google 帳號。

而沒有你的手機的人,即使知道你的帳號密碼,也無法登入你的帳號。

當然, Google 帳號的兩步驟驗證有很多驗證機制,即使設定了 Android 手機當作安全金鑰,但是之後也可以在登入時選擇改用其他的方式進行驗證。

以上就是利用 Android 手機當做 Google 帳號登入安全金鑰的測試流程,很方便快速,不過和之前可以透過已經登入 Google 帳號的手機接收通知也很相似,至於背後安全機制的不同,就留待更專業的朋友與專家來解釋。

對保護帳號安全有需求的朋友,強烈推薦開啟帳號兩步驟驗證,可參考:「保護10個最重要網路帳戶:帳號兩步驟驗證教學大全」這篇文章。或是研究看看密碼的管理方法:「LastPass, KeePass, 1Password 三大密碼管理軟體功能比較表 」、「Google 推出密碼管理網站:儲存你的 App 帳號密碼!」。


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Evernote for Gmail 內建外掛,在手機也能擷取郵件與插入筆記

剛好前一陣子在這篇文章:「GTD 實踐者對 Evernote 子彈時間管理系統 6 個執行疑問解答」,提到了我整理零散郵件的邏輯,郵件本身只是任務的其中一塊碎片,所以我會擷取郵件到 Evernote 中,並且把這些碎片整合到同一則任務筆記。

其中擷取郵件到 Evernote ,就是我常常使用的功能,有時我會用專業版的轉寄郵件功能,有時我用免費版的「 Evernote Web Clipper 」來擷取 Gmail 網頁版的郵件。

而現在又多了一個選擇, Evernote 推出了內建在 Gmail 的「 Evernote for Gmail 」外掛,他可以:

  • 快速擷取 Gmail 郵件。(原本就有的 Evernote 功能)
  • 還可以在新郵件中插入需要的筆記資料。(新功能)
  • 並且無論是電腦網頁端,還是手機的 Gmail App 都可以使用。(內建手機 Gmail App 、電腦網頁 Gmail 為新功能,這樣到一台新電腦也一樣打開 Gmail 網頁就可使用)
「 Evernote for Gmail 」可讓手機版 Gmail 輕鬆連動 Evernote 功能,但需要先在電腦網頁端完成線上安裝。
打開 Gmail 網頁端,在右方外掛工具列選擇[+],搜尋「 Evernote for Gmail 」完成安裝即可。

完成後,在任何電腦打開 Gmail 網頁,都會看到右方外掛工具列裡,多出一個 Evernote 按鈕。

Gmail 內建外掛功能可參考:Google 推出 Gmail 內建外掛程式:整合其他服務建立專案流程

例如我要擷取一封郵件的內容、附加檔案,只要在 Gmail 打開這封郵件,並同時打開右方外掛的 Evernote ,就可以在側邊工具列進行下列步驟:

  • 選擇要存到哪個記事本
  • 選擇要加入哪個標籤
  • 選擇要擷取哪一串訊息
  • 加上註解筆記
按下儲存,郵件就會擷取到 Evernote 中,讓你可以自由整理。

我建議到「 Evernote for Gmail 」的設定裡,開啟「以訊息串的方式顯示」,這樣在會話群組郵件中,可以快速選擇要一次擷取其中哪幾封郵件。

「 Evernote for Gmail 」除了提供擷取郵件功能外,還可以快速共享筆記資料。

如果你在寄出的郵件中,想要提供一則自己的筆記給對方參考,那麼在撰寫郵件的下方也可以看到「 Evernote for Gmail 」按鈕,可以幫助你插入筆記。

點選要在新郵件或回覆郵件插入筆記的「 Evernote for Gmail 」按鈕,搜尋自己想要的筆記,直接插入,即可幫你設定好公開筆記的網址連結,插入郵件中,節省一些步驟。

而這次「 Evernote for Gmail 」模式最棒的一點,就是不只電腦上可以這樣操作,這個 Gmail 內建外掛也可以在手機 Gmail App 中使用

在手機的 Gmail App 打開一封郵件,捲動到最下方,就可以看到「 Evernote for Gmail 」的擷取郵件按鈕,可以快速擷取郵件到指定的記事本、標籤,或是加上筆記。

在手機 Gmail App 撰寫新郵件時,點擊右上方的[…]功能選單,就可以看到[插入自:Evernote]的按鈕,一樣可以快速把筆記插入郵件中。

雖然原本 Evernote 就有擷取郵件的功能,但新推出的「 Evernote for Gmail 」,內建在 Gmail ,強化了跨電腦、手機使用的便利性,而且也加入了插入筆記的新功能,值得使用 Evernote 的朋友試試看。

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Sheetgo 多份記帳表「自動同步彙整」到一張 Google 試算表

在工作上難免會有很多「瑣碎煩人」的事情,這些事情可能是重複、單調的步驟,但不得不做,可是做起來又很花時間,容易讓人疲倦,消磨我們的動力,而且手動去做還很有可能常常出錯,檢查、彌補錯誤又更花時間。

這時候要減少瑣碎煩人事情的方法之一,就是建立更自動化的工作流程。

今天要介紹一個最近簡單研究的工具:「 Sheetgo 」,如果你有很多報表、試算表需要管理,並且常常需要追蹤、統計會整的數據資料,那麼可以利用「 Sheetgo 」來建立一個彙整報表的自動化流程。

簡單舉例來說,假設我喜歡用 Google 表單來設計不同需求的家庭記帳工具,例如旅遊記帳表開車記帳表家庭日常開銷記帳表,三個表單都有各自特別的紀錄項目,也都會持續更新,但也有需要常常彙整管理的項目,那就是:「實際開銷金額」。

如果我需要每週、每月統計這三大記帳表中的開銷,我就可以利用「 Sheetgo 」建立一個自動化的彙整流程。

讓「 Sheetgo 」自動幫我把三張記帳表中我想要統合的資料,直接彙整到一份試算表中,這樣我就省去了那些手動複製、貼上、對比的瑣碎動作,直接查看自動彙整的試算表即可。

免費版的「 Sheetgo 」就能達到上述需求,而付費版的「 Sheetgo 」則可以在辦公室中滿足更多更複雜的資料自動彙整流程。

讓我來介紹一下「 Sheetgo 」最簡單的應用方式,也就是把多張表格資料,自動彙整到一張試算表。

首先,「 Sheetgo 」要用 Google 帳號註冊登入,並授權其讀取 Google 雲端硬碟上的資料。要彙整的報表,可以是 Office 的 Excel ,也可以是 Google 試算表,但是都要先存在 Google 雲端硬碟中。

接著,假設我要把會持續更新的兩張記帳表中的關鍵資料,自動彙整到統一的 Google 試算表,方便追蹤管理。那麼我接下來可以這樣一步一步設定。

在「 Sheetgo 」中我先建立一個自動化工作流程專案:「 Workflows 」,這部分只是建立一個專案名稱,以及設定是否要跟其他人分享即可。

一開始看起來可以設定自動更新資料的頻率,不過那是試用版與付費版的功能,免費版最後需要手動按下[同步]來做更新(但也比自己去多份資料複製表格要快速)。

有了工作流程專案( Workflow )後,可以到[ Connection ]設定要把那些試算表連結彙整。

第一步是在[ Data Source ]設定來源試算表,例如我的例子是要彙整兩張不同項目記帳表的內容,我就在這裡新增這兩張已經在 Google 雲端硬碟的試算表即可。

連結來源試算表時,也要選擇要彙整的是試算表中哪一個分頁的內容。

第二步,就是到[ Data destionation ]中,設定要把多份試算表的資料彙整到哪一個目的地試算表。

可以讓「 Sheetgo 」幫我新建一個試算表,也可以選擇已經在我的 Google 雲端硬碟中的試算表。

做好前面兩步的連結後,基本上「 Sheetgo 」就可以自動把我設定的兩張試算表中的所有資料,彙整到目的地的整合試算表了。

但有時候,我不是想要所有內容都彙整過去,那麼我可以到進階設定的[ Filter by ],設定哪些欄位才要匯出,這樣就可以確保資料的精簡有效。

全部設定完成後,如果是免費版,未來需要手動按下同步,這時候可以到[ Connection ]的連結任務上,按一下任務右方的[同步按鈕]即可。

同步後,來到彙整的試算表,就可以看到前面兩份試算表指定的內容,都已經統整到這份最終的試算表中囉!

「 Sheetgo 」的免費版除了需要手動按下同步按鈕外,其他的彙整工作流程則是可以自動化完成。

免費版能就建立五個連結任務,一個任務一次最多彙整三份試算表。

當然,付費版的「 Sheetgo 」就有更多額度可以使用。

這是一個滿有意思的自動化工具,最近做了一些研究,也分享給大家參考。有興趣的朋友,還可參考:[Google 表單不是只能做問卷, 你沒想到的10個活用案例教學]、[不用再整理春節出遊家庭照片:開啟 Google 相簿「自動」整理]、[Google 試算表自製全自動多國語言翻譯機,範本下載]等文章。


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快速列印「一張」紙本習慣鎖鏈月曆與三個月進攻行事曆表格

雖然數位工具可以做到習慣紀錄、時程安排,但有時候,你可能覺得就是需要一張紙本的月曆,貼在房間牆上,幫助記錄自己養成運動習慣的達成天數,達成的日期上打勾,每天看到,每天提醒,而連續不間斷的習慣鎖鏈,也讓習慣更有成就感,增強持續的動力。

或者,你最近有一個重要的考試專案、工作專案,一次要規劃好接下來幾個月的進度時程,除了在 Google 日曆上做規劃,你也希望列印一張橫跨幾個月的行事曆,把這個重要專案時程畫上去,貼在工作桌前面,每天提醒自己。
今天要介紹一個簡單的線上工具,可以幫我們快速列印一張包含好幾個月的行事曆表格,讓你可以貼在牆上,用做習慣養成紀錄,或是規劃接下來幾個月的進攻行事曆

這個線上工具叫做:「 Calendar Generator 」,他的主要特色就是可以把好幾個月的行事曆濃縮在一張 A4 表格中,特別適合用來做習慣養成紀錄、進度時程規劃。
操作方法很簡單:

  • Start on date:選擇行事曆開始的日期
  • Start week on:選擇每一行從週日或週一開始
  • Number of weeks per page:要在一頁裡濃縮幾週的表格,例如 12 週就是大概三個月的行事曆
就這麼簡單,只要幾個簡單點選,一個橫跨多個月份的行事曆表格就產生了,我們可以下載其 PDF 檔案,或是列印出來。

而這樣橫跨數個月分的行事曆表格可以如何利用呢?

例如我想利用 90 天的時間來養成一個好習慣,我可以列印一份橫跨 13 週的行事曆表格,每天有達成新習慣,就打一個勾,讓勾勾不要間斷,變成一個堅強的習慣鎖鏈,看起來也很有成就感。

又或者我要為某一個或某兩個大專案,規劃接下來幾個月的進度,我可以列印一張橫跨三個月的行事曆表格,在上面畫出進度條,讓自己隨時掌握目前應該全力推進哪個進度。

列印行事曆的線上工具其實也不少,例如我介紹過的就有:「2018 免費列印行事曆的5個方法:在筆記本準備漂亮年度計畫」。
而「 Calendar Generator 」這個工具最大特色,就是可以輕鬆列印出跨月與指定時間長度的行事曆,並濃縮在一頁表格中,適合用來做習慣紀錄、進度規劃。
 Calendar Generator 」線上列印跨月行事曆工具

歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:快速列印「一張」紙本習慣鎖鏈月曆與三個月進攻行事曆表格

Google 語音助理收集購物清單,可多人協同合作旅行購物清單

週末是我們家庭採買食材、日常用品的時間,在前一晚散步聊天時,或開車前往賣場的路上,會和老婆討論這禮拜可以買些什麼。而這時候就希望有一個邊討論邊快速收集購物清單的方法。

或者有時候連續幾天的旅行,也常常會在走路、開車的半路上,聊到接下來旅途中需要購買的物品,或是需要記住的一些關鍵資訊。而這時候也希望有一個快速收集這些資料清單的方法。

當然,打開一則 Evernote 筆記,打字輸入清單,就是好方法。

但是當不方便打開手機打字時,有沒有快速收集這份臨時購物清單的方法呢?今天這篇文章,我想試試看的是「用 Google 語音智慧助理」來收集購物清單的方式,而且不只自己可以收集,還可以多人協同合作收集。

關於 Google 語音智慧助理的功能技巧,可以先參考之前這篇統整文章:「Google 語音助理中文版 20 種應用教學,台灣版工作旅行實測」。

下面就讓我們看看針對購物清單的功能,可以如何呼叫與應用。

呼叫出 Google 智慧助理中文版,這個「購物清單」功能是內建的,所以直接呼叫即可,可以這樣說:

  • 新增買蛋糕到清單
  • 新增買氣泡水到購物清單
就這麼簡單,而且不一定要說「購物」兩個字,直接說把某樣東西加入清單即可,這樣就能隨時收集臨時想到的東西。

如果要查看目前收集了哪些東西,只要說:

  • 顯示我的清單
  • 顯示我的購物清單
就會打開這份 Google 購物清單網頁了!而且你也可以把這個購物清單網頁加入書籤,以後電腦、手機上也能直接開啟,網址在:「 Google 購物清單」。
在 Google 購物清單網頁上,我們也可以手動加入自己要購買的物品,或是完成、刪除已經購買的物品。

在利用 Google 語音助理輸入購物清單時,可以一次講出多個物品,例如:

  • 新增買蛋糕買氣泡水和買蘇打粉到清單
我的測試是如果有加上「和」這個連接詞,那麼 Google 中文語音助理會辨識出這是多個不同的物品,自動在清單上記錄成分開的多個項目(當然,可以看到下圖中有辨識錯一個字,但對記住購物清單的目的而言無傷大雅)。

是不是只能有一份購物清單呢?當然不是,在「 Google 購物清單」網站上可以手動建立多份清單。

這時候你要記得把其中一份主要清單設定為「設為主要清單」。

那麼以後在 Google 語音助理中呼叫新增到清單時,都會預設把內容加入到這份主要清單。

譬如說,旅途中也常常會有「臨時需要記住什麼」的清單需求,我可以建立一份旅行清單,將其設定為主要清單。

接著,例如旅途中要記住目前停車位,我可以這樣說:

  • 新增清單
  • 停車位165號
這樣 Google 助理就會把「停車位 165 號」新增到我預設為主要清單的旅行清單了。(不過 Google 語音助理會把所有清單都稱呼為購物清單,而非念出那個清單真正的名字)

更進階的用法是,這份「購物清單」是可以多人即時協同合作的!

我可以把自己建立的購物清單,選擇[共用],共用給其他擁有 Google 帳號的朋友,其他朋友也可以把這份共用清單設定為他的主要清單。

這樣一來,旅途中、購物路上,任何一個夥伴都可以呼叫自己的 Google 語音助理,新增自己想要購買或記住的項目,然後這些內容都會即時彙整到我們共用的清單上。

就是這麼簡單,利用 Google 語音助理來新增購物清單,解決了一個購物路上、旅程途中的常見需求:

臨時想要要增加一個購物項目、重要事情,不用動手,就能快速統整到清單上。

下一次或許你也可以這樣試試看。

不過這個方法也有一個缺點,就是他沒有匯出的功能,所以這是用在臨時記住的清單用途,而非可以用做長期的待辦清單。

想知道更多這類應用的朋友,還可以參考:[工作愈忙愈要會記重點,快速筆記任務的 4 個關鍵字法則]、[用語音寫筆記實戰經驗分享:寫文章、日記、點子的不同作法]、[旅途中不動手聽寫日記: Siri 捷徑與自動加照片、日期、地點]。


「 Google 購物清單」網站

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Google 語音助理收集購物清單,可多人協同合作旅行購物清單

週末是我們家庭採買食材、日常用品的時間,在前一晚散步聊天時,或開車前往賣場的路上,會和老婆討論這禮拜可以買些什麼。而這時候就希望有一個邊討論邊快速收集購物清單的方法。

或者有時候連續幾天的旅行,也常常會在走路、開車的半路上,聊到接下來旅途中需要購買的物品,或是需要記住的一些關鍵資訊。而這時候也希望有一個快速收集這些資料清單的方法。

當然,打開一則 Evernote 筆記,打字輸入清單,就是好方法。

但是當不方便打開手機打字時,有沒有快速收集這份臨時購物清單的方法呢?今天這篇文章,我想試試看的是「用 Google 語音智慧助理」來收集購物清單的方式,而且不只自己可以收集,還可以多人協同合作收集。

關於 Google 語音智慧助理的功能技巧,可以先參考之前這篇統整文章:「Google 語音助理中文版 20 種應用教學,台灣版工作旅行實測」。

下面就讓我們看看針對購物清單的功能,可以如何呼叫與應用。

呼叫出 Google 智慧助理中文版,這個「購物清單」功能是內建的,所以直接呼叫即可,可以這樣說:

  • 新增買蛋糕到清單
  • 新增買氣泡水到購物清單
就這麼簡單,而且不一定要說「購物」兩個字,直接說把某樣東西加入清單即可,這樣就能隨時收集臨時想到的東西。

如果要查看目前收集了哪些東西,只要說:

  • 顯示我的清單
  • 顯示我的購物清單
就會打開這份 Google 購物清單網頁了!而且你也可以把這個購物清單網頁加入書籤,以後電腦、手機上也能直接開啟,網址在:「 Google 購物清單」。
在 Google 購物清單網頁上,我們也可以手動加入自己要購買的物品,或是完成、刪除已經購買的物品。

在利用 Google 語音助理輸入購物清單時,可以一次講出多個物品,例如:

  • 新增買蛋糕買氣泡水和買蘇打粉到清單
我的測試是如果有加上「和」這個連接詞,那麼 Google 中文語音助理會辨識出這是多個不同的物品,自動在清單上記錄成分開的多個項目(當然,可以看到下圖中有辨識錯一個字,但對記住購物清單的目的而言無傷大雅)。

是不是只能有一份購物清單呢?當然不是,在「 Google 購物清單」網站上可以手動建立多份清單。

這時候你要記得把其中一份主要清單設定為「設為主要清單」。

那麼以後在 Google 語音助理中呼叫新增到清單時,都會預設把內容加入到這份主要清單。

譬如說,旅途中也常常會有「臨時需要記住什麼」的清單需求,我可以建立一份旅行清單,將其設定為主要清單。

接著,例如旅途中要記住目前停車位,我可以這樣說:

  • 新增清單
  • 停車位165號
這樣 Google 助理就會把「停車位 165 號」新增到我預設為主要清單的旅行清單了。(不過 Google 語音助理會把所有清單都稱呼為購物清單,而非念出那個清單真正的名字)

更進階的用法是,這份「購物清單」是可以多人即時協同合作的!

我可以把自己建立的購物清單,選擇[共用],共用給其他擁有 Google 帳號的朋友,其他朋友也可以把這份共用清單設定為他的主要清單。

這樣一來,旅途中、購物路上,任何一個夥伴都可以呼叫自己的 Google 語音助理,新增自己想要購買或記住的項目,然後這些內容都會即時彙整到我們共用的清單上。

就是這麼簡單,利用 Google 語音助理來新增購物清單,解決了一個購物路上、旅程途中的常見需求:

臨時想要要增加一個購物項目、重要事情,不用動手,就能快速統整到清單上。

下一次或許你也可以這樣試試看。

不過這個方法也有一個缺點,就是他沒有匯出的功能,所以這是用在臨時記住的清單用途,而非可以用做長期的待辦清單。

想知道更多這類應用的朋友,還可以參考:[工作愈忙愈要會記重點,快速筆記任務的 4 個關鍵字法則]、[用語音寫筆記實戰經驗分享:寫文章、日記、點子的不同作法]、[旅途中不動手聽寫日記: Siri 捷徑與自動加照片、日期、地點]。


「 Google 購物清單」網站

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GTD 實踐者對 Evernote 子彈時間管理系統 6 個執行疑問解答

這篇文章來自一位讀者讀完《大腦減壓的子彈筆記術:用Evernote打造快狠準任務整理系統》一書後,寫給我的一篇很長的心得回饋與提問。這位讀者其實我也熟識,雖然沒有見過面,但是多年來偶爾會跟我通信,討論他對我的方法論贊同、不贊同之處。

他是一位 GTD 時間管理方法的長年實踐者,我們常常有許多思考上的交流,但這次的新書,收到了他最特別也最深入的一次來信提問。

在來回幾次針對書中問題的討論後,我也想將自己的回饋寫成一篇文章,提供給也讀過我的新書的讀者們參考。

我隱去個人資料,稍作修改讓描述更簡潔聚焦,將他的心得與提問,還有我的回饋,整理如下。

讀者提到:「在近一年多沒有通訊的時間裡,我還是繼續使用 GTD 處理日常事務,平常慣用的工具是 Todoist 與 Google Calendar 。最近買了你的新書,但是卻被你大膽的思維給嚇到了,尤其是建立自己的系統,不依靠現有工具如待辦清單的想法。這導致我在閱讀你的新書的過程中,腦中一直出現許多反對的聲音。如果不是因為我本來就一直關注你的網頁與書籍,可能就要半途放棄了。」

讀者說他最終還是把全書讀完,並且開始想要真的去實踐這樣一套系統,是因為:

「我可以把你的書看完,來自於內心深處的一個渴望,一個要求改變目前生活模式的渴望。」

因為讀者提到,我在書中確實提出了他在多年實踐時間管理方法的過程中所曾遭遇到的問題,而書中的時間管理系統,就是為了解決這些問題而設計的:

  • 一直有衝動換工具與技巧,總覺得目前的方法有缺陷。
  • 一直整理再整理,但常常是把一堆雜亂的東西丟到一個資料夾,但每次打開資料夾都還要再整理一次思維。
  • 一直忘記瑣碎事情,直到它們變成緊急待辦事項。
  • 很多時候安排好事情在某個時間去做,但卻都沒做,只是看網頁或影片。
  • 週末很多安排好的事情只做一半就被逼放在一旁,到星期天晚上有內疚的感覺。
  • 看到待辦清單上的行動,結果不能實行,因為她好像是書中所說的任務或專案,有幾次看到自己待辦清單上的行動,都還要摸索一段時間才可以整理出行動排序。

所以這位朋友在讀完這本書後, 因為確實想要實踐,於是在改造自己時間管理系統的過程中,產生了六個執行上疑惑與卡關之處,下面就是問題與我的解答。

一,電子郵件任務如何處理?大部分人的任務都是從郵件開始,在你的時間管理系統中,如何處理郵件任務呢?

在這本書的「3-1 一個任務,一則筆記,一顆子彈」、「3-2 如何在 Evernote 中拆解、整理任務」中,我有附帶提到自己整理電子郵件的原則。

電子郵件確實是現代很多工作者的任務起點,但郵件本身其實不是真正的「任務」,只是處理任務過程中產生的行動碎片之一,他可能是某次客戶的任務討論,可能是某個過程的資料交換,但不是完整的「工作任務」。這些資料與行動處在一個碎片化、未整理的狀態。單純整理郵件不行,因為那只是在碎片上整理,但是單純放入 Evernote 當作資料儲存也不行,因為那也還是碎片化。

我的方法是,在 Evernote 上為真正的任務建立一則「任務筆記」,在任務筆記中詳細拆解任務的目標、行動清單,然後把任務需要的相關碎片,例如郵件,也整合到同一則任務筆記中。

假如我有一個「設計封面」的任務,那麼我就會先建立這一則任務筆記(在 Evernote ),接著我跟設計者溝通封面的某封郵件內容、設計過程的重要封面版本圖檔,我都會整合到同一則任務筆記中,或者把那則資料筆記連結到這個任務筆記中。如果有相關的檔案,因為我的檔案都存在 Google 雲端硬碟,我會把雲端硬碟的檔案直接連結到 Evernote 任務筆記我需要那個檔案的位置。

一則 Evernote 任務筆記,就是我管理這個任務所有相關資料的中心。我會在這裡看到任務目標、行動清單、相關資料,我可以在這一則任務筆記中做好管理、安排行動。

這樣一來,我的搜索永遠在 Evernote,但 Evernote 可以同時找到電子郵件、網路硬碟,甚至紙本文件,還有本來就會在 Evernote 上的各種筆記、行動清單。這反而是我覺得最方便最快速的做法。

更關鍵的就是,我不會讓自己陷入在電子郵件裡處理 A 任務的一部分行動,又在網路硬碟處理 A 任務的另外一部分資料,這樣會陷入破碎行動的處理當中,反而更加沒有效率、更加混亂。但是如果可以聚焦在「一個真正的任務」本身,那麼我就可以在一則任務筆記有條理的管理好所有行動與資料碎片

二,我有很多固定的瑣碎行動,例如生活中要繳交電話費、信用卡、稅單,工作上要同時處理四五家不同公司的應付款項。這些瑣碎、定期需要處理的事情,不記錄下來會忘記,記錄下來有很零散,要如何建立系統?

在書中我一直提到一個重點:以前我們很容易在「待辦清單」的層面做時間管理,列了一大堆行動,但感覺行動都很瑣碎、混亂、缺乏動力。

而我在書中提議的系統的關鍵之一,就是不要先列待辦清單,不要在原本就很碎片化的行動上管理,因為那樣怎麼管理都還是混亂的。

就像前面的電子郵件案例一樣,我們要找出行動之間的關聯,聚焦在「真正的任務」、「真正的專案」的視野,這可以幫助我們:

  • 去做真正有效的事情
  • 真正有目標驅動
  • 真正知道如何採取目前的最佳行動

例如我如何管理個人帳單、稅務呢?

同樣的我不會在那些零散的每次付款行動上做管理,我會先建立一則「個人理財目標」的專案主筆記,這則筆記裡有我「每一個年度的收支、預算規劃」(這是目標),並且記錄一些重大的開支。而且我會在這則專案筆記中去連結相關的帳單、稅務筆記(這是整合行動與資料)。這就是先從年度理財目標的視野,去管理我對各種單獨帳單、稅務的資料,讓我知道自己的收支有哪些類別、怎麼規劃比較好。

在「個人理財目標」的專案主筆記之下,另外像是「信用卡管理」會有一則任務筆記,在這則任務筆記中去規劃特定信用卡帳單如何支付,管理這張信用卡和哪些附款帳戶連結。如果信用卡有固定附款日期,我就把這則任務筆記加上時間提醒(例如付款前一個禮拜提醒),讓我有時間把這個付款行動排入下一週的行動清單。(但我通常的做法,則是讓信用卡自動從銀行付款,因為這樣的瑣事最好自動化,我只要定期去查看即可)

每年我的稅務資料也有一則固定任務筆記,上面有所有繳稅的方法、行動清單、相關資料。於是我可以快速對照去年的方法,規劃或整理今年的稅務資料、行動。因為有固定的任務筆記,所以每年整理稅務資料時,可以很快地整理、比較去年的資料與行動,於是今年的處理流程就會更快速、更簡單。

其實,這個個人的理財、稅務管理方法,我有在部落格寫過一篇案例分享:「如何用 Evernote 提醒、管理好我的所有定期支出與付費訂閱?」。

而針對讀者提到他工作上有許多定期行政流程,我自己的工作經驗則是如何管理定期的大量作者版稅付款事宜呢?

這時候,同樣的我不是在零散的付款行動上去管理,而是我有一則「版稅專案筆記」,這則筆記裡有下面資料:

  • 進行版稅付款的最佳執行步驟
  • 跟版稅付款有關的資料整理
  • 所有要付版稅的書籍的書籍專案筆記連結(讓我快速查詢每本書目前的銷售與版稅狀況)

我同樣會為這則筆記設定提醒,當要付版稅的前一週提醒我,讓我根據筆記內的最佳執行步驟,把步驟排入下一週的行動清單。

這些方法,不只讓我可以把這些瑣事「記得做」,而且還能「做得快」,最後也能「做得好」。因為有專案管理的視野,讓我知道管理的大方向、核心目的在哪裡,幫助我持續最佳化自己的理財專案、行政工作專案的效率。

三,對於你提到的「情境清單」讓我懷疑是不是每個人都做得到,你把時間掌控得太完美了吧?我要如何排出生活中每一種情境要做的任務呢?

設計情境確實是最難的部分,但很值得開始。

因為單純的時間提醒,很難成功,人無法掌控有各種意外的時間,所以如果我設定早上 10 點想要閱讀,但 10 點忽然要陪小孩玩怎麼辦?

但是如果改成情境,就是人可以「做選擇」的。例如我設定「通勤時」就閱讀,有「私人空檔」時可以選擇閱讀。這樣一來,就不是什麼時間點要做什麼,而是情境出現時,就去做什麼。

時間提醒是強制某個時間點做什麼事,而情境提醒的目的是先做出選擇,那麼當情境出現時更知道應該採取什麼行動。

以上面我有一個閱讀目標專案為例,我可以利用 Evernote 的「標籤」,設計出「通勤時」、「私人空檔」兩個標籤。然後我有一則某某書的閱讀筆記,這是我正在讀某本書的任務,我把這則筆記加上上述兩個標籤。當我在通勤時,我就打開「通勤時」標籤,看看有哪些任務可做,去執行這個情境下最適合的最佳任務。

當然,情境不需要設定得很完整、很完美,這倒是人做不到的。

但我希望提出的重點是,我們需要「知道自己在什麼情境下想要做出什麼選擇」,我想增進自己學習嗎?我想多陪伴家人嗎?在什麼情境下做?要做什麼任務?

然後,我希望這套時間管理系統,幫助我們的不只是一直提醒我們幾點去做什麼,而是提醒我們,這個當下選擇什麼行動,能夠真正實現我們的目標,或者單純一點,能夠讓我們快樂而有成就感。

四,在 GTD 裡有六個高度的概念,提及人生更高層次的追求。但你建立的系統只有行動、任務、專案三個層次。這時候如何去處理更高層次追求的部分呢?

GTD 的六個高度分別是:

  • 地面層:日曆與行動
  • 第一層:專案
  • 第二層:專注及責任範圍
  • 第三層:目標
  • 第四層:願景
  • 第五層:人生目的及原則

GTD 有提到六個高度,但我在自己的系統中想要簡化思考。

這是我實踐的心得,有時候想著很遙遠的人生目標雖然有幫助,但人是一個變動的過程,專注當下對自己有價值的目標,自然就是在推進最高層次的人生目標。而且這樣的專注更快樂、更有成就感。

所以我只區分了「行動、任務、專案」三個層次,我思考的是不能在行動中管理,因為行動太分散,而且我們沒有找出行動的關聯,那就會變成東做一點、西做一點的瞎忙。

所以所有行動、任務都應該去跟某個專案關聯,不能關聯的,代表那是不重要的行動或任務,這是我的一個很簡單的判準。

而我的「專案」,不是只有指工作專案,也包含家庭、生活、自我實現。

我定義的專案是說,有一個我想要達到的目標、願景,我用具體的行動規劃來逐步實現他。並且我每天都專注在那些當下最重要的各種專案上。

在書中我架構的時間管理系統,不是分散的待辦清單,而是聚焦在從一個一個金字塔頂端的專案出發,去推進工作、生活中對我重要的事情,就是這個道理。

如果能這樣,那麼我認為就是在往人生的最高層次推進了。(可延伸閱讀:「專案」「管理」我的生活,才是及時行樂的幸福方法

五,如何與行事曆結合?在行事曆上有許多開會、出差行程、家人活動,這些是否也要跟你的任務系統、行動清單結合呢?

我如何處理Google日曆上的行程,與我所說的規劃每週子彈行動清單呢?

我的處理步驟如下:

  • 每週規劃下週子彈行動清單時,我查看行事曆上有什麼行程。
  • 把某天行程先排入下週子彈筆記的那一天,這代表已經被佔用了一個行動時段。
  • 接著,我才開始排入進度中重要專案、任務所需的行動。

這樣做,就是我把日曆上的行程,也排入我的每週子彈行動清單,有幾個優點:

  • 在行動清單上先掌握我被占用的時間。
  • 知道我大概還能排入哪些行動。
  • 如果我有更重要行動,有沒有需要移動原本行程?
  • 每週行動時,只要看子彈行動清單即可。

另外,因為讀者原本是在行事曆上管理行程之外,也管理了許多任務。而我對任務的管理方式,提供了下面的建議。

舉例:「一年一次保險付款」,你需要的可能是「查看一下付款是否完成」,後者才是真正的行動。而且這個行動可能不一定非得某個時間完成,可能禮拜五晚上或禮拜六有空時都可以。這樣在行事曆上做管理,就常常會不知所措,跟規劃的不一樣。

所以就像前面所說,我有一個年度保險規劃的任務筆記,筆記中有保險相關資料,讓我知道要查看什麼。其實這時候我只要在 Evernote 中為這則筆記設定一個假設 3/27 的提醒,提醒後這則筆記會一直出現在 Evernote 筆記清單最上方的提醒事項中,我「可以找接下來有空的時間去確認」即可,或是排入接下來某一天的子彈行動清單,這樣行動或許更有彈性。

六,關於最後排出的每週子彈行動清單,是所有的行動都要排上去嗎?包含那些定期重複的付款流程?

每月重複行動也要列上去,我前面也有提到自己如何管理了,例如稅務帳單那樣的專案與行動。至於是否無聊,有時要看的是這個行動背後有沒有跟一個有價值目標關聯,如果我可以趁此機會整理這個月的理財規劃專案,那麼瑣事行動也可以很有意義。

重點是,在我每週列出下週子彈行動清單時,其實我是在幫自己打造一個有餘裕去完成重要行動(背後是重要任務與專案)的系統,在這樣的排列中,我知道應該如何調配每天的時間、節奏,並且知道應該優先推進哪些重要專案。

小結:

經過了幾次的來回討論,讀者也跟我回饋了他現階段的實踐心得,其中最有觸動的一段是:

「以前自己的時間管理一直以工作為主,空閒時為了減壓,就看視頻刷手機,很少關心女兒成長。今天開始,從把和太太聊天的內容記錄成任務筆記開始,一個新的家庭管理專案產生。其中有了一則關心女兒成長的任務筆記,規劃了晚上要幫他整理書包,開始發現女兒有一些自己的整理想法,於是又列出了我要嘗試用 GTD 方法幫助女兒學會更多整理技巧的任務,拆出我要先閱讀 GTD 青少年版的書,並簡化成可以跟女兒分享的內容。最後我規劃出午休情境,之後想要在這個情境中去執行這些行動。」

從專案的視野出發,在任務中做管理,然後才知道什麼行動對自己是最好的,可以聚焦、可以不混亂,並且真正去實踐對自己有意義的事情。

讀者也提到,他覺得一開始要全面改變很難,所以他就是先從工作上一件近期重要專案,以及生活中最想實現的專案開始。

其實,真的不用一開始就想要全面的改變,我覺得讀者從家人這個專案開始,其實就是很好的切入點。

專案筆記也不會是一次到位的,我自己到目前為止,其實也都是利用累積、調整的方式,逐步在需要時把一個一個專案累積的完整與有系統。

但這其實是更好的方法,幾個原因:

  • 1. 憑空想像的系統不會是好的系統。
  • 2. 只要之前有累積、有紀錄,後面的調整就更簡單。
  • 3. 透過逐步調整建立某個專案的系統,以後執行這個專案就更輕鬆。以後面對其他類似專案還可複製其中一部份。

我也很高興有這位讀者,和我深入的討論溝通許多方法論上的實踐細節,也將這樣的回饋分享給大家參考。

也歡迎大家可以繼續把閱讀心得與疑問寄給我,有機會獲得我的一對一顧問對談服務:「生日、新書、十二年,寫心得獲得免費一對一顧問對談服務」。

有興趣的朋友還可參考下列文章:Evernote GTD 方法教學:我的「搞定」時間管理實踐 2016 版關於「時間管理」不是什麼?我的七條反思幫你的時間管理方法健檢,如何挑選時間管理工具?


歡迎社群分享。但全文轉載請來信詢問,禁止修改上述內文,禁止商業使用,並且必須註明來自電腦玩物原創作者 esor huang 異塵行者,及附上原文連結:GTD 實踐者對 Evernote 子彈時間管理系統 6 個執行疑問解答